Equipo y horarios

Añadir un profesional

Elija Añadir profesional, introduzca Nombre y Correo electrónico, si quiere un Teléfono, y elija un Color. Los clientes ven el nombre al reservar. El correo es adonde van las notificaciones de reservas de esa persona, por eso es obligatorio aquí, en Editar datos y en la guía de configuración por igual; al teléfono de un profesional no se envía nada. Si lo escrito no es una dirección de correo, por ejemplo un nombre, no se acepta. El color marca sus reservas en el calendario; empieza en uno que ningún otro profesional tiene, para que las reservas de cada persona se distingan. Con un solo profesional, el calendario no muestra el color.

En Editar datos, el Correo electrónico no puede quedar vacío; el Teléfono sí. Quien se añadió antes de que el correo fuera obligatorio necesita uno la próxima vez que se guarden sus datos.

Al cerrar una ventana de edición con cambios (✕, Esc o Cancelar), primero pregunta ¿Descartar los cambios sin guardar?: Seguir editando vuelve a la ventana tal como la dejó, Descartar la cierra sin guardar.

En el móvil, cada tarjeta de la lista del equipo muestra PIN establecido o Sin PIN para un profesional activo, como la columna PIN del portal en el ordenador; uno desactivado muestra Inactivo.

Un profesional es reservable cuando está activo, ofrece al menos un servicio activo y trabaja al menos un día de la semana todas las semanas. Una fecha suelta con horario no cuenta por sí sola. Hasta entonces su página muestra No reservable con el motivo, y la página Equipo lo muestra encima de la tabla con un botón para solucionarlo.

La página de un profesional

• Detalles: datos de contacto, color y rol. Editar los cambia, junto con la foto de perfil, en una sola ventana.
• Servicios: lo que ofrece. Editar marca o desmarca servicios. Desmarcar uno también elimina los precios propios de esta persona para ese servicio.
• Disponibilidad: un calendario mensual de su horario de trabajo. Horario semanal cambia su semana habitual; al tocar una fecha se cambia esa fecha, o varios días seguidos. Un día marcado No trabaja que aún tiene reservas próximas indica cuántas (por ejemplo, «2 reservas»; en el móvil, un punto amarillo), para que pueda moverlas o cancelarlas.
• PIN del portal del equipo: si tiene un PIN para entrar en el portal del equipo. Configurar PIN (o Cambiar PIN) lo configura.
• Al final de la página: Desactivar profesional (o Activar profesional) y Eliminar profesional.

Perfil y reseñas

La página de un profesional tiene dos tarjetas más. Perfil en la ventana de reserva: con Editar, escribe una Línea bajo el nombre (por ejemplo «Manicurista · 6 años»), un breve Sobre mí y hasta seis Especialidades, separadas por comas. Los clientes las ven, con la foto, al tocar la «i» junto a la cara del profesional en la ventana de reserva. Reseñas muestra lo que dejaron los clientes tras su visita, las más nuevas primero. Una reseña nueva muestra Por aprobar y nadie más la ve: tócala y elige Mostrar reseña para mostrarla en la ventana de reserva, u Ocultar reseña. Una reseña visible se puede volver a ocultar. En la lista del equipo, Reseñas por aprobar marca a los profesionales con reseñas esperando. Consulta Cómo reservan los clientes.

Horario de trabajo

Cada profesional tiene un Horario semanal: las horas que trabaja cada día de la semana, todas las semanas. Se cambia con Horario semanal, en la parte superior de la tarjeta Disponibilidad: marque los días que trabaja, ponga uno o varios intervalos en cada uno (+ Añadir intervalo añade otro, por ejemplo 09:00–12:00 y 13:00–18:00 con una pausa para comer) y elija Guardar. Un día sin marcar es un día libre. Las fechas con su propio horario lo conservan; la ventana indica cuántas son.

Para cambiar una fecha, o varios días seguidos, toque una fecha en el calendario. Editar disponibilidad se abre con Desde y Hasta (incluido) en esa fecha; ponga una fecha posterior en Hasta (incluido) para cubrir más días, incluso del mes siguiente. Después elija una opción:

• Horario semanal: las fechas vuelven a seguir el horario semanal.
• Otro horario: un horario propio para estas fechas.
• No trabaja: la persona no trabaja en estas fechas, por ejemplo de vacaciones.
• Pausa: tiempo libre dentro del día, por ejemplo una comida larga; el horario del día se mantiene (ver Pausas más abajo).

Antes de elegir Guardar, la ventana indica qué cambiará. En varios días solo cambian los días laborables: los días libres habituales y los días en que la tienda cierra todo el día se quedan como están. Una sola fecha siempre cambia, aunque sea un día libre habitual. El horario semanal nunca cambia aquí.

