Absences et impayés

Facturez des frais quand les clients ne viennent pas, avec un exemple chiffré de la déduction d'un acompte et du paiement lors de leur prochaine réservation.

Lorsqu'un client ne vient pas, vous marquez la réservation comme absence. Avec les impayés d'absence activés, Rezervito enregistre vos frais d'absence comme un impayé que le client doit. Il ne peut plus réserver en ligne sans le payer : il est ajouté au paiement de sa prochaine réservation. Vous pouvez aussi annuler un impayé, ou le marquer comme réglé lorsque le client vous paie en personne.

Configuration

Ouvrez Paramètres → Annulations et absences.

Absences → Frais d'absence : Montant fixe ou Pourcentage du prix de la prestation, et le montant. Un pourcentage porte sur le prix auquel la réservation a été faite.
Plus de paramètres → Impayé d'absence → Activer les impayés d'absence : active les impayés. Les nouvelles boutiques démarrent avec cette option désactivée, et des frais de 0.

L'écran Protégez-vous des absences du guide de configuration définit les mêmes frais pour toutes les prestations, et active les impayés d'absence lorsque les frais sont supérieurs à 0, les désactive lorsqu'ils sont de 0. Voir Premiers pas.

Aucun impayé n'est jamais enregistré lorsque les impayés d'absence sont désactivés, ou lorsque les frais calculés valent 0. Vous pouvez quand même marquer des absences ; elles comptent dans vos statistiques et dans la fiche du client.

Marquer une absence

Ouvrez la réservation et choisissez Marquer l'absence, ou utilisez Absence sur la ligne de la réservation dans la liste du calendrier. L'équipe peut le faire dans le portail de l'équipe, qui affiche d'abord les frais : « Des frais de non-présentation de … seront facturés au client ». Une absence ne peut pas être annulée.

Vous pouvez marquer une réservation encore Confirmée une fois son heure de début passée : avant, le client ne l'a pas encore manquée, l'option n'apparaît donc pas. Une réservation effectuée automatiquement peut encore être marquée en absence pendant 7 jours. Voir Gérer les réservations.

Comment l'impayé est calculé

Les frais sont vos frais d'absence : un montant fixe, ou le pourcentage du prix de la réservation.
Un acompte ou paiement versé par le client pour cette réservation est conservé et déduit des frais, il ne perd donc jamais l'acompte tout en devant la totalité des frais.
Ce qui reste est l'impayé. Lorsque l'acompte couvre la totalité des frais, il n'y a pas d'impayé.

Exemple chiffré. Une prestation de €60 demande un acompte de 20 %, le client a donc payé €12 en ligne. Vos frais d'absence sont de 50 % du prix.

Frais : 50 % de €60 = €30.
L'acompte de €12 est conservé et déduit : €30 − €12 = €18.
Le client a un impayé de €18.

Avec Paiement intégral requis sur la même prestation, le client a payé €60. Les frais de €30 sont entièrement couverts, les €60 sont conservés, et il n'y a pas d'impayé. Avec des frais fixes de €20 et sans acompte, l'impayé est de €20.

Comment le client le paie

Un client ayant un impayé affiche un badge tel que « Impayé de €18 » dans Clients, et sa page indique qu'il doit prépayer sa prochaine réservation. Pour voir tous ceux qui doivent des frais, choisissez Doit de l'argent au-dessus de la liste Clients.

La prochaine fois qu'il réserve en ligne, il est reconnu par son e-mail ou son numéro de téléphone (ou par son compte, s'il est connecté à votre boutique). La réservation attend alors le paiement, et il passe par le paiement de Shopify avec une ligne Solde impayé pour tout ce qu'il doit, plus l'acompte de la prestation si elle en demande un. Cela s'applique même à une prestation qui ne demande aucun paiement. Dès qu'il paie, la réservation est confirmée et l'impayé apparaît comme Réglé, payé avec cette réservation. La ligne indique à quoi correspond l'impayé, par exemple « Solde impayé — rendez-vous manqué le 20 oct. ». Dans la fenêtre de la réservation du calendrier, le panneau de paiement indique quelle ancienne dette le paiement de cette réservation encaisse ou a encaissée.

Avec les impayés activés, chaque client lit « Vous avez déjà manqué un rendez-vous ici ? Les frais d'absence impayés sont ajoutés à ce paiement. » à l'étape de ses coordonnées, pour que les frais ne soient jamais une surprise. C'est la même phrase pour tous : le formulaire de réservation n'indique jamais qui doit quelque chose.

S'il ne paie pas avant la fin du blocage du créneau, la réservation est annulée et l'impayé reste dû. Voir Acomptes et paiements.

Lorsque vous ou votre équipe réservez pour un client ayant un impayé, le formulaire indique combien il doit. La réservation attend ce paiement ; envoyez-lui le lien de paiement.

Rembourser l'acompte d'une réservation ultérieure ne rembourse jamais un impayé réglé lors du même paiement.

Annuler un impayé ou le marquer comme réglé

Sur la page du client, sous Impayés, ou sur la réservation. Chaque impayé de la page du client ouvre la réservation dont il vient. Il porte la date de cette réservation, comme la ligne du paiement, même si vous avez marqué l'absence plus tard.

Annuler les frais demande un motif, puis de confirmer avec Annuler les frais. L'impayé devient Annulé et n'a plus à être payé. Cette action est définitive.
Marquer comme réglé sert pour un impayé payé en personne, par exemple en espèces. L'impayé devient Réglé.

Si l'impayé figurait déjà dans le paiement d'une réservation en attente de paiement, cette réservation suit immédiatement : s'il ne reste rien d'autre à payer, elle est confirmée ; sinon, le client reçoit un nouveau lien de paiement pour le reste.

Visites

Un client ayant un impayé qui réserve plusieurs prestations en une visite le paie une seule fois, sous forme d'une seule ligne Solde impayé dans le paiement de la visite.

Une absence se marque par réservation, pas par visite. Les frais de chaque réservation proviennent de son propre prix, moins sa propre part de l'acompte. Par exemple, si une visite comprenait une manucure de €40 avec un acompte de €8 et une pédicure de €30 avec un acompte de €6, et que le client n'est pas venu qu'à la pédicure, des frais de 50 % donnent un impayé de €15 − €6 = €9 ; la manucure n'est pas concernée.

Annulations tardives

Avec Au-delà réglé sur Le client peut annuler, vos frais d'absence sont facturés sous Annulations, un client qui annule après votre délai d'annulation se voit facturer les mêmes frais, calculés de la même façon, avec déduction de tout acompte. La réservation est Annulée, pas une absence, et l'impayé porte la mention Annulation tardive. Ce choix nécessite que les impayés d'absence soient activés.

Les paramètres n'enregistrent pas une annulation tardive facturant les frais tant que les impayés d'absence sont désactivés : choisissez d'abord une autre option dans Au-delà. Enregistrer le guide de configuration sans frais remplace automatiquement ce choix par Le client doit vous contacter. Voir Annulations et modifications.

Blocage

Un impayé ne bloque pas un client : il peut réserver à nouveau une fois qu'il l'a payé. Pour empêcher complètement un client de réserver en ligne, bloquez-le. Voir Bloquer des clients.