Gestire le prenotazioni

Il calendario

• Giorno, Settimana e Mese scelgono il periodo; Calendario ed Elenco scelgono tra la griglia oraria e un elenco. Cambiando periodo il giorno resta lo stesso: il giorno aperto in Settimana è quello che apre Giorno, e dopo essere passati a un altro mese Settimana ne mostra la settimana.
• Su un computer, le frecce passano al giorno, alla settimana o al mese precedente o successivo, e le date tra di esse aprono un selettore di date; scorrere lateralmente con due dita sul trackpad funziona come le frecce. Su un telefono non ci sono frecce: scorri il calendario di lato e tocca il titolo in cima al giorno, alla settimana o al mese per scegliere una data nella stessa vista. Dove una parte del calendario scorre di lato, prima scorre fino alla fine. In Settimana, il selettore di date evidenzia e sceglie un'intera settimana. In Mese, mostra i dodici mesi dell'anno tra cui scegliere.
• Collaboratore mostra tutti o un solo collaboratore. Compare quando ne hai più di uno. Stato filtra l'elenco per stato della prenotazione. Su un telefono sono dietro il pulsante dei filtri a sinistra di Giorno: con un solo collaboratore apre subito gli stati, con più collaboratori apre Filtri. Un punto sul pulsante indica che un filtro è attivo.
• Aggiungi prenotazione apre una nuova prenotazione. Esporta CSV scarica le prenotazioni visualizzate, con i tuoi filtri, come file di foglio di calcolo.

Sul telefono, Settimana mostra i giorni della settimana affiancati, con le ore a sinistra. I giorni in cui nessuno in vista lavora — un giorno libero, un festivo, un giorno segnato Non lavora o bloccato tutto il giorno — vengono omessi se non hanno prenotazioni, così un'attività aperta dal lunedì al venerdì vede cinque giorni più larghi. Se nessuno in vista lavora quella settimana, compaiono tutti e sette i giorni. Un giorno è più largo: quello su cui ti trovi; quando passi a un'altra settimana, oggi se la settimana lo contiene (come toccando Oggi), altrimenti il suo primo giorno. Se quel giorno è omesso, si allarga invece il giorno mostrato più vicino della settimana, il successivo se c'è. Le sue prenotazioni mostrano nome e cognome del cliente e il servizio; gli altri giorni, il nome. Tocca un altro giorno per allargarlo. Nel giorno largo, tocca una prenotazione per aprirla, o un orario libero per aggiungervi una prenotazione. Con Collaboratore impostato su una persona, vedi le sue prenotazioni e il tempo in cui non lavora è ombreggiato. Con Tutto lo staff, vedi le prenotazioni di tutti affiancate, ognuna bordata del colore del suo collaboratore, e solo il tempo in cui nessuno lavora è ombreggiato. Sul computer, anche Settimana ombreggia il tempo in cui quella persona non lavora, finché è visibile un solo collaboratore. La Settimana del portale staff mostra sempre una persona. Se torni a una settimana in cui avevi allargato un altro giorno, quel giorno è di nuovo il più largo. Con un solo collaboratore, le prenotazioni non hanno il bordo colorato.

Ogni prenotazione mostra il suo stato:

Il colore non è l'unico segno: su un computer ogni stato tranne Confermata ha un piccolo segno prima dell'orario della prenotazione — una spunta per Completata, un orologio per In attesa di acconto, una persona barrata per Mancata presentazione, un cerchio barrato per Annullata — e la legenda sotto il calendario mostra colore e segno di ogni stato. Sul computer, una prenotazione più breve di un'ora sta su una riga in Giorno e Settimana: l'ora d'inizio, il cliente e il servizio, troncati con «…» se non c'è spazio.

Un membro dello staff che disattivi conserva le sue prenotazioni: restano nel calendario e i clienti vengono comunque. Nella vista Giorno ha una colonna segnata Inattivo nei giorni in cui ha prenotazioni, e Collaboratore lo elenca come «(inattivo)» finché ha prenotazioni in vista o ancora da venire. Sposta quelle prenotazioni a qualcun altro o annullale; non si possono aggiungere nuove prenotazioni con lui.

Scegli come si apre il calendario in Impostazioni → Calendario: la Vista predefinita su computer e su telefono (Settimana finché non ne scegli un'altra), e il Formato data e il Formato ora. Apri lì Altre impostazioni per Orari del calendario (l'arco orario mostrato dalla griglia Giorno e Settimana: Automatico dagli orari di lavoro del tuo staff, o Personalizzato), La settimana inizia di (il primo giorno di ogni settimana mostrata dal calendario) e Prenotazioni annullate (mostrate o nascoste nel calendario). Cambiano solo ciò che vedi tu, mai quando i clienti possono prenotare. Il Formato ora stabilisce anche come appaiono gli orari nella finestra di prenotazione, nelle email ai tuoi clienti, nella riga del checkout di Shopify e nell'Attività di una prenotazione.

