Équipe et horaires

Ajouter un collaborateur

Choisissez Ajouter un collaborateur, saisissez un Nom et un E-mail, éventuellement un Téléphone, et choisissez une Couleur. Les clients voient le nom lorsqu'ils réservent. L'e-mail est l'adresse où arrivent les notifications de réservation de cette personne : il est donc obligatoire ici, dans Modifier les informations et dans le guide de configuration ; rien n'est envoyé au téléphone d'un collaborateur. Une saisie qui n'est pas une adresse e-mail, comme un nom, est refusée. La couleur identifie ses réservations dans le calendrier ; elle part d'une couleur qu'aucun autre collaborateur n'a, pour que les réservations de chacun se distinguent. Avec un seul collaborateur, le calendrier n'affiche pas de couleur.

Dans Modifier les informations, l'E-mail ne peut pas rester vide ; le Téléphone si. Une personne ajoutée avant que l'e-mail soit obligatoire en a besoin la prochaine fois que ses informations sont enregistrées.

Fermer une fenêtre de modification contenant des changements (✕, Échap ou Annuler) demande d'abord Ignorer les modifications non enregistrées ? : Continuer la modification revient à la fenêtre telle que vous l'avez laissée, Ignorer la ferme sans enregistrer.

Sur un téléphone, chaque carte de la liste de l'équipe affiche PIN défini ou Aucun PIN pour un collaborateur actif, comme la colonne Code PIN du portail sur ordinateur ; un collaborateur désactivé affiche Inactif.

Un collaborateur est réservable lorsqu'il est actif, assure au moins une prestation active et travaille au moins un jour de la semaine chaque semaine. Une date isolée avec des horaires ne suffit pas à elle seule. D'ici là, sa page affiche Non réservable avec la raison, et la page Équipe le liste au-dessus du tableau avec un bouton pour corriger.

La page d'un collaborateur

• Détails : coordonnées, couleur et rôle. Modifier les modifie, avec la photo de profil, dans une seule fenêtre.
• Prestations : ce qu'il assure. Modifier coche ou décoche des prestations. Décocher une prestation supprime aussi les tarifs propres à cette personne pour celle-ci.
• Disponibilité : un calendrier mensuel de ses horaires de travail. Horaire hebdomadaire modifie sa semaine habituelle ; toucher une date modifie cette date, ou plusieurs jours d'affilée. Un jour marqué Ne travaille pas qui a encore des réservations à venir indique combien (par exemple « 2 réservations » ; sur un téléphone, un point jaune), pour que vous puissiez les déplacer ou les annuler.
• Code PIN du portail de l'équipe : s'il a un code PIN pour se connecter au portail de l'équipe. Définir le code PIN (ou Changer le code PIN) le définit.
• En bas de la page : Désactiver le collaborateur (ou Activer le collaborateur) et Supprimer le collaborateur.

Profil et avis

La page d'un collaborateur a deux cartes de plus. Profil dans la fenêtre de réservation : avec Modifier, écrivez une Ligne sous le nom (par exemple « Prothésiste ongulaire · 6 ans »), un court À propos et jusqu'à six Spécialités, séparées par des virgules. Les clients les voient, avec la photo, en touchant le « i » à côté du visage dans la fenêtre de réservation. Avis liste ce que les clients ont laissé après une visite, les plus récents d'abord. Un nouvel avis affiche À approuver et personne d'autre ne le voit : touchez-le, puis Afficher l'avis pour le montrer dans la fenêtre de réservation, ou Masquer l'avis. Un avis affiché peut être masqué à nouveau. Dans la liste des collaborateurs, Avis à approuver signale ceux qui ont des avis en attente. Voir Comment les clients réservent.

