Acomptes et paiements

Les trois options de paiement

Réglez Paiement sur chaque prestation (ouvrez la prestation, puis Modifier dans la carte Général) :

• Aucun paiement requis : rien n'est payé en ligne ; le client paie au rendez-vous.
• Acompte requis : un Montant fixe ou un Pourcentage du prix maintenant, le reste au rendez-vous.
• Paiement intégral requis : le prix total en ligne.

Un collaborateur peut avoir sa propre option de paiement pour une prestation, dans la fenêtre Tarifs de de la prestation ou dans Mes tarifs dans le portail de l'équipe. Voir Prestations.

Paramètres → Paiements règle l'Acompte par défaut : la valeur de départ de l'acompte d'une nouvelle prestation lorsque vous choisissez Acompte requis. Le modifier ne change pas les prestations qui ont déjà un acompte.

Par exemple, une prestation de €60 avec un acompte de 20 % demande €12 en ligne. Le client paie les €48 restants au rendez-vous : la carte Paiement de la réservation affiche Acompte payé : 12,00 € et À payer au rendez-vous : 48,00 €. Un acompte fixe de €15 sur la même prestation demande €15.

Avant de payer, le client voit ce que devient l'argent s'il annule, formulé selon vos paramètres, par exemple : « Acompte de 12,00 €. Remboursable si vous annulez au moins 24 heures avant. Non remboursable ensuite. » Voir Annulations et modifications.

Comment un client paie

Lorsqu'une réservation nécessite un paiement, Confirmer la réservation dans le widget emmène directement le client vers le paiement de Shopify. La réservation reste en Acompte en attente et son créneau lui est réservé. Dès qu'il paie, la réservation est Confirmée et les e-mails de confirmation partent.

Le paiement peut aussi contenir une ligne Solde impayé : des frais d'absence impayés que le client doit pour une réservation précédente. Un client qui doit des frais les paie ainsi, même pour une prestation qui ne demande aucun paiement. Voir Absences et impayés.

Une visite se paie une seule fois, en un seul paiement, avec une ligne par prestation qui demande un paiement. Avant de payer, le client voit une seule phrase pour toute la visite, avec le total.

Le blocage en attente de paiement

Tant qu'une réservation attend le paiement, son créneau est bloqué pour que personne d'autre ne puisse le réserver. Lorsque le blocage expire sans paiement, la réservation est annulée, le créneau se libère et le client reçoit l'e-mail Acompte non payé à temps, si vous l'avez activé.

• Les réservations faites sur votre boutique sont bloquées pendant le Blocage en attente de paiement défini dans Paramètres → Paiements → Plus de paramètres : 10, 15, 30 ou 60 minutes, 15 au départ. Le client paie lors de la même visite sur votre boutique, un blocage court suffit donc.
• Les réservations faites par vous ou votre équipe sont bloquées 24 heures, mais jamais au-delà du début de la réservation, car le client ouvre le lien de paiement plus tard.

Le blocage d'une réservation faite sur votre boutique court à partir du moment où elle a été faite. Celui d'une réservation faite par vous ou votre équipe court à partir du premier lien de paiement envoyé, ou de sa création sans lien. Renvoyer le lien ne fait que le rappeler au client : cela ne prolonge jamais le blocage. Une visite impayée est annulée en entier, y compris les prestations qui ne demandent aucun paiement.

Par exemple, avec un blocage de 15 minutes, une réservation faite sur votre boutique à 10:00 et toujours impayée est libérée peu après 10:15.

Si le client revient du paiement pour changer l'horaire ou les prestations, le blocage prend fin aussitôt : le créneau est de nouveau libre, pour lui aussi, et aucun e-mail n'est envoyé.

Réservations faites par vous ou votre équipe

Lorsque vous choisissez Ajouter une réservation dans le calendrier, ou qu'un collaborateur crée une Nouvelle réservation dans le portail de l'équipe, pour une prestation qui demande un paiement, la réservation attend le paiement. Le bouton s'appelle alors Créer et envoyer le lien de paiement, dans l'admin comme dans le portail de l'équipe, et le lien de paiement part dès que la réservation est créée. S'il ne peut pas être envoyé, la réservation reste : envoyez-le plus tard avec Envoyer le lien de paiement sur la réservation. Le client reçoit un e-mail pour payer l'acompte via le paiement de Shopify. S'il ouvre le lien alors que la réservation n'attend plus de paiement, il voit à la place la page de sa réservation, qui indique que le créneau n'est plus réservé et propose Réserver à nouveau.

Si vous déplacez une réservation qui attend encore le paiement, son paiement affiche la nouvelle heure et le nouveau collaborateur. Un lien de paiement déjà envoyé reste valable et ouvre le paiement mis à jour : il n'y a rien à renvoyer.

Un client qui doit des frais pour une absence précédente les paie aussi. Le formulaire indique combien il doit, et la réservation attend ce paiement, même pour une prestation sans acompte.

Une réservation en attente de paiement a besoin d'une adresse e-mail où envoyer le paiement. Si celle de la fiche du client n'est pas une vraie adresse, le formulaire l'indique et aucune réservation n'est créée : corrigez-la dans la fiche du client, puis réessayez. Quand vous ajoutez ou modifiez un client, l'e-mail doit aussi être une vraie adresse.

Remboursements

Seul le paiement de cette réservation précise est remboursé, jamais un solde impayé réglé lors du même paiement.

• Vous ou votre équipe annulez : la fenêtre d'annulation contient une case de remboursement, par exemple Rembourser au client l'acompte de €12, cochée au départ. Décochez-la pour conserver l'argent ; vous pouvez ajouter une note, enregistrée dans les notes du client.
• Le client annule dans les délais, dans votre délai d'annulation : remboursé ou conservé, selon Quand un client annule dans les délais dans Paramètres → Annulations et absences → Plus de paramètres. La valeur de départ est Rembourser son acompte ou paiement.
• Le client annule tardivement, ou ne vient pas : toujours conservé, et déduit des éventuels frais d'absence pour cette réservation. Voir Absences et impayés.
• Une fermeture du salon annule des réservations : tout acompte est remboursé.

Les remboursements repassent par Shopify vers le moyen de paiement du client. Le client l'apprend par l'e-mail d'annulation de Rezervito ; Shopify n'envoie pas son propre e-mail de remboursement. Si Shopify ne parvient pas à en effectuer un, la réservation affiche Échec du remboursement, et l'e-mail de notification de votre salon reçoit un message. Choisissez Réessayer, ou remboursez vous-même dans Shopify (Ouvrir la commande dans Shopify) puis choisissez Marquer comme remboursé. Une fois remboursé, la carte Paiement affiche Acompte remboursé et Activité comporte une ligne pour le remboursement.

Lorsqu'une réservation est effectuée, son acompte ou paiement est déduit du prix.