Comment les clients réservent

La réservation, étape par étape

1. Choisissez une prestation. La liste affiche vos catégories, chacune avec son nombre de prestations et son prix le plus bas. Le client en ouvre une à la fois, et un ✓ marque la catégorie qui contient une prestation choisie. Les prestations sans catégorie viennent en dernier sous Autres ; sans catégories, les prestations forment une seule liste. Chaque prestation affiche sa durée, son prix et, si vous en avez rédigé une, Afficher les détails pour sa description (voir Prestations). S'il n'y a qu'une prestation à réserver, cette étape disparaît : la fenêtre s'ouvre directement sur ses horaires, avec son nom et sa durée en titre. Si un seul collaborateur la propose, sa photo, son nom et le prix s'y affichent, sans choix.

- Lorsque tous ceux qui proposent la prestation appliquent le même prix, la même durée et le même acompte, la prestation a son propre cercle pour la sélectionner. Une promotion apparaît sous forme de prix promotionnel avec le prix normal barré en dessous. Sans N'importe quel collaborateur, l'étape de l'horaire commence par le premier collaborateur de votre ordre, et le client peut en choisir un autre.

- Lorsqu'ils diffèrent, la prestation affiche « à partir de » son prix le plus bas, et une promotion apparaît comme « jusqu’à … % d’économie » pour la plus forte remise, en pourcentage. La flèche ouvre une ligne par collaborateur, avec sa photo, sa durée et son prix, chacune avec son propre cercle. Choisir un autre collaborateur pour la même prestation remplace le premier choix. Un appui n'importe où sur une ligne fait comme son cercle ou sa flèche : sur le nom du service, les lignes du personnel s'ouvrent ; sur le nom d'un membre de l'équipe, il est choisi.

- Toucher le cercle ne fait que choisir la prestation, et un ✓ le remplit ; touché à nouveau, il annule ce choix. Une barre en bas indique combien de prestations sont choisies et leur total (« à partir de » quand une promotion fait dépendre le prix du jour), et Choisissez un créneau passe à la suite.