Aggiungere una prenotazione

Scegli Aggiungi prenotazione, poi il collaboratore, il servizio, il cliente e un orario libero. Puoi prenotare orari entro il preavviso minimo di un servizio, cosa che i clienti non possono fare, ma, con una finestra di prenotazione Continua, non oltre la sua fine. Con Apertura mensile puoi prenotare qualsiasi mese, anche uno non ancora aperto ai clienti. Qui non vengono poste le domande di prenotazione. Con un solo collaboratore attivo non compare il campo collaboratore: la prenotazione è sua. Su un telefono i campi stanno uno sotto l'altro. Una volta creata, il calendario mostra il suo giorno nella vista in cui eri.

Cliente è una ricerca: digita almeno due caratteri di un nome, un'e-mail o un telefono e scegli il cliente dall'elenco sotto. Nessuno viene scelto al posto tuo, e Crea prenotazione aspetta finché non hai scelto qualcuno e un orario. Cambia torna alla ricerca. Per una persona nuova, digita il nome, scegli Nuovo cliente, l'ultima riga dell'elenco, e inserisci nome, e-mail e telefono: quello che hai cercato è già compilato. Il cliente viene salvato con la prenotazione. Se quell'e-mail o quel telefono sono già registrati, la prenotazione va a quel cliente e i suoi dati restano come sono.

Per un servizio che richiede un pagamento, il cliente paga prima. Un cliente che deve una penale per mancata presentazione deve sempre pagarla prima. Prima di creare una prenotazione così, la finestra lo dice sotto Servizio, o sotto il cliente se deve una penale; il pulsante diventa Crea e invia il link di pagamento e il cliente riceve il link di pagamento via email appena la prenotazione è creata (se non parte, usa Invia link di pagamento nella prenotazione). Un cliente bloccato può comunque essere prenotato qui; la finestra ti avvisa. Vedi Acconti e pagamenti.

Aprire una prenotazione

Ogni prenotazione ha un numero di prenotazione, come #1042, contato da #1001 per il tuo negozio. Le prenotazioni che un cliente ha fatto insieme come una visita condividono un numero. Compare accanto al nome del cliente nella finestra e nella pagina della prenotazione, nell'Elenco del calendario, nelle tue email, nella pagina di prenotazione del cliente e nel portale staff, così il cliente può indicarlo quando chiama. Spostando una prenotazione, il numero resta lo stesso. Nella pagina della prenotazione il numero è il titolo: Prenotazione #1042.

Scegli una prenotazione per vedere il cliente, l'orario, il prezzo, il pagamento, le risposte del cliente alle tue domande di prenotazione, le note e la sua Attività: tutto ciò che le è successo, come pagamenti, promemoria inviati e spostamenti. Nel calendario si apre prima in una finestra: l'ora e la data, il cliente con telefono ed email (tocca per chiamare o scrivere), il servizio, e il pagamento in un riquadro colorato: prima quanto resta da pagare all'appuntamento, sotto il prezzo e l'eventuale acconto. Finché la prenotazione attende il pagamento, il riquadro mostra prima cosa attende: Acconto in attesa: 12,00 €, oppure In attesa di pagamento: … quando il cliente deve pagare l'intero prezzo o un debito. Blu vuol dire che c'è da incassare all'appuntamento, verde che un acconto o l'intero prezzo è pagato, arancione che la prenotazione attende ancora il pagamento, grigio un rimborso o niente da incassare, e rosso un rimborso non riuscito. Le note sul cliente sono nella pagina della prenotazione e in quella del cliente. Da lì:

• Sposta: scegli un nuovo orario o collaboratore. Si apre sulla prima settimana con un orario libero. Gli orari si vedono una settimana alla volta, dal giorno scelto in La settimana inizia di fino alla fine di quella settimana; i giorni già passati non ne hanno. Appena scegli un orario, Sarà sotto Attualmente mostra la nuova data, l'ora e il collaboratore. Nella finestra del calendario poi confermi: l'orario attuale sopra quello nuovo, e Sposta la sposta e chiude la finestra. Nel calendario, lo spostamento e la sua conferma si aprono nella finestra stessa della prenotazione. Il cliente viene sempre avvisato via email. Se non ci sono altri collaboratori a cui spostarla, puoi cambiare solo l'orario. Al computer puoi anche trascinare una prenotazione nella griglia Giorno o Settimana del calendario; mentre trascini, un riquadro tratteggiato mostra dove finirebbe. In Giorno, rilasciala su un nuovo orario o nella colonna di un altro collaboratore; in Settimana, su un nuovo orario o un altro giorno, e resta allo stesso collaboratore. In Settimana, mentre trascini, gli orari in cui il collaboratore non può prenderla sono tratteggiati, e il riquadro diventa rosso sopra di essi: lì non si può rilasciare. Quando la rilasci, prima compare Spostare la prenotazione?: Attualmente sopra Sarà; ciò che cambia — il giorno, l'orario, il collaboratore — è evidenziato in Sarà. Sposta prenotazione la sposta; Annulla la lascia dov'era. In Giorno, un orario che il collaboratore non può prendere non cambia nulla, e il calendario ti dice perché. Sul telefono, usa Sposta. In entrambi i casi, il calendario mostra poi la Settimana del suo nuovo giorno, con la prenotazione evidenziata da un bordo per qualche secondo, così vedi quale si è spostata; se il filtro collaboratore la nasconderebbe, passa a Tutto lo staff. Se la sposti dalla pagina della prenotazione stessa, resti su quella pagina.
• Annulla prenotazione: scegli se rimborsare un acconto o un pagamento. Il cliente viene informato.
• Segna come completata e Segna mancata presentazione: vedi sotto.
• Invia link di pagamento: per una prenotazione in attesa di pagamento. Un messaggio conferma l'indirizzo a cui è stato inviato; se non si può inviare, Link di pagamento non inviato sopra i pulsanti spiega perché.