Las reservas nunca se mueven ni se cancelan. Si quedaran reservas fuera del nuevo horario, la ventana las muestra antes de guardar, cada una con un enlace a la reserva. Reprográmelas o cancélelas por separado; solo entonces se avisa a los clientes.

El horario propio de una fecha siempre prevalece sobre el horario semanal, sea cual sea el último que cambió. El calendario marca esa fecha con «Esta fecha tiene su propio horario». En el calendario, hoy aparece con un contorno y un día que la persona no trabaja es una casilla gris sin más.

Por ejemplo, Ana trabaja de lunes a sábado y está de vacaciones del 10 al 23 de noviembre. Toque el 10 de noviembre, ponga 23 de noviembre en Hasta (incluido), elija No trabaja y Guardar: sus 12 días laborables quedan marcados como no trabajados y los dos domingos siguen siendo libres. Si vuelve el 20 de noviembre, toque el 20 de noviembre, ponga 23 de noviembre en Hasta (incluido) y elija Horario semanal.

Pausas

Una pausa es tiempo libre dentro de un día, por ejemplo una comida larga o una visita al médico. El equipo la añade en el portal del equipo: abra Disponibilidad, toque la fecha (o ponga Hasta (incluido) para varios días seguidos), elija Pausa y ponga su horario. El horario del día se mantiene; la pausa se descuenta de él. Una pausa no puede cubrir una reserva existente: la ventana la nombra y Guardar espera a que se reprograme o cancele. Una pausa se mantiene aunque cambie el horario. Para cambiarla o quitarla, tóquela en el calendario o abra su fecha en Disponibilidad, donde aparecen las pausas de esa fecha. Un manager que puede gestionar el equipo hace lo mismo en los calendarios de sus compañeros. Un día entero fuera es No trabaja, no una pausa; los bloqueos de día entero creados antes siguen valiendo. En el admin hace lo mismo en el calendario Disponibilidad de la persona: toque la fecha y elija Pausa; en Pausas en esta fecha, Quitar elimina una.

Cierres de la tienda

Abra Ajustes → Reglas de reserva. Cierres está debajo de los ajustes de reserva principales y tiene su propio guardado. Elija Añadir cierre, dele un Nombre que verán los clientes (por ejemplo «Navidad»), las fechas Desde y Hasta, y si la tienda está Cerrado todo el día o Abierto solo en un horario.

Un cierre se aplica a todos los profesionales, incluidas las personas que añada después, salvo las que elija en Profesionales que trabajan igualmente: mantienen su propio horario en esas fechas. Una fecha con horario propio no reabre un día cerrado; solo lo hace figurar en el cierre. Eliminar el cierre vuelve a abrir los días como siempre.

Cuando ya hay reservas en las fechas del cierre, el cierre indica cuántas. Puede cancelarlas desde ahí, con un mensaje opcional añadido al correo de cancelación; cualquier depósito se reembolsa.

Orden del equipo

Elija Orden del equipo en la página Equipo para definir el orden en que su equipo aparece en su widget de reservas y en el calendario. Cuando un cliente elige «Cualquier profesional», los empates van a quien aparece primero en este orden. Consulte Cómo reservan los clientes. Orden del equipo aparece cuando tiene al menos dos profesionales activos.

Roles

Cada profesional es Profesional o Gerente.

• Profesional ve y gestiona su propio calendario en el portal del equipo.
• Gerente añade una opción de Acceso a calendarios: Solo su propio calendario, Ve el equipo, gestiona el suyo o Ve y gestiona el equipo.

El acceso al equipo requiere el plan Studio o Salon. En Free o Solo un Gerente mantiene el rol, pero funciona exactamente como un Profesional hasta que mejore su plan; no hay que volver a configurar nada. Consulte Planes y facturación.

El propietario de la tienda, con sesión iniciada en Shopify, siempre tiene acceso completo a todo.

El portal del equipo

El portal del equipo es donde el equipo trabaja con sus reservas, fuera de Shopify. La tarjeta Portal del equipo de la página Equipo muestra el enlace completo para toda la tienda: Copiar enlace, o Compartir el portal del equipo para mostrar un código QR con los pasos para instalarlo como app en un móvil. En un navegador, el portal ofrece Instale esta aplicación en una barra de una línea en la parte superior de sus páginas (nunca sobre el calendario) y, en un móvil, también en el menú ☰, incluso después de cerrar la barra.