1. Choisissez un créneau. Une prestation choisie avec son propre cercle a en haut le choix du collaborateur lorsque plusieurs collaborateurs la proposent (N'importe quel collaborateur en premier lorsqu'il est proposé, puis chaque collaborateur avec sa photo ou ses initiales et son prénom, en une rangée de visages, chacun avec sa prochaine disponibilité de la semaine) ; une prestation choisie sur la ligne d'un collaborateur garde ce collaborateur. Dans une visite, chacune de ces prestations a son propre choix, sous son nom. Le client choisit un jour, puis l'un de ses horaires, affichés dans le fuseau horaire de votre boutique. Un point sous un jour indique qu'il a des horaires : un anneau quand il n'en reste que quelques-uns, plein quand il y en a davantage ; un jour sans horaire ne peut pas être choisi, sauf un jour complet : il indique le prochain créneau libre et propose une liste d'attente (ci-dessous). Les horaires n'affichent pas de prix : le prix dépend du jour, et l'étape des coordonnées affiche le prix du jour choisi. La flèche en haut ramène à la liste, avec les prestations choisies conservées. Le client peut avancer d'une semaine au-delà du dernier jour réservable : ces jours indiquent qu'ils ne sont pas encore ouverts et, avec Ouverture mensuelle, quand leur mois ouvre, par exemple « Les réservations pour novembre ouvrent le 15 octobre à 09:00. » Une fois l'heure choisie, Continuer passe aux coordonnées. Sur téléphone, un balayage sur les horaires passe au jour suivant ou précédent qui en a, et un balayage sur les jours à la semaine suivante ou précédente.
2. Vos coordonnées. En haut, un récapitulatif : une page de calendrier avec le jour, l'heure de début et de fin et la date, chaque prestation avec la photo (ou les initiales) de son collaborateur, sa durée et son prix (plusieurs prestations tiennent sur une ligne que le client peut ouvrir), et Modifier pour choisir un autre horaire. Avec N'importe quel collaborateur, il indique à qui irait la réservation à ce moment. En dessous, les champs : toujours Nom et E-mail, plus les informations que vous demandez et vos propres questions de réservation. Les champs obligatoires sont marqués d'un . Un champ vide, une adresse e-mail invalide ou un numéro de téléphone avec des lettres est entouré de rouge, avec la raison en dessous, et rien n'est envoyé tant que ce n'est pas corrigé. Un client connecté à votre boutique voit son nom, son e-mail et son téléphone déjà remplis, sous forme de carte avec Modifier* lorsqu'il ne manque rien d'obligatoire. Sous les champs, Se souvenir de moi sur cet appareil (décoché au départ) conserve le nom, l'e-mail et le téléphone dans le navigateur du client après la réservation. La fois suivante, une carte Bon retour avec ses coordonnées remplace les champs, et Ce n'est pas vous ? les oublie et vide les champs.
3. Confirmer la réservation. Le bouton reste en bas de la fenêtre, à côté du total. La réservation est confirmée immédiatement, sauf s'il faut d'abord payer quelque chose : un acompte ou le paiement intégral de la prestation, ou des frais d'absence impayés. Le client passe alors par le paiement de Shopify, et la réservation est confirmée dès qu'il paie. Lorsqu'un acompte ou le paiement intégral est dû, la barre affiche le prépaiement et le bouton indique Payer. Si le client revient en arrière depuis le paiement, la fenêtre de réservation se rouvre sur ses coordonnées, et Payer ramène au même paiement tant que la réservation est retenue.
4. Merci ! La fenêtre indique si la réservation est confirmée ou en attente de confirmation, et affiche le même récapitulatif avec le collaborateur réellement attribué, le nom de votre boutique et l'adresse saisie dans Notifications. Itinéraire, sous l'adresse, l'ouvre dans Google Maps. Sous Ajouter au calendrier, Google et Outlook ouvrent un nouvel événement dans ce calendrier avec la visite remplie, et Apple enregistre un fichier de calendrier que le téléphone ou l'ordinateur du client ouvre dans son calendrier ; Modifier ou annuler la réservation ouvre sa page de réservation. Quand l'e-mail de confirmation est activé, la fenêtre indique l'adresse où il est parti : « Nous avons envoyé la confirmation à … ».

Au-dessus des étapes, Prestation › Horaire › Coordonnées indique où en est le client. Pendant qu'il choisit des prestations et un horaire, la sélection en cours s'affiche à côté des étapes sur ordinateur : le nom et l'adresse de votre boutique, puis chaque prestation avec la photo (ou les initiales) du membre du personnel, le membre du personnel, la durée et le prix. Sur téléphone, la flèche de la barre en bas de la liste l'ouvre au-dessus de la barre. Une étape déjà passée est un lien pour y revenir. Les heures s'affichent dans votre Format d'heure de Paramètres → Calendrier, par exemple 14:30 ou 2:30 PM. Une fois l'heure choisie, il montre aussi le jour, l'heure et le Total. Sur ordinateur, il reste à côté à l'étape des coordonnées aussi, avec Modifier pour choisir une autre heure, à la place du résumé du haut.

La flèche en haut de la fenêtre revient d'une étape. Fermer la fenêtre conserve les choix du client jusqu'à ce qu'il quitte ou recharge la page ; après une réservation confirmée, le Réserver suivant repart de la liste des prestations.

L'e-mail de confirmation et la confirmation dans la fenêtre de réservation renvoient tous deux vers la page de réservation du client, où il peut voir, déplacer ou annuler la réservation dans le cadre de vos règles. Voir Annulations et modifications.

