Acconti e pagamenti

Le tre opzioni di pagamento

Imposta Pagamento su ogni servizio (apri il servizio, poi Modifica nella scheda Generale):

• Nessun pagamento richiesto: online non si paga nulla; il cliente paga all'appuntamento.
• Acconto richiesto: un Importo fisso o una Percentuale del prezzo subito, il resto all'appuntamento.
• Pagamento completo richiesto: l'intero prezzo online.

Un collaboratore può avere una propria opzione di pagamento per un servizio, nella finestra Prezzi per del servizio o in I miei prezzi nel portale staff. Vedi Servizi.

Impostazioni → Pagamenti imposta l'Acconto predefinito: il valore iniziale dell'acconto di un nuovo servizio quando scegli Acconto richiesto. Cambiarlo non modifica i servizi che hanno già un acconto.

Per esempio, un servizio da €60 con un acconto del 20% chiede €12 online. Il cliente paga gli altri €48 all'appuntamento: la scheda Pagamento della prenotazione mostra Acconto pagato: 12,00 € e Da pagare all'appuntamento: 48,00 €. Un acconto fisso di €15 sullo stesso servizio chiede €15.

Prima di pagare, il cliente vede cosa succede al denaro se annulla, formulato in base alle tue impostazioni, per esempio: «12,00 € di acconto. Rimborsabile se annulla almeno 24 ore prima. Non rimborsabile dopo.» Vedi Cancellazioni e spostamenti.

Come paga un cliente

Quando una prenotazione richiede un pagamento, Conferma prenotazione nel widget porta il cliente direttamente al checkout di Shopify. La prenotazione resta In attesa di acconto e il suo orario viene bloccato per lui. Appena paga, la prenotazione è Confermata e partono le email di conferma.

Il checkout può contenere anche una riga Saldo da pagare: una penale per mancata presentazione non pagata che il cliente deve da una prenotazione precedente. Un cliente che deve una penale la paga così anche per un servizio che non richiede pagamento. Vedi Mancate presentazioni e debiti.

Una visita si paga una volta, in un unico checkout, con una riga per ogni servizio che richiede un pagamento. Prima di pagare, il cliente vede una sola frase per tutta la visita, con il totale.

Il blocco in attesa di pagamento

Mentre una prenotazione attende il pagamento, il suo orario è bloccato così nessun altro può prenotarlo. Quando il blocco scade senza pagamento, la prenotazione viene annullata, l'orario si libera e il cliente riceve l'email Acconto non pagato in tempo, se l'hai attivata.

• Le prenotazioni fatte nel tuo negozio restano bloccate per il Blocco in attesa di pagamento in Impostazioni → Pagamenti → Altre impostazioni: 10, 15, 30 o 60 minuti, 15 all'inizio. Il cliente paga durante la stessa visita al tuo negozio, quindi basta un blocco breve.
• Le prenotazioni create da te o dal tuo staff restano bloccate per 24 ore, ma mai oltre l'inizio della prenotazione, perché il cliente apre il link di pagamento più tardi.

Il blocco di una prenotazione fatta nel tuo negozio si conta da quando è stata fatta. Quello di una prenotazione fatta da te o dal tuo staff si conta dal primo link di pagamento inviato, o da quando è stata fatta se non c'è un link. Inviare di nuovo il link serve solo a ricordarlo al cliente: non allunga mai il blocco. Una visita non pagata viene annullata per intero, compresi i servizi che non richiedono pagamento.

Per esempio, con un blocco di 15 minuti, una prenotazione fatta nel tuo negozio alle 10:00 e ancora non pagata viene liberata poco dopo le 10:15.

Se il cliente torna dal checkout e va a cambiare l'orario o i servizi, il blocco finisce subito: l'orario torna libero, anche per lui, e non viene inviata nessuna email.

Prenotazioni create da te o dal tuo staff

Quando scegli Aggiungi prenotazione nel calendario, o un collaboratore crea una Nuova prenotazione nel portale staff, per un servizio che richiede un pagamento, la prenotazione attende il pagamento. Il pulsante diventa allora Crea e invia il link di pagamento, sia nell'admin sia nel portale staff, e il link di pagamento parte appena la prenotazione è creata. Se non si riesce a inviarlo, la prenotazione resta: invialo più tardi con Invia link di pagamento sulla prenotazione. Il cliente riceve un'email per pagare l'acconto tramite il checkout di Shopify. Se apre il link quando la prenotazione non attende più il pagamento, vede invece la pagina della sua prenotazione, che dice che l'orario non è più riservato e offre Prenota di nuovo.

Se sposti una prenotazione che attende ancora il pagamento, il suo checkout mostra il nuovo orario e il nuovo collaboratore. Un link di pagamento già inviato continua a funzionare e apre il checkout aggiornato, quindi non c'è nulla da inviare di nuovo.

Un cliente che deve una penale per una mancata presentazione precedente paga anche quella. Il modulo indica quanto deve, e la prenotazione attende quel pagamento, anche per un servizio senza acconto.

Una prenotazione in attesa di pagamento ha bisogno di un indirizzo email a cui inviare il pagamento. Se quello nel profilo del cliente non è un indirizzo reale, il modulo lo segnala e la prenotazione non viene creata: correggilo nel profilo del cliente e riprova. Quando aggiungi o modifichi un cliente, anche l'email deve essere un indirizzo reale.

Rimborsi

Viene rimborsato solo il pagamento di quella singola prenotazione, mai un saldo da pagare saldato nello stesso checkout.

• Annulli tu o il tuo staff: la finestra di cancellazione ha una casella di rimborso, per esempio Rimborsa al cliente l'acconto di €12, spuntata all'inizio. Togli la spunta per trattenere il denaro; puoi aggiungere una nota, salvata nelle note del cliente.
• Il cliente annulla in tempo, entro il tuo termine di cancellazione: rimborsato o trattenuto, secondo Quando un cliente annulla in tempo in Impostazioni → Cancellazioni e mancate presentazioni → Altre impostazioni. All'inizio è Rimborsa acconto o pagamento.
• Il cliente annulla in ritardo, o non si presenta: sempre trattenuto, e detratto da un'eventuale penale per mancata presentazione per quella prenotazione. Vedi Mancate presentazioni e debiti.
• Una chiusura annulla delle prenotazioni: ogni acconto viene rimborsato.

I rimborsi tornano tramite Shopify al metodo con cui il cliente ha pagato. Il cliente lo scopre dall'email di cancellazione di Rezervito; Shopify non invia una propria email di rimborso. Se Shopify non riesce a effettuarne uno, la prenotazione mostra Rimborso non riuscito e la tua email di notifica del salone riceve un messaggio. Scegli Riprova, oppure rimborsa tu in Shopify (Apri l'ordine in Shopify) e poi scegli Segna come rimborsato. Dopo il rimborso, la scheda Pagamento mostra Acconto rimborsato e Attività ha una riga per il rimborso.

Quando una prenotazione viene completata, il suo acconto o pagamento viene conteggiato nel prezzo.