Cancellazioni e spostamenti

Dove si trovano le impostazioni

Apri Impostazioni → Cancellazioni e mancate presentazioni.

• Cancellazioni: se i clienti possono annullare online, le ore prima dell'inizio e cosa succede dopo.
• Mancate presentazioni: la penale per mancata presentazione. Vedi Mancate presentazioni e debiti.

Apri Altre impostazioni per:

• Spostamenti: se i clienti possono spostare le prenotazioni online, le ore prima dell'inizio e quante volte.
• Rimborsi: cosa fa una cancellazione in tempo con un acconto o un pagamento.
• Debito per mancata presentazione: l'interruttore che trasforma le penali in debiti.

La sezione Altre impostazioni all'inizio è sempre chiusa. Si apre da sola solo quando un suo campo non può essere salvato. È l'ultima scheda della sezione, con una riga che dice cosa contiene: toccala per aprirla, anche su un telefono, e toccala di nuovo per chiuderla. Salva salva l'intera sezione, comprese quelle di Altre impostazioni, anche quando è chiusa.

Cancellazioni dei clienti

I clienti possono annullare online è impostato su Fino a un certo tempo prima o Non consentito online.

Con Fino a un certo tempo prima, imposta Ore prima dell'inizio: i clienti possono annullare online fino a quel numero di ore prima dell'inizio della prenotazione, e anche esattamente a quell'ora. 0 ore significa fino all'inizio. Il valore iniziale è 24 ore; il massimo è 720 ore (30 giorni). La pagina della prenotazione indica al cliente la scadenza: «Può annullare online fino a …».

Dopo decide cosa succede quando il termine è scaduto:

• Il cliente deve contattarti (la scelta iniziale): la pagina della prenotazione chiede al cliente di contattare il negozio, e mostra l'email di notifica e l'indirizzo del tuo salone se li hai impostati.
• Il cliente può annullare, con addebito della penale per mancata presentazione: una cancellazione tardiva (vedi sotto). Richiede il debito per mancata presentazione attivo; finché non lo è, la scelta è disattivata e la sezione indica di attivare il debito per mancata presentazione in Altre impostazioni.

Con Non consentito online, i clienti devono sempre contattarti. Una volta iniziata una prenotazione, un cliente non può mai annullarla online.

Per esempio, con 24 ore, un cliente con una prenotazione venerdì alle 15:00 può annullarla online fino a giovedì alle 15:00.

Cancellazioni tardive

Con Il cliente può annullare, con addebito della penale per mancata presentazione, un cliente che annulla dopo il termine vede: «Il termine di cancellazione è scaduto. Può ancora annullare online, ma verrà addebitata la penale per mancata presentazione di …». Per procedere sceglie Annulla e accetta la penale di ….

La prenotazione diventa Annullata, non una mancata presentazione, e il suo orario si libera per qualcun altro. La penale viene aggiunta ai debiti del cliente come Cancellazione tardiva, e la paga con la prenotazione successiva. Non esiste una penale separata per la cancellazione tardiva: è la tua penale per mancata presentazione.

Un acconto o un pagamento per quella prenotazione viene trattenuto e detratto dalla penale. Quando copre l'intera penale, il cliente non deve altro e la cancellazione procede come una normale.

Per esempio, con una penale del 50%, un cliente che annulla in ritardo una prenotazione da €60 con un acconto di €12 pagato deve €30 − €12 = €18. Vedi Mancate presentazioni e debiti.

Rimborsi quando un cliente annulla in tempo

In Altre impostazioni, Rimborsi, Quando un cliente annulla in tempo è Rimborsa acconto o pagamento (la scelta iniziale) o Trattienilo. Vale solo quando un cliente annulla online entro il tuo termine di cancellazione. La sezione ti avvisa quando nessuno dei tuoi servizi richiede ancora un pagamento, e quindi l'impostazione non ha effetto.

I clienti vedono quale regola vale prima di pagare e di nuovo prima di confermare una cancellazione, per esempio «Il suo acconto di €12 verrà rimborsato.» Una cancellazione tardiva o una mancata presentazione trattiene sempre il denaro. Vedi Acconti e pagamenti per i rimborsi quando annulli tu.

Spostamenti dei clienti

In Altre impostazioni, Spostamenti, I clienti possono spostare online è Fino a un certo tempo prima (la scelta iniziale) o Non consentito online. Impostalo separatamente dalla cancellazione: puoi permettere ai clienti di spostare una prenotazione più tardi di quanto permetti di annullarla, perché una prenotazione spostata mantiene il cliente.

• Ore prima dell'inizio: fino a quando possono spostarla, contando dall'inizio attuale della prenotazione. Il valore iniziale è 24 ore.
• Volte per prenotazione: 1, 2 o 3 volte, oppure Illimitate (la scelta iniziale).

Un cliente può spostare solo una prenotazione confermata, non una in attesa di pagamento. Può cambiare l'orario, e il collaboratore solo con qualcuno che ha lo stesso prezzo e la stessa durata nel nuovo giorno; un cliente che ha scelto Qualsiasi collaboratore può sceglierlo di nuovo. Il servizio e il prezzo non cambiano mai. Un cliente che vuole un altro servizio, o qualcuno con un altro prezzo, annulla e prenota di nuovo. Il nuovo orario deve rientrare nella finestra di prenotazione, come quando si prenota: con Apertura mensile, solo in un mese già aperto ai clienti (vedi Come prenotano i clienti).

Un cliente bloccato non può spostare prenotazioni online. Spostare una prenotazione non conta mai nel limite di prenotazioni future del cliente.

Quando un cliente non può spostare una prenotazione online, la pagina della prenotazione gli chiede di contattare il negozio.

Annullare e spostare prenotazioni tu stesso

Tu e il tuo staff potete annullare o spostare qualsiasi prenotazione finché non inizia, anche entro i termini del cliente e entro il preavviso minimo di un servizio. Quando sposti una prenotazione, il cliente viene sempre avvisato via email. Quando annulli, scegli se rimborsare un acconto o un pagamento. Una volta iniziata, la segni invece come completata o come mancata presentazione. Vedi Gestire le prenotazioni.