Cada persona inicia sesión con su propio PIN. Configúrelo en su página con Configurar PIN (de 4 a 6 dígitos); «PIN guardado» lo confirma. El PIN no se vuelve a mostrar después de guardarlo. Mantener la sesión iniciada en este dispositivo mantiene la sesión durante 30 días desde el último uso del portal; sin ello, la sesión se cierra 12 horas después de iniciarla. Cambiar o borrar el PIN, o desactivar a la persona, cierra su sesión en todos los dispositivos. Cinco PIN incorrectos seguidos desde una misma red pausan el inicio de sesión desde allí durante 15 minutos. Tras 50 PIN incorrectos para su tienda en 24 horas, desde cualquier lugar, el portal no acepta nuevos inicios de sesión hasta que pasen esas 24 horas; quien ya tiene la sesión iniciada la mantiene. En ambos casos la página de inicio de sesión lo indica, dice cuánto falta y sugiere pedirle a usted un PIN nuevo.

En el portal, el equipo puede:

• ver su calendario por día, semana o mes (deslizando hacia los lados para el anterior o el siguiente; en un teléfono, el título de arriba abre un selector de fecha; al cambiar entre día, semana y mes se mantiene la fecha; una semana a la que se vuelve se abre en el día que estaba abierto), y hacer una Nueva reserva (o tocar un hueco libre del calendario). Hoy, una línea marca la hora actual, las reservas ya terminadas se atenúan y un día sin reservas lo indica; una reserva pendiente de pago, completada o marcada como no presentada lleva, además de su color, una pequeña marca antes de la hora; un día que no trabajan muestra No trabajas este día., con un enlace para cambiar esa fecha en Disponibilidad; en el mes, cada día muestra cuántas reservas tiene y una barra de lo lleno que está, sin contar las reservas canceladas ni las ausencias
• cambiar la hora o cancelar reservas hasta que empiecen, y después completarlas o marcarlas como no presentado; cada reserva muestra su número de reserva, como #1042, junto al nombre del cliente; al tocar el teléfono del cliente se le llama
• cambiar sus propias fechas en Disponibilidad: tocar una fecha, o poner Hasta (incluido) para varios días seguidos, y elegir Horario semanal, Otro horario, No trabaja o Pausa. No trabaja y Otro horario nunca mueven reservas; la ventana muestra las que quedarían fuera del nuevo horario. Una Pausa no puede cubrir una reserva. En ese calendario, hoy aparece con un contorno, un día que no trabajan es una casilla gris sin más, y una fecha con su propio horario lo muestra en color. Ahí ven también su horario semanal, pero solo usted lo cambia. Un manager que puede gestionar el equipo cambia igual las fechas de sus compañeros
• configurar sus propios precios en Mis precios: marca Usar mi propio precio, duración, márgenes y depósito en un servicio para cambiar sus valores; hasta entonces, los campos muestran los del servicio y no se pueden editar
• elegir su idioma y vista del calendario en Mis preferencias (el calendario se abre en Semana hasta que elijan otra)

Nueva reserva se abre en el primer día con un horario libre para el servicio elegido, en su primer horario libre — desde el día que muestra el calendario, nunca un día ya pasado. Antes de elegir un servicio, muestra ese día; quien tiene un solo servicio ya lo tiene elegido. Si se abre tocando un hueco libre, empieza a esa hora. Para el cliente, búsquelo por nombre (o email o teléfono, si el equipo ve los datos de contacto) y elíjalo; ✕ borra la elección y la búsqueda. Para alguien nuevo, toque Cliente nuevo, la última fila de la lista que se abre bajo la búsqueda: lo que buscó ya está rellenado, y Buscar clientes vuelve a la búsqueda.

Mostrar los datos de contacto de los clientes en el portal del equipo en la página Equipo decide si el equipo ve el correo y el teléfono de los clientes, en el portal y en sus correos. Los gerentes siempre los ven.

Desactivar o eliminar

Desactivar profesional conserva la ficha de la persona, su horario, sus servicios y su historial de reservas. Deja de ofrecerse para reservas nuevas y no puede iniciar sesión en el portal del equipo. Si tiene reservas próximas, la ventana indica cuántas y cuándo es la siguiente, por ejemplo «Laima tiene 5 reservas próximas (siguiente: 28/10/2026, 12:30)», con un enlace a ellas en el Calendario. Esas reservas siguen reservadas y en el Calendario, marcadas como Inactivo: muévalas o cancélelas para que los clientes no esperen en vano. Las reservas pasadas no cuentan. Activar profesional lo deshace. Una persona desactivada deja de aparecer entre el equipo de un servicio; su asignación y su precio propio vuelven al activarla.

Eliminar profesional quita a la persona para siempre, y solo es posible mientras no tenga ninguna reserva, de ningún estado. Si tiene historial de reservas, la ventana lo indica y ofrece Desactivar en su lugar.