Gérer les réservations

Le calendrier

• Jour, Semaine et Mois choisissent la période ; Calendrier et Liste choisissent entre la grille horaire et une liste. Changer de période garde le jour : le jour ouvert dans Semaine est celui qu'ouvre Jour, et après être passé à un autre mois, Semaine en montre la semaine.
• Sur un ordinateur, les flèches passent au jour, à la semaine ou au mois précédent ou suivant, et les dates entre elles ouvrent un sélecteur de date ; balayer latéralement avec deux doigts sur le trackpad fait comme les flèches. Sur un téléphone, il n'y a pas de flèches : balayez le calendrier latéralement et touchez le titre en haut du jour, de la semaine ou du mois pour choisir une date dans la même vue. Là où une partie du calendrier défile latéralement, elle défile d'abord jusqu'au bout. En Semaine, le sélecteur de date marque et choisit une semaine entière. En Mois, il affiche les douze mois de l'année au choix.
• Collaborateur affiche tout le monde ou un seul collaborateur. Il apparaît dès que vous en avez plus d'un. Statut filtre la liste par statut de réservation. Sur un téléphone, ils sont derrière le bouton de filtre à gauche de Jour : avec un seul collaborateur, il ouvre directement les statuts ; avec plusieurs, il ouvre Filtres. Un point sur le bouton signale un filtre actif.
• Ajouter une réservation ouvre une nouvelle réservation. Exporter en CSV télécharge les réservations affichées, avec vos filtres, sous forme de fichier tableur.

Sur un téléphone, Semaine affiche les jours de la semaine côte à côte, les heures à gauche. Les jours où personne dans la vue ne travaille — un jour de repos, un jour férié, un jour marqué Ne travaille pas ou bloqué toute la journée — sont omis s'il n'y a aucune réservation, si bien qu'un commerce ouvert du lundi au vendredi voit cinq jours plus larges. Si personne dans la vue ne travaille cette semaine, les sept jours s'affichent. Un jour est plus large : celui sur lequel vous êtes ; quand vous passez à une autre semaine, aujourd'hui si elle le contient (comme avec Aujourd'hui), sinon son premier jour. Si ce jour est omis, c'est le jour affiché le plus proche de la semaine qui s'élargit, le suivant s'il existe. Ses réservations affichent le nom du client et la prestation ; les autres jours, le prénom. Touchez un autre jour pour l'élargir. Dans le jour élargi, touchez une réservation pour l'ouvrir, ou un créneau vide pour y ajouter une réservation. Avec Collaborateur réglé sur une personne, vous voyez ses réservations, et le temps où elle ne travaille pas est grisé. Avec Toute l'équipe, vous voyez les réservations de tous côte à côte, chacune bordée de la couleur de son collaborateur, et seul le temps où personne ne travaille est grisé. Sur un ordinateur, Semaine grise aussi le temps où cette personne ne travaille pas, tant qu'un seul collaborateur est affiché. La Semaine du portail de l'équipe affiche toujours une personne. Revenez à une semaine où vous aviez élargi un autre jour, et ce jour est de nouveau élargi. Avec un seul collaborateur, les réservations n'ont pas de bordure de couleur.

Chaque réservation affiche son statut :

La couleur n'est pas le seul repère : sur un ordinateur, chaque statut sauf Confirmée a une petite marque avant l'heure de la réservation — une coche pour Effectuée, une horloge pour Acompte en attente, une personne barrée pour Absence, un cercle barré pour Annulée — et la légende sous le calendrier montre la couleur et la marque de chaque statut. Sur ordinateur, une réservation de moins d'une heure tient sur une ligne en Jour et Semaine : l'heure de début, le client et la prestation, coupés par « … » s'il n'y a pas la place.

Un membre de l'équipe que vous désactivez garde ses réservations : elles restent dans le calendrier, et les clients viennent quand même. En vue Jour, il a une colonne marquée Inactif les jours où il a des réservations, et Collaborateur l'affiche comme « (inactif) » tant qu'il a des réservations affichées ou à venir. Déplacez ces réservations vers quelqu'un d'autre ou annulez-les ; on ne peut plus ajouter de réservation avec lui.

Choisissez comment le calendrier s'ouvre dans Paramètres → Calendrier : la Vue par défaut sur ordinateur et sur téléphone (Semaine tant que vous n'en choisissez pas une autre), ainsi que le Format de date et le Format d'heure. Ouvrez-y Plus de paramètres pour Heures du calendrier (la plage affichée par les grilles Jour et Semaine : Automatique d'après les horaires de votre équipe, ou Personnalisé), La semaine commence le (le premier jour de chaque semaine affichée par le calendrier) et Réservations annulées (affichées ou masquées dans le calendrier). Ces réglages ne changent que ce que vous voyez, jamais le moment où les clients peuvent réserver. Le Format d'heure définit aussi l'affichage des heures dans la fenêtre de réservation, dans les e-mails à vos clients, sur la ligne du paiement Shopify et dans l'Activité d'une réservation.