Horaires de travail

Chaque collaborateur a un Horaire hebdomadaire : ses heures de travail pour chaque jour de la semaine, toutes les semaines. Modifiez-le avec Horaire hebdomadaire en haut de la carte Disponibilité : cochez les jours travaillés, définissez une ou plusieurs plages pour chacun (+ Ajouter une plage en ajoute une, par exemple 09:00–12:00 et 13:00–18:00 autour de la pause déjeuner), puis choisissez Enregistrer. Un jour non coché est un jour de repos. Les dates qui ont leurs propres horaires les gardent ; la fenêtre indique combien il y en a.

Pour modifier une date, ou plusieurs jours d'affilée, touchez une date dans le calendrier. Modifier la disponibilité s'ouvre avec Du et Au (inclus) sur cette date ; choisissez une date Au (inclus) plus tardive pour couvrir plus de jours, même sur le mois suivant. Choisissez ensuite :

• Horaire hebdomadaire : les dates suivent à nouveau l'horaire hebdomadaire.
• Autres horaires : des horaires propres à ces dates.
• Ne travaille pas : la personne ne travaille pas ces jours-là, par exemple en congé.
• Pause : du temps libre dans la journée, par exemple une longue pause déjeuner ; les horaires du jour restent (voir Pauses ci-dessous).

Avant que vous choisissiez Enregistrer, la fenêtre indique ce qui va changer. Sur plusieurs jours, seuls les jours travaillés changent : les jours de repos habituels et les jours de fermeture toute la journée restent tels quels. Une seule date change toujours, même un jour de repos habituel. L'horaire hebdomadaire ne change jamais ici.

Les réservations ne sont jamais déplacées ni annulées. Si des réservations se retrouvaient hors des nouveaux horaires, la fenêtre les liste avant l'enregistrement, chacune avec un lien vers la réservation. Reprogrammez-les ou annulez-les séparément ; les clients ne sont prévenus qu'à ce moment-là.

Les horaires propres à une date l'emportent toujours sur l'horaire hebdomadaire, quel que soit le dernier modifié. Le calendrier signale une telle date par « Cette date a ses propres horaires ». Sur le calendrier, aujourd'hui est encadré et un jour non travaillé est une simple case grise.

Par exemple, Amélie travaille du lundi au samedi et est en congé du 10 au 23 novembre. Touchez le 10 novembre, choisissez le 23 novembre dans Au (inclus), choisissez Ne travaille pas et Enregistrer : ses 12 jours travaillés sont marqués non travaillés, et les deux dimanches restent des jours de repos. Si elle revient le 20 novembre, touchez le 20 novembre, choisissez le 23 novembre dans Au (inclus) et choisissez Horaire hebdomadaire.

Pauses

Une pause est un temps libre dans une journée, par exemple une longue pause déjeuner ou un rendez-vous médical. L'équipe l'ajoute dans le portail de l'équipe : ouvrez Disponibilité, touchez la date (ou choisissez Au (inclus) pour plusieurs jours d'affilée), choisissez Pause et ses horaires. Les horaires du jour restent ; la pause y est retirée. Une pause ne peut pas couvrir une réservation existante : la fenêtre la nomme et Enregistrer attend qu'elle soit reprogrammée ou annulée. Une pause reste quand les horaires changent. Pour la modifier ou la supprimer, touchez-la dans le calendrier, ou ouvrez sa date dans Disponibilité, où les pauses de la date sont listées. Un manager qui peut gérer l'équipe fait de même sur les calendriers de ses collègues. Une journée entière d'absence est Ne travaille pas, pas une pause ; les blocages d'une journée entière créés auparavant restent valables. Dans l'admin, vous faites de même dans le calendrier Disponibilité de la personne : touchez la date et choisissez Pause ; sous Pauses à cette date, Retirer en supprime une.

Fermetures

Ouvrez Paramètres → Règles de réservation. Fermetures se trouve sous les principaux paramètres de réservation et a son propre enregistrement. Choisissez Ajouter une fermeture, donnez-lui un Nom que les clients verront (par exemple « Noël »), les dates Du et Au, et indiquez si le salon est Fermé toute la journée ou Ouvert seulement à certaines heures.