Les horaires que voient les clients

Un horaire de début n'est proposé que si toutes ces conditions le permettent :

• le collaborateur travaille à ce moment-là : ses horaires habituels, ou les horaires propres à cette date, moins les fermetures et le temps bloqué (voir Équipe et horaires)
• toute la prestation tient, battements compris, sans toucher une autre réservation ni ses battements
• il commence après le Délai minimum de la prestation (voir Prestations)
• il se situe dans la période de réservation
• il tombe sur l'intervalle des créneaux

Par exemple, avec des créneaux de 15 minutes, une prestation de 60 minutes et un collaborateur qui travaille de 09:00 à 12:00 sans réservation, les clients voient 09:00, 09:15, 09:30 et ainsi de suite jusqu'à 11:00.

Un client ne peut pas réserver un horaire qui chevauche une autre de ses réservations.

Les horaires sont toujours dans le fuseau horaire de votre boutique, comme au paiement, dans les e-mails et dans votre calendrier. Un client dont le téléphone ou l’ordinateur est réglé sur un autre fuseau voit en plus une ligne au-dessus des horaires qui nomme le vôtre, par exemple « Heures à l’heure de New York ».

Les règles de réservation dans les Paramètres

Paramètres → Règles de réservation affiche d'abord les paramètres courants :

• Disponibilité : Calendrier ouvert aux nouvelles réservations. Désactivez-le pour suspendre les réservations en ligne, par exemple pendant des vacances, sans rien changer d'autre. La fenêtre de réservation indique alors que le salon n'accepte pas de réservations pour le moment. La Période de réservation indique combien de temps à l'avance les clients peuvent réserver. Sous Ouverture, choisissez l'une de deux façons :

- Glissante : une durée fixe à partir d'aujourd'hui, en jours, semaines ou mois ; elle est de 30 jours au départ. Elle s'applique à toutes les réservations, y compris celles que vous et votre équipe créez.

- Ouverture mensuelle : un mois entier s'ouvre d'un coup, le jour et à l'heure que vous choisissez, par exemple le 15 à 09:00. Mois à l'avance indique quel mois : avec 1, l'ouverture du 15 octobre ouvre novembre ; avec 2, décembre. Un mois sans ce jour, comme le 31 en février, l'ouverture a lieu le dernier jour du mois. Jusque-là, les clients peuvent réserver jusqu'à la fin du mois précédent. Cela ne limite que les clients : vous et votre équipe pouvez réserver n'importe quel mois à tout moment, par exemple un habitué dans un mois pas encore ouvert, et cet horaire sera déjà pris à l'ouverture. Sous les champs, vous voyez jusqu'à quand les clients peuvent réserver maintenant et quand le mois suivant ouvre. Reculer le jour ou l'heure peut refermer un mois jusque-là ; les réservations déjà faites restent.

• Également dans Disponibilité : Proposer « Me prévenir quand un créneau se libère » (activé au départ), un jour complet. Voir Liste d'attente les jours complets (ci-dessous).
• Coordonnées du client : si la fenêtre de réservation demande Téléphone, Notes et Nombre de participants, chacun Obligatoire, Facultatif ou Ne pas demander. Téléphone est Obligatoire au départ, Notes Facultatif et Nombre de participants Ne pas demander. Demander un numéro de téléphone rend le blocage plus efficace ; voir Bloquer des clients. Proposer « Se souvenir de moi sur cet appareil » (activé au départ) décide si les clients voient cette case ; si vous le désactivez, les coordonnées conservées sont oubliées à la prochaine ouverture de la fenêtre de réservation. Les coordonnées restent dans le navigateur du client et ne sont envoyées nulle part avant qu'il réserve. Si vous le laissez activé, vous pouvez ajouter une ligne à la politique de confidentialité de votre boutique, par exemple : « Si vous cochez Se souvenir de moi sur cet appareil en réservant, votre nom, e-mail et téléphone sont conservés dans votre navigateur pour être remplis la prochaine fois. Ce n'est pas vous ? les supprime. »
• Fermetures, avec son propre enregistrement. Voir Équipe et horaires.