Ajouter une réservation

Choisissez Ajouter une réservation, puis le collaborateur, la prestation, le client et un horaire libre. Vous pouvez réserver des horaires dans le délai minimum d'une prestation, ce que les clients ne peuvent pas faire, mais, avec une période de réservation Glissante, pas au-delà de sa fin. Avec Ouverture mensuelle, vous pouvez réserver n'importe quel mois, même un mois pas encore ouvert aux clients. Les questions de réservation ne sont pas posées ici. Avec un seul collaborateur actif, il n'y a pas de champ collaborateur : la réservation est pour lui. Sur un téléphone, les champs sont les uns sous les autres. Une fois créée, le calendrier affiche son jour dans la vue où vous étiez.

Client est une recherche : tapez au moins deux caractères d'un nom, d'un e-mail ou d'un téléphone, puis choisissez le client dans la liste en dessous. Personne n'est choisi à votre place, et Créer la réservation attend que vous ayez choisi quelqu'un et un horaire. Modifier revient à la recherche. Pour une nouvelle personne, tapez son nom, choisissez Nouveau client, la dernière ligne de la liste, puis saisissez son nom, son e-mail et son téléphone : ce que vous avez cherché est déjà rempli. Le client est enregistré avec la réservation. Si cet e-mail ou ce téléphone est déjà enregistré, la réservation va à ce client, et ses coordonnées restent telles quelles.

Pour une prestation qui demande un paiement, le client paie d'abord. Un client qui doit des frais d'absence doit toujours les payer d'abord. Avant de créer une telle réservation, la fenêtre l'indique sous Prestation, ou sous le client s'il doit des frais ; le bouton s'appelle Créer et envoyer le lien de paiement, et le client reçoit le lien de paiement par e-mail dès que la réservation est créée (s'il ne part pas, utilisez Envoyer le lien de paiement dans la réservation). Un client bloqué peut quand même être réservé ici ; la fenêtre vous avertit. Voir Acomptes et paiements.

Ouvrir une réservation

Chaque réservation a un numéro de réservation, par exemple #1042, compté à partir de #1001 pour votre boutique. Les réservations qu'un client a faites ensemble en une visite partagent un numéro. Il s'affiche à côté du nom du client dans la fenêtre et sur la page de la réservation, dans la Liste du calendrier, dans vos e-mails, sur la page de réservation du client et dans le portail de l'équipe, pour qu'un client puisse le citer quand il appelle. Une réservation déplacée garde son numéro. Sur la page de la réservation, le numéro en est le titre : Réservation #1042.

Choisissez une réservation pour voir son client, son horaire, son prix, son paiement, les réponses du client à vos questions de réservation, les notes et son Activité : tout ce qui lui est arrivé, comme les paiements, les rappels envoyés et les déplacements. Dans le calendrier, elle s'ouvre d'abord dans une fenêtre : l'heure et la date, le client avec son téléphone et son e-mail (touchez pour appeler ou écrire), le service, ainsi que le paiement dans un encadré coloré : d'abord ce qui reste à payer au rendez-vous, en dessous le prix et l'éventuel acompte. Tant que la réservation attend le paiement, l'encadré indique d'abord ce qu'elle attend : Acompte en attente : 12,00 €, ou En attente de paiement : … quand le client doit payer le prix entier ou une dette. Bleu signifie qu'il reste de l'argent à encaisser au rendez-vous, vert qu'un acompte ou le prix entier est payé, orange que la réservation attend encore le paiement, gris un remboursement ou rien à encaisser, et rouge un remboursement qui a échoué. Les notes sur le client se trouvent sur la page de la réservation et sur celle du client. De là :

• Déplacer : choisissez un nouvel horaire ou collaborateur. Elle s'ouvre sur la première semaine qui a un créneau libre. Les horaires s'affichent semaine par semaine, du jour choisi dans La semaine commence le jusqu'à la fin de cette semaine ; les jours passés n'en ont pas. Dès que vous choisissez un horaire, Sera sous Actuellement affiche la nouvelle date, l'heure et le collaborateur. Dans la fenêtre du calendrier, vous confirmez ensuite : l'horaire actuel au-dessus du nouveau, et Déplacer effectue le déplacement et ferme la fenêtre. Dans le calendrier, le déplacement et sa confirmation s'ouvrent dans la fenêtre même de la réservation. Le client est toujours prévenu par e-mail. S'il n'y a personne d'autre à qui la confier, seul l'horaire peut changer. Sur ordinateur, vous pouvez aussi faire glisser une réservation dans la grille Jour ou Semaine du calendrier ; pendant le glissement, un cadre en pointillés montre où elle arriverait. En Jour, déposez-la sur un nouvel horaire ou dans la colonne d'un autre collaborateur ; en Semaine, sur un nouvel horaire ou un autre jour, et elle reste au même collaborateur. En Semaine, pendant le glissement, les horaires où le collaborateur ne peut pas la prendre sont hachurés, et le cadre devient rouge au-dessus : impossible de la déposer là. Quand vous la lâchez, Déplacer la réservation ? demande d'abord : Actuellement au-dessus de Sera; ce qui change — le jour, l'heure, le membre de l'équipe — est mis en évidence dans Sera. Déplacer la réservation la déplace ; Annuler la laisse où elle était. En Jour, un horaire que le collaborateur ne peut pas prendre ne change rien, et le calendrier dit pourquoi. Sur téléphone, utilisez Déplacer. Dans les deux cas, le calendrier affiche ensuite la Semaine de son nouveau jour, la réservation encadrée quelques secondes pour que vous voyiez laquelle a bougé ; si votre filtre de collaborateur la masquerait, il passe à Toute l'équipe. Déplacée depuis la page de la réservation elle-même, vous restez sur cette page.
• Annuler la réservation : vous choisissez de rembourser ou non un acompte ou un paiement. Le client est informé.
• Marquer comme effectuée et Marquer l'absence : voir ci-dessous.
• Envoyer le lien de paiement : pour une réservation en attente de paiement. Un message confirme l'adresse à laquelle il est parti ; s'il ne peut pas être envoyé, Lien de paiement non envoyé au-dessus des boutons dit pourquoi.