Une fermeture s'applique à chaque collaborateur, y compris aux personnes ajoutées plus tard, sauf à celles que vous choisissez sous Collaborateurs travaillant quand même : elles gardent leurs propres horaires à ces dates. Une date ayant ses propres horaires ne rouvre pas un jour fermé ; seul le fait d'être nommé dans la fermeture le fait. Supprimer la fermeture rouvre les jours comme d'habitude.

Lorsque des réservations tombent déjà aux dates de la fermeture, celle-ci en indique le nombre. Vous pouvez les annuler depuis là, avec un message facultatif ajouté à l'e-mail d'annulation ; tout acompte est remboursé.

Ordre de l'équipe

Choisissez Ordre de l'équipe sur la page Équipe pour définir l'ordre dans lequel votre équipe apparaît dans votre widget de réservation et dans le calendrier. Lorsqu'un client choisit « N'importe quel collaborateur », une égalité revient à celui qui vient en premier dans cet ordre. Voir Comment les clients réservent. Ordre de l'équipe apparaît dès que vous avez au moins deux collaborateurs actifs.

Rôles

Chaque collaborateur est Collaborateur ou Responsable.

• Collaborateur voit et gère son propre calendrier dans le portail de l'équipe.
• Responsable ajoute un choix d'Accès aux calendriers : Son propre calendrier uniquement, Voit l'équipe, gère le sien ou Voit et gère l'équipe.

L'accès à l'équipe nécessite le forfait Studio ou Salon. Avec Free ou Solo, un Responsable garde son rôle, mais fonctionne exactement comme un Collaborateur jusqu'à ce que vous passiez au forfait supérieur ; rien n'est à reconfigurer. Voir Forfaits et facturation.

Le propriétaire de la boutique, connecté à Shopify, a toujours un accès complet à tout.

Le portail de l'équipe

Le portail de l'équipe est l'endroit où l'équipe travaille avec ses réservations, en dehors de Shopify. La carte Portail de l'équipe de la page Équipe affiche le lien complet pour toute la boutique : Copier le lien, ou Partager le portail de l'équipe pour afficher un QR code avec les étapes pour l'installer comme application sur un téléphone. Dans un navigateur, le portail propose Installez cette application dans une barre d'une ligne en haut de ses pages (jamais au-dessus du calendrier), et sur un téléphone aussi dans le menu ☰, même après la fermeture de la barre.

Chaque personne se connecte avec son propre code PIN. Définissez-le sur sa page avec Définir le code PIN (4 à 6 chiffres) ; « Code PIN enregistré » le confirme. Le code PIN n'est plus jamais affiché après l'enregistrement. Rester connecté sur cet appareil garde la personne connectée 30 jours après sa dernière utilisation du portail ; sans cette option, elle est déconnectée 12 heures après sa connexion. Modifier ou effacer le code PIN, ou désactiver la personne, la déconnecte sur tous ses appareils. Cinq codes PIN erronés d'affilée depuis un même réseau suspendent la connexion depuis ce réseau pendant 15 minutes. Après 50 codes PIN erronés pour votre boutique en 24 heures, d'où qu'ils viennent, le portail n'accepte plus de nouvelle connexion avant la fin de ces 24 heures ; les personnes déjà connectées le restent. Dans les deux cas, la page de connexion l'indique, précise combien de temps il reste et suggère de vous demander un nouveau PIN.

