Staff e orari

Aggiungere un collaboratore

Scegli Aggiungi collaboratore, inserisci Nome ed Email, se vuoi un Telefono, e scegli un Colore. I clienti vedono il nome quando prenotano. L'email è dove arrivano le notifiche di prenotazione di quella persona, perciò è obbligatoria qui, in Modifica dati e nella guida alla configurazione; al telefono di un collaboratore non viene inviato nulla. Un testo che non è un indirizzo email, ad esempio un nome, non viene accettato. Il colore contrassegna le sue prenotazioni nel calendario; parte da uno che nessun altro collaboratore ha, così le prenotazioni di ciascuno si distinguono. Con un solo collaboratore, il calendario non mostra il colore.

In Modifica dati, l'Email non può restare vuota; il Telefono sì. Chi è stato aggiunto prima che l'email fosse obbligatoria ne ha bisogno la prossima volta che si salvano i suoi dati.

Chiudendo una finestra di modifica con delle modifiche (✕, Esc o Annulla), prima chiede Scartare le modifiche non salvate?: Continua a modificare torna alla finestra come l'hai lasciata, Scarta la chiude senza salvare.

Su un telefono, ogni scheda dell'elenco staff mostra PIN impostato o PIN non impostato per un collaboratore attivo, come la colonna PIN del portale sul computer; uno disattivato mostra Inattivo.

Un collaboratore è prenotabile quando è attivo, svolge almeno un servizio attivo e lavora almeno un giorno feriale ogni settimana. Una singola data con orari non basta da sola. Fino ad allora la sua pagina mostra Non prenotabile con il motivo, e la pagina Staff lo elenca sopra la tabella con un pulsante per risolvere.

La pagina di un collaboratore

• Dettagli: contatti, colore e ruolo. Modifica li cambia, insieme alla foto profilo, in un'unica finestra.
• Servizi: cosa svolge. Modifica spunta o toglie la spunta ai servizi. Togliere la spunta a uno rimuove anche i prezzi propri di questa persona per quel servizio.
• Disponibilità: un calendario mensile dei suoi orari di lavoro. Orario settimanale cambia la sua settimana abituale; toccando una data si cambia quella data, o più giorni di fila. Un giorno segnato Non lavora che ha ancora prenotazioni in arrivo dice quante (per esempio «2 prenotazioni»; sul telefono, un punto giallo), così puoi spostarle o annullarle.
• PIN del portale staff: se ha un PIN per accedere al portale staff. Imposta PIN (o Cambia PIN) lo imposta.
• In fondo alla pagina: Disattiva collaboratore (o Attiva collaboratore) ed Elimina collaboratore.

Profilo e recensioni

La pagina di un collaboratore ha due schede in più. Profilo nella finestra di prenotazione: con Modifica, scrivi una Riga sotto il nome (per esempio «Onicotecnica · 6 anni»), un breve Su di me e fino a sei Specialità, separate da virgole. I clienti le vedono, con la foto, toccando la «i» accanto al volto nella finestra di prenotazione. Recensioni elenca ciò che i clienti hanno lasciato dopo una visita, le più recenti prima. Una nuova recensione mostra Da approvare e nessun altro la vede: toccala, poi Mostra recensione per mostrarla nella finestra di prenotazione, o Nascondi recensione. Una recensione visibile si può nascondere di nuovo. Nell'elenco del team, Recensioni da approvare segnala i collaboratori con recensioni in attesa. Vedi Come prenotano i clienti.

Orari di lavoro

Ogni collaboratore ha un Orario settimanale: le ore in cui lavora ogni giorno della settimana, tutte le settimane. Si cambia con Orario settimanale in cima alla scheda Disponibilità: spunta i giorni in cui lavora, imposta uno o più intervalli per ciascuno (+ Aggiungi intervallo ne aggiunge un altro, per esempio 09:00–12:00 e 13:00–18:00 intorno alla pausa pranzo) e scegli Salva. Un giorno senza spunta è un giorno libero. Le date con orari propri li mantengono; la finestra dice quante sono.

Per cambiare una data, o più giorni di fila, tocca una data nel calendario. Modifica disponibilità si apre con Dal e Al (incluso) su quella data; imposta una data Al (incluso) successiva per coprire più giorni, anche nel mese seguente. Poi scegli:

• Orario settimanale: le date tornano a seguire l'orario settimanale.
• Altri orari: orari propri per queste date.
• Non lavora: la persona non lavora in queste date, per esempio in ferie.
• Pausa: tempo libero durante il giorno, per esempio un pranzo lungo; gli orari del giorno restano (vedi Pause più sotto).