Ouvrez Plus de paramètres pour le reste :

• Créneaux et limites : Intervalle des créneaux, l'écart entre les horaires de début proposés (5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutes ; 15 au départ). Réservations à venir max. par client (voir ci-dessous).
• Choix du collaborateur : « N'importe quel collaborateur » (voir ci-dessous).
• Visites : plusieurs prestations en une visite (voir ci-dessous).
• Clôture des réservations : voir Gérer les réservations.
• Questions de réservation, avec leur propre enregistrement (voir ci-dessous).

La section Plus de paramètres est toujours fermée au départ, même lorsque vous avez des questions de réservation. Elle ne s'ouvre d'elle-même que lorsqu'un de ses champs ne peut pas être enregistré. C'est la dernière carte de l'onglet, avec une ligne indiquant son contenu : touchez-la pour l'ouvrir, sur un téléphone aussi, et touchez-la à nouveau pour la refermer. Enregistrer enregistre ensemble les paramètres courants et ceux de Plus de paramètres, même lorsque la section est fermée.

Liste d'attente les jours complets

Un jour où un collaborateur travaille mais où tous les horaires sont pris peut quand même être choisi. Il le dit, par exemple « Ona n'a aucun créneau libre samedi », avec le prochain créneau libre et un bouton pour y aller. En dessous, Me prévenir quand un créneau se libère ouvre un court formulaire : la prestation, le collaborateur et le jour, le moment qui convient (N'importe quand, Avant 12:00 ou Après 12:00) et l'e-mail du client. Quand une réservation de ce jour est annulée, expire sans paiement ou est déplacée à un autre horaire, chaque personne en attente pour ce jour dont le choix convient au créneau libéré reçoit un e-mail avec l'horaire et Réserver ce créneau, qui ouvre la fenêtre de réservation dessus. La première qui réserve l'obtient ; les autres voient ce qui reste. Chaque demande reçoit au plus un e-mail et est supprimée ensuite, ou une fois le jour passé. L'e-mail est dans la langue dans laquelle le client a réservé et part de votre boutique comme vos autres e-mails ; son texte ne se modifie pas. Une personne qui attend avec N'importe quel collaborateur est prévenue d'un créneau avec quiconque est libre. Pour ne plus le proposer, décochez Proposer « Me prévenir quand un créneau se libère » dans Paramètres → Règles de réservation → Disponibilité ; un jour complet affiche toujours le prochain créneau libre.

Réserver votre prochaine visite

L'e-mail de suivi après une visite (voir Notifications) contient Réserver votre prochaine visite. Il ouvre la fenêtre de réservation directement à l'étape de l'horaire, avec la même prestation et le même collaborateur choisis et en haut Comme la dernière fois : la prestation et le collaborateur, et Modifier. Modifier affiche les visages des collaborateurs pour en choisir un autre, ou revient aux prestations quand personne d'autre ne la propose. Si la prestation ou le collaborateur n'est plus réservable, la fenêtre s'ouvre sans eux. Message après : heures après dans les Notifications règle quand l'e-mail part.

Profils et avis des collaborateurs

À l'étape de l'horaire, un collaborateur avec un profil ou des avis affichés a un « i » à côté de son visage et, à partir de trois avis affichés, sa note moyenne dessous, par exemple ★ 4,9. Le « i » ouvre son profil : photo, nom, la ligne en dessous, la note et le nombre d'avis, la présentation, les spécialités et les deux avis les plus récents (plus à la demande), chacun avec le prénom de l'auteur et la date ; Choisir le sélectionne. Les clients notent une visite avec les cinq étoiles de l'e-mail de suivi : une étoile ouvre leur page de réservation avec cette note, où ils peuvent ajouter un commentaire et l'envoyer. Un avis par réservation terminée ; ils peuvent le modifier tant que vous ne l'avez pas affiché. Rien n'apparaît dans la fenêtre de réservation avant que vous l'affichiez sur la page du collaborateur (voir Équipe et horaires). Quand les données d'un client sont supprimées, ses avis le sont aussi. Quand les collaborateurs d'une prestation se choisissent dans la liste des prestations (leurs prix diffèrent), le « i » et la note sont à côté de leur nom.