Dans le portail, l'équipe peut :

• voir son calendrier par jour, semaine ou mois (en balayant latéralement pour le précédent ou le suivant ; sur un téléphone, le titre en haut ouvre un sélecteur de date ; passer du jour à la semaine ou au mois garde la date; une semaine où l'on revient s'ouvre sur le jour qui était ouvert), et créer une Nouvelle réservation (ou toucher un temps libre du calendrier). Aujourd'hui, une ligne marque l'heure actuelle, les réservations déjà terminées s'estompent et un jour sans réservation l'indique ; une réservation en attente de paiement, terminée ou marquée comme absence porte, en plus de sa couleur, un petit signe avant l'heure ; un jour où ils ne travaillent pas affiche Vous ne travaillez pas ce jour-là., avec un lien pour modifier cette date dans Disponibilité; dans le mois, chaque jour indique son nombre de réservations et une barre montrant à quel point il est rempli, sans compter les réservations annulées ni les absences
• déplacer ou annuler des réservations jusqu'à leur début, puis les clôturer ou les marquer en absence ; chaque réservation affiche son numéro, par exemple #1042, à côté du nom du client ; toucher le numéro de téléphone du client l'appelle
• modifier leurs propres dates sous Disponibilité : toucher une date, ou choisir Au (inclus) pour plusieurs jours d'affilée, puis Horaire hebdomadaire, Autres horaires, Ne travaille pas ou Pause. Ne travaille pas et Autres horaires ne déplacent jamais de réservation ; la fenêtre liste celles qui se retrouveraient hors des nouveaux horaires. Une Pause ne peut pas couvrir une réservation. Sur ce calendrier, aujourd'hui est encadré, un jour non travaillé est une simple case grise, et une date qui a ses propres horaires les affiche en couleur. Ils y voient aussi leur horaire hebdomadaire, mais vous seul le modifiez. Un manager qui peut gérer l'équipe modifie de la même façon les dates de ses collègues
• définir ses propres tarifs sous Mes tarifs : cocher Utiliser mon propre prix, durée, battements et acompte sur un service pour modifier ses valeurs ; jusque-là, les champs affichent ceux du service et ne sont pas modifiables
• choisir sa langue et sa vue du calendrier sous Mes préférences (le calendrier s'ouvre sur Semaine tant qu'il n'en choisit pas une autre)

Nouvelle réservation s'ouvre sur le premier jour avec un créneau libre pour la prestation choisie, à son premier créneau libre — à partir du jour affiché par le calendrier, jamais un jour déjà passé. Avant le choix d'une prestation, elle affiche ce jour ; un collaborateur qui n'a qu'une prestation l'a déjà choisie. Ouverte en touchant un créneau libre, elle commence plutôt à cette heure. Pour le client, cherchez-le par nom (ou e-mail ou téléphone, si l'équipe voit les coordonnées) et choisissez-le ; ✕ efface le choix et la recherche. Pour une nouvelle personne, touchez Nouveau client, la dernière ligne de la liste qui s'ouvre sous la recherche : ce que vous avez cherché est déjà rempli, et Rechercher des clients ramène à la recherche.

Afficher les coordonnées des clients dans le portail de l'équipe sur la page Équipe décide si l'équipe voit l'e-mail et le numéro de téléphone des clients, dans le portail et dans ses e-mails. Les responsables les voient toujours.

Désactiver ou supprimer

Désactiver le collaborateur conserve la fiche de la personne, ses horaires, ses prestations et son historique de réservations. Elle n'est plus proposée pour de nouvelles réservations et ne peut plus se connecter au portail de l'équipe. Si elle a des réservations à venir, la fenêtre indique combien et quand a lieu la prochaine, par exemple « Laima a 5 réservations à venir (prochaine : 28/10/2026, 12:30) », avec un lien vers elles dans le Calendrier. Ces réservations restent réservées et dans le Calendrier, marquées Inactif : déplacez-les ou annulez-les pour que les clients n'attendent pas en vain. Les réservations passées ne comptent pas. Activer le collaborateur annule cette action. Une personne désactivée n'apparaît plus parmi l'équipe d'une prestation ; son affectation et son prix personnalisé reviennent quand vous la réactivez.

Supprimer le collaborateur retire la personne définitivement, et n'est possible que tant qu'elle n'a aucune réservation, quel qu'en soit le statut. S'il a un historique de réservations, la fenêtre l'indique et propose Désactiver plutôt.