Prima di scegliere Salva, la finestra dice cosa cambierà. Su più giorni cambiano solo i giorni lavorativi: i giorni liberi abituali e i giorni di chiusura per l'intera giornata restano come sono. Una singola data cambia sempre, anche se è un giorno libero abituale. L'orario settimanale qui non cambia mai.

Le prenotazioni non vengono mai spostate né annullate. Se alcune prenotazioni restassero fuori dai nuovi orari, la finestra le elenca prima del salvataggio, ognuna con un link alla prenotazione. Riprogrammale o annullale separatamente; solo allora i clienti ne vengono informati.

Gli orari propri di una data prevalgono sempre sull'orario settimanale, qualunque sia l'ultimo modificato. Il calendario segna una data così con "Questa data ha orari propri". Nel calendario oggi è contornato e un giorno in cui la persona non lavora è una semplice casella grigia.

Per esempio, Anna lavora dal lunedì al sabato ed è in ferie dal 10 al 23 novembre. Tocca il 10 novembre, imposta Al (incluso) sul 23 novembre, scegli Non lavora e Salva: i suoi 12 giorni lavorativi sono segnati come non lavorati e le due domeniche restano giorni liberi. Se rientra il 20 novembre, tocca il 20 novembre, imposta Al (incluso) sul 23 novembre e scegli Orario settimanale.

Pause

Una pausa è tempo libero all'interno di un giorno, per esempio un pranzo lungo o una visita medica. Lo staff la aggiunge nel portale staff: apri Disponibilità, tocca la data (o imposta Al (incluso) per più giorni di fila), scegli Pausa e imposta il suo orario. Gli orari del giorno restano; la pausa viene tolta da essi. Una pausa non può coprire una prenotazione esistente: la finestra la indica e Salva aspetta che venga riprogrammata o annullata. Una pausa resta quando cambiano gli orari. Per cambiarla o rimuoverla, toccala nel calendario o apri la sua data in Disponibilità, dove sono elencate le pause della data. Un manager che può gestire il team fa lo stesso nei calendari dei colleghi. Un giorno intero di assenza è Non lavora, non una pausa; i blocchi di un giorno intero creati prima restano validi. Nell'admin fai lo stesso nel calendario Disponibilità della persona: tocca la data e scegli Pausa; in Pause in questa data, Rimuovi ne toglie una.

Chiusure

Apri Impostazioni → Regole di prenotazione. Chiusure si trova sotto le impostazioni di prenotazione principali e ha un proprio salvataggio. Scegli Aggiungi chiusura, dalle un Nome che i clienti vedranno (per esempio «Natale»), le date Dal e Al, e indica se il negozio è Chiuso tutto il giorno o Aperto solo in certi orari.

Una chiusura vale per ogni collaboratore, comprese le persone che aggiungi in seguito, tranne quelle che scegli in Collaboratori comunque in servizio: mantengono i propri orari in quelle date. Una data con orari propri non riapre un giorno chiuso; lo fa solo essere indicati nella chiusura. Eliminare la chiusura riapre i giorni come al solito.

Quando ci sono già prenotazioni nelle date della chiusura, la chiusura indica quante sono. Puoi annullarle da lì, con un messaggio facoltativo aggiunto all'email di annullamento; ogni acconto viene rimborsato.

Ordine dello staff

Scegli Ordine dello staff nella pagina Staff per impostare l'ordine in cui il tuo staff compare nel widget di prenotazione e nel calendario. Quando un cliente sceglie «Qualsiasi collaboratore», a parità vince chi viene prima in questo ordine. Vedi Come prenotano i clienti. Ordine dello staff compare quando hai almeno due collaboratori attivi.

Ruoli

Ogni collaboratore è Collaboratore o Responsabile.

• Collaboratore vede e gestisce il proprio calendario nel portale staff.
• Responsabile aggiunge una scelta di Accesso ai calendari: Solo il proprio calendario, Vede lo staff, gestisce il proprio o Vede e gestisce lo staff.

L'accesso al team richiede il piano Studio o Salon. Con Free o Solo un Responsabile mantiene il ruolo, ma lavora esattamente come un Collaboratore finché non passi a un piano superiore; non c'è nulla da reimpostare. Vedi Piani e fatturazione.

Il titolare del negozio, con l'accesso a Shopify, ha sempre accesso completo a tutto.