N'importe quel collaborateur

Sous Choix du collaborateur, « N'importe quel collaborateur » est Proposé ou Non proposé — les clients choisissent toujours un nom. Lorsqu'il est proposé, un client peut vous laisser le choix, mais seulement pour une prestation que tous ceux qui la proposent facturent ce jour-là au même prix, avec la même durée et le même acompte. Lorsqu'une personne a ce jour-là son propre prix ou une promotion, les clients choisissent par nom. Avec un seul collaborateur actif, les Paramètres n'affichent pas ce choix : il n'y a personne entre qui choisir.

Quand plusieurs collaborateurs sont libres, attribuer à décide qui reçoit la réservation :

• Celui qui est le moins occupé ce jour-là : celui qui a le moins de minutes réservées ce jour-là.
• Le premier libre dans l'ordre de votre équipe : voir Ordre de l'équipe sur la page Équipe.

En cas d'égalité, la réservation va toujours à celui qui vient en premier dans l'ordre de votre équipe. Le client voit qui a été attribué avant de confirmer.

Visites : plusieurs prestations à la fois

Sous Visites, Permettre aux clients de réserver plusieurs prestations en une visite est activé au départ, avec jusqu'à 2 prestations ; vous pouvez en autoriser jusqu'à 5. Le client touche le cercle de chaque prestation voulue, puis sur Choisissez un créneau. À votre maximum, les autres prestations ne peuvent plus être sélectionnées, et la barre l'indique ; visites désactivées, choisir une autre prestation remplace la première. Pour modifier la visite, le client revient à la liste et sélectionne ou désélectionne des prestations. Les prestations sont réservées à la suite, dans l'ordre choisi par le client, chacune avec son propre collaborateur, de sorte que le client ne choisit que l'horaire de début. Un collaborateur qui enchaîne deux prestations n'a pas besoin de battement entre elles. Le client paie une seule fois et reçoit un seul e-mail de confirmation.

Par exemple, une coupe de 45 minutes avec Amy à 10:00 suivie d'une coloration de 120 minutes avec Ben fait commencer la coloration à 10:45.

Ensuite, chaque réservation de la visite est indépendante : le client les annule ou les déplace une par une, et en annuler une ne déplace jamais les autres. Si le paiement de la visite n'est pas fait à temps, toutes ses réservations sont annulées ensemble. Voir Acomptes et paiements.

Réservations à venir max. par client

Réservations à venir max. par client limite le nombre de réservations encore à venir qu'un client peut avoir en même temps lorsqu'il réserve en ligne : 1, 2, 3, 5 ou Illimité (la valeur de départ). Les réservations en attente de paiement comptent ; une visite compte une fois. Le client est reconnu par son e-mail ou son téléphone, comme pour le blocage. Un client qui a atteint la limite est informé du nombre de réservations à venir qu'il a déjà et invité à contacter le salon.

Les modifications ne comptent jamais dans la limite, et la limite ne s'applique jamais aux réservations que vous ou votre équipe créez.

Questions de réservation

Sous Plus de paramètres, Questions de réservation ajoute vos propres questions à Vos coordonnées, après les champs intégrés. Choisissez Ajouter une question et définissez :

• Question, et un Texte d'aide facultatif en dessous. Les clients les voient exactement comme vous les rédigez, dans toutes les langues.
• Réponse : Une ligne, Plusieurs lignes, Un de vos choix ou Une case à cocher.
• Obligatoire : les clients ne peuvent pas réserver sans répondre.
• Poser pour : Toutes les prestations ou Certaines prestations seulement.

Vous pouvez avoir jusqu'à 10 questions et les réorganiser. Les réponses s'affichent sur la réservation. Reformuler ou supprimer une question plus tard ne change jamais ce qu'une réservation déjà faite indique avoir demandé. Les questions ne sont posées qu'en ligne, jamais dans votre propre fenêtre Ajouter une réservation.