Nella pagina della prenotazione ogni azione è sulla scheda a cui si riferisce: Sposta, Segna mancata presentazione e Segna come completata in fondo a Appuntamento, Invia link di pagamento su Pagamento e Annulla prenotazione in fondo alla pagina. Nella finestra del calendario, tutte tranne il passo principale sono in Altre azioni.

Se una prenotazione o i suoi orari liberi non si caricano, per esempio perché la connessione è caduta, la finestra lo dice con Riprova, e il calendario resta com'era. Il link per tornare indietro in cima alla pagina di una prenotazione dice dove porta: al calendario o alla pagina del cliente da cui hai aperto la prenotazione. La pagina del cliente aperta da una prenotazione ha in cima una barra, ‹ Prenotazione #1073, per tornare a quella prenotazione.

Tu e il tuo staff potete spostare o annullare una prenotazione finché non inizia, qualunque cosa dicano i termini di cancellazione e di spostamento del cliente. Passato l'orario di inizio, Sposta e Annulla prenotazione non compaiono più e il calendario non permette di trascinarla: puoi invece segnarla come completata o come mancata presentazione.

Completare le prenotazioni e mancate presentazioni

Una volta iniziato l'appuntamento, registra cosa è successo (prima dell'orario di inizio non compare nessuno dei due):

• Segna come completata: il cliente è venuto. Un acconto o pagamento viene conteggiato nel prezzo, e viene programmata l'email di follow-up al cliente.
• Segna mancata presentazione: il cliente non è venuto. L'eventuale acconto viene trattenuto e, con il debito per mancata presentazione attivo, la tua penale per mancata presentazione diventa un debito.

Nessuna delle due si può annullare, con un'eccezione descritta sotto.

Per evitare di segnare ogni prenotazione, Impostazioni → Regole di prenotazione → Altre impostazioni → Completamento delle prenotazioni ha Al termine di una prenotazione:

• Segnala come completata automaticamente (la scelta iniziale), Dopo 1, 6, 12, 24 o 48 ore; all'inizio 24 ore.
• La segno io.

Il completamento automatico non segna mai una mancata presentazione, perché una mancata presentazione può generare un debito e questo richiede la decisione di una persona. Una prenotazione completata automaticamente lo indica nella sua attività, e può ancora essere segnata come mancata presentazione per 7 giorni dopo il completamento. Nell'Elenco del calendario, il suo stato è Completata automaticamente.

Per esempio, con il completamento dopo 24 ore, una prenotazione che termina lunedì alle 11:00 viene completata martedì verso le 11:00. Se poi scopri che il cliente non è venuto, puoi ancora segnarla come mancata presentazione fino al martedì successivo.

Le email di follow-up partono solo quando una prenotazione è completata. Vedi Notifiche.

Dopo aver segnato come completata la prima prenotazione, Shopify potrebbe chiederti di lasciare una recensione su Rezervito quando si apre il Calendario. Sul telefono potrebbe apparire invece un banner, mostrato una sola volta. Se lo chiudi, non verrà mostrato di nuovo.

Per quanto tempo restano i dati dei clienti

Il nome, l'email, il telefono, le risposte e le tue note su un cliente restano per 24 mesi dopo la sua ultima visita; una prenotazione ancora futura conta come visita. Poi Rezervito li rimuove da solo: le sue prenotazioni passate restano nel calendario e nelle statistiche, senza il nome del cliente. Un cliente con un debito non pagato mantiene i suoi dati finché il debito non viene pagato o condonato, e poi per altri 24 mesi; un cliente bloccato, finché il blocco resta attivo. Vedi la nostra Informativa sulla privacy.

Statistiche

Statistiche mostra prenotazioni, utilizzo, mancate presentazioni, clienti e debiti per un intervallo di date, e per un solo collaboratore o servizio se lo scegli. Ogni numero della pagina segue lo stesso filtro. Con un solo collaboratore attivo non c'è il filtro Collaboratore: ogni numero è suo. Questa settimana è l'intera settimana che contiene oggi, a partire dal giorno in cui iniziano le settimane del tuo calendario.

Il tuo staff

I collaboratori gestiscono le proprie prenotazioni nel portale staff: possono aggiungere, spostare, annullare e completare prenotazioni, e segnare mancate presentazioni. Vedi Staff e orari.