Sur la page de la réservation, chaque action est sur la carte qu'elle concerne : Déplacer, Marquer l'absence et Marquer comme effectuée en bas de Rendez-vous, Envoyer le lien de paiement sur Paiement, et Annuler la réservation en bas de la page. Dans la fenêtre du calendrier, toutes sauf l'étape principale sont sous Autres actions.

Si une réservation ou ses créneaux libres ne peuvent pas se charger, par exemple parce que la connexion a été coupée, la fenêtre le dit avec Réessayer, et le calendrier reste tel qu'il était. Le lien de retour en haut de la page d'une réservation indique où il mène : le calendrier, ou la page du client depuis laquelle vous avez ouvert la réservation. La page du client ouverte depuis une réservation a en haut une barre, ‹ Réservation #1073, pour revenir à cette réservation.

Vous et votre équipe pouvez déplacer ou annuler une réservation jusqu'à son début, quels que soient les délais d'annulation et de modification du client. Une fois son heure de début passée, Déplacer et Annuler la réservation n'apparaissent plus et le calendrier ne permet plus de la faire glisser : marquez-la plutôt comme effectuée ou en absence.

Réservations effectuées et absences

Une fois le rendez-vous commencé, notez ce qui s'est passé (avant son heure de début, aucun des deux n'apparaît) :

• Marquer comme effectuée : le client est venu. Un acompte ou paiement est déduit du prix, et l'e-mail de suivi du client est programmé.
• Marquer l'absence : le client n'est pas venu. Tout acompte est conservé et, avec les impayés d'absence activés, vos frais d'absence deviennent un impayé.

Aucune des deux actions ne peut être annulée, à une exception près, décrite ci-dessous.

Pour ne pas avoir à marquer chaque réservation, Paramètres → Règles de réservation → Plus de paramètres → Clôture des réservations propose Après la fin d'une réservation :

• La marquer effectuée automatiquement (le choix de départ), Après 1, 6, 12, 24 ou 48 heures ; 24 heures au départ.
• Je la marque moi-même.

La clôture automatique ne marque jamais une absence, car une absence peut créer un impayé et cela nécessite la décision d'une personne. Une réservation effectuée automatiquement l'indique dans son activité, et peut encore être marquée en absence pendant 7 jours après avoir été effectuée. Dans la Liste du calendrier, son statut indique Effectuée automatiquement.

Par exemple, avec une clôture après 24 heures, une réservation qui se termine le lundi à 11:00 est effectuée le mardi vers 11:00. Si vous apprenez ensuite que le client n'est pas venu, vous pouvez encore la marquer en absence jusqu'au mardi suivant.

Les e-mails de suivi ne partent qu'une fois la réservation effectuée. Voir Notifications.

Après avoir marqué votre première réservation comme effectuée, Shopify peut vous proposer d'évaluer Rezervito à l'ouverture du Calendrier. Sur téléphone, une bannière affichée une seule fois peut apparaître à la place. Si vous la fermez, elle ne réapparaîtra pas.

Combien de temps les données des clients sont conservées

Le nom, l'e-mail, le téléphone, les réponses et vos notes sur un client sont conservés 24 mois après sa dernière visite ; une réservation encore à venir compte comme une visite. Ensuite, Rezervito les supprime de lui-même : ses réservations passées restent dans votre calendrier et vos statistiques, sans le nom du client. Un client avec une dette impayée garde ses données jusqu'à ce qu'elle soit payée ou annulée, puis 24 mois de plus ; un client bloqué, tant que le blocage reste en place. Voir notre Politique de confidentialité.

Statistiques

Statistiques affiche vos réservations, votre taux d'occupation, les absences, les clients et les impayés pour une période, et pour un seul collaborateur ou une seule prestation si vous le choisissez. Chaque chiffre de la page suit le même filtre. Avec un seul collaborateur actif, il n'y a pas de filtre Collaborateur : chaque chiffre est le sien. Cette semaine est la semaine entière qui contient aujourd'hui, à partir du jour où commencent les semaines de votre calendrier.

Votre équipe

Les collaborateurs gèrent leurs propres réservations dans le portail de l'équipe : ils peuvent ajouter, déplacer, annuler et clôturer des réservations, et marquer des absences. Voir Équipe et horaires.