Annulations et modifications

Où se trouvent les paramètres

Ouvrez Paramètres → Annulations et absences.

• Annulations : si les clients peuvent annuler en ligne, les heures avant le début et ce qui se passe ensuite.
• Absences : les frais d'absence. Voir Absences et impayés.

Ouvrez Plus de paramètres pour :

• Modifications : si les clients peuvent déplacer leurs réservations en ligne, les heures avant le début et combien de fois.
• Remboursements : ce que fait une annulation dans les délais d'un acompte ou d'un paiement.
• Impayé d'absence : l'interrupteur qui transforme les frais en impayés.

La section Plus de paramètres est toujours fermée au départ. Elle ne s'ouvre d'elle-même que lorsqu'un de ses champs ne peut pas être enregistré. C'est la dernière carte de l'onglet, avec une ligne indiquant son contenu : touchez-la pour l'ouvrir, sur un téléphone aussi, et touchez-la à nouveau pour la refermer. Enregistrer enregistre tout l'onglet, y compris la section Plus de paramètres lorsqu'elle est fermée.

Annulations par les clients

Les clients peuvent annuler en ligne est réglé sur Jusqu'à un délai fixé avant ou Non autorisé en ligne.

Avec Jusqu'à un délai fixé avant, réglez Heures avant le début : les clients peuvent annuler en ligne jusqu'à ce nombre d'heures avant le début de la réservation, et aussi exactement à ce moment-là. 0 heure signifie jusqu'au début. La valeur de départ est 24 heures ; le maximum est 720 heures (30 jours). La page de réservation indique l'échéance au client : « Vous pouvez annuler en ligne jusqu'au … ».

Au-delà décide de ce qui se passe une fois le délai dépassé :

• Le client doit vous contacter (le choix de départ) : la page de réservation demande au client de contacter le salon, et affiche l'e-mail de notification et l'adresse de votre salon si vous les avez renseignés.
• Le client peut annuler, vos frais d'absence sont facturés : une annulation tardive (voir ci-dessous). Cela nécessite que les impayés d'absence soient activés ; tant que ce n'est pas le cas, le choix est grisé et l'onglet indique d'activer les impayés d'absence sous Plus de paramètres.

Avec Non autorisé en ligne, les clients doivent toujours vous contacter. Une fois qu'une réservation a commencé, un client ne peut jamais l'annuler en ligne.

Par exemple, avec 24 heures, un client ayant une réservation le vendredi à 15:00 peut l'annuler en ligne jusqu'au jeudi à 15:00.

Annulations tardives

Avec Le client peut annuler, vos frais d'absence sont facturés, un client qui annule après le délai voit : « Le délai d'annulation est dépassé. Vous pouvez encore annuler en ligne, mais les frais d'absence de … vous seront facturés. ». Pour continuer, il choisit Annuler et accepter les frais de ….

La réservation passe à Annulée, et non en absence, et son créneau se libère pour quelqu'un d'autre. Les frais sont ajoutés aux impayés du client sous la forme Annulation tardive, et il les paie avec sa prochaine réservation. Il n'existe pas de frais d'annulation tardive distincts : ce sont vos frais d'absence.

Un acompte ou un paiement pour cette réservation est conservé et déduit des frais. S'il couvre la totalité des frais, le client ne doit rien de plus et l'annulation se déroule comme une annulation ordinaire.

Par exemple, avec des frais d'absence de 50 %, un client qui annule tardivement une réservation de €60 avec un acompte payé de €12 doit €30 − €12 = €18. Voir Absences et impayés.

Remboursements lorsqu'un client annule dans les délais

Sous Plus de paramètres, Remboursements, Quand un client annule dans les délais est réglé sur Rembourser son acompte ou paiement (le choix de départ) ou Le conserver. Cela ne s'applique que lorsqu'un client annule en ligne dans votre délai d'annulation. L'onglet vous indique quand aucune de vos prestations ne demande encore de paiement, ce qui rend le paramètre sans effet.

Les clients voient ce qui s'applique avant de payer et à nouveau avant de confirmer une annulation, par exemple « Votre acompte de €12 sera remboursé. » Une annulation tardive ou une absence conserve toujours l'argent. Voir Acomptes et paiements pour les remboursements lorsque c'est vous qui annulez.

Modifications par les clients

Sous Plus de paramètres, Modifications, Les clients peuvent déplacer en ligne est réglé sur Jusqu'à un délai fixé avant (le choix de départ) ou Non autorisé en ligne. Réglez-le indépendamment de l'annulation : vous pouvez laisser les clients déplacer une réservation plus tard que vous ne les laissez l'annuler, car une réservation déplacée conserve le client.

• Heures avant le début : jusqu'à quand ils peuvent la déplacer, compté à partir du début actuel de la réservation. La valeur de départ est 24 heures.
• Fois par réservation : 1, 2 ou 3 fois, ou Illimité (le choix de départ).

Un client ne peut déplacer qu'une réservation confirmée, pas une réservation en attente de paiement. Il peut changer l'horaire, et le collaborateur uniquement pour quelqu'un ayant le même prix et la même durée le nouveau jour ; un client qui a choisi N'importe quel collaborateur peut le choisir à nouveau. La prestation et le prix ne changent jamais. Un client qui veut une autre prestation, ou quelqu'un à un autre prix, annule et réserve à nouveau. Le nouvel horaire doit se trouver dans votre période de réservation, comme pour une réservation : avec Ouverture mensuelle, uniquement dans un mois déjà ouvert aux clients (voir Comment les clients réservent).

Un client bloqué ne peut pas déplacer ses réservations en ligne. Déplacer une réservation ne compte jamais dans la limite de réservations à venir du client.

Lorsqu'un client ne peut pas déplacer une réservation en ligne, la page de réservation lui demande de contacter le salon.

Annuler et déplacer des réservations vous-même

Vous et votre équipe pouvez annuler ou déplacer n'importe quelle réservation jusqu'à son début, y compris dans les délais du client et dans le délai minimum d'une prestation. Lorsque vous déplacez une réservation, le client est toujours prévenu par e-mail. Lorsque vous annulez, vous choisissez de rembourser ou non un acompte ou un paiement. Une fois commencée, vous la marquez plutôt comme effectuée ou en absence. Voir Gérer les réservations.