Il portale staff

Il portale staff è dove lo staff lavora con le proprie prenotazioni, fuori da Shopify. La scheda Portale staff nella pagina Staff mostra il link completo per tutto il negozio: Copia link, oppure Condividi il portale staff per mostrare un codice QR con i passaggi per installarlo come app su un telefono. In un browser, il portale propone Installa questa app in una barra di una riga in cima alle sue pagine (mai sopra il calendario) e, su un telefono, anche nel menu ☰, anche dopo aver chiuso la barra.

Ogni persona accede con il proprio PIN. Impostalo nella sua pagina con Imposta PIN (da 4 a 6 cifre); «PIN salvato» lo conferma. Il PIN non viene più mostrato dopo il salvataggio. Resta connesso su questo dispositivo mantiene l'accesso per 30 giorni dall'ultimo utilizzo del portale; senza, la persona viene disconnessa 12 ore dopo l'accesso. Cambiare o cancellare il PIN, o disattivare la persona, la disconnette su tutti i dispositivi. Cinque PIN errati di fila dalla stessa rete sospendono l'accesso da lì per 15 minuti. Dopo 50 PIN errati per il tuo negozio in 24 ore, da qualsiasi luogo, il portale non accetta nuovi accessi finché quelle 24 ore non sono trascorse; chi ha già effettuato l'accesso resta connesso. In entrambi i casi la pagina di accesso lo dice, indica quanto manca e suggerisce di chiederti un nuovo PIN.

Nel portale, lo staff può:

• vedere il proprio calendario per giorno, settimana o mese (scorrendo di lato per il precedente o il successivo; su un telefono il titolo in alto apre un selettore di date; passando tra giorno, settimana e mese la data resta la stessa; una settimana in cui si torna si apre sul giorno che era aperto), e creare una Nuova prenotazione (o toccare un orario libero del calendario). Oggi una linea segna l'ora attuale, le prenotazioni già concluse si attenuano e un giorno senza prenotazioni lo dice; una prenotazione in attesa di pagamento, completata o segnata come mancata presentazione ha, oltre al colore, un piccolo segno prima dell'orario; un giorno in cui non lavorano mostra Non lavori in questo giorno., con un link per cambiare quella data in Disponibilità; nel mese, ogni giorno mostra quante prenotazioni ha e una barra di quanto è pieno, senza contare le prenotazioni annullate e le mancate presentazioni
• spostare o annullare le prenotazioni finché non iniziano, poi completarle o segnarle come mancata presentazione; ogni prenotazione mostra il suo numero, come #1042, accanto al nome del cliente; un tocco sul numero di telefono del cliente lo chiama
• cambiare le proprie date in Disponibilità: toccare una data, o impostare Al (incluso) per più giorni di fila, e scegliere Orario settimanale, Altri orari, Non lavora o Pausa. Non lavora e Altri orari non spostano mai le prenotazioni; la finestra elenca quelle che resterebbero fuori dai nuovi orari. Una Pausa non può coprire una prenotazione. In quel calendario oggi è contornato, un giorno in cui non lavorano è una semplice casella grigia e una data con orari propri li mostra a colori. Lì vedono anche il proprio orario settimanale, ma lo cambi solo tu. Un manager che può gestire il team cambia allo stesso modo le date dei colleghi
• impostare i propri prezzi in I miei prezzi: spunta Usa il mio prezzo, durata, intervalli e acconto su un servizio per cambiarne i valori; fino ad allora i campi mostrano quelli del servizio e non si possono modificare
• scegliere la propria lingua e la vista del calendario in Le mie preferenze (il calendario si apre su Settimana finché non ne sceglie un'altra)

Nuova prenotazione si apre sul primo giorno con un orario libero per il servizio scelto, al suo primo orario libero — dal giorno mostrato dal calendario, mai un giorno già passato. Prima di scegliere un servizio mostra quel giorno; chi ha un solo servizio lo trova già scelto. Aperta toccando un orario libero, parte invece da quell'orario. Per il cliente, cercalo per nome (o email o telefono, se lo staff vede i contatti) e sceglilo; ✕ cancella la scelta e la ricerca. Per una persona nuova, tocca Nuovo cliente, l'ultima riga dell'elenco che si apre sotto la ricerca: quello che hai cercato è già compilato, e Cerca clienti riporta alla ricerca.

Mostra i contatti dei clienti nel portale staff nella pagina Staff decide se lo staff vede l'email e il numero di telefono dei clienti, nel portale e nelle proprie email. I Responsabili li vedono sempre.

Disattivare o eliminare

Disattiva collaboratore mantiene la scheda della persona, i suoi orari, i servizi e lo storico delle prenotazioni. Non viene più offerta per nuove prenotazioni e non può accedere al portale staff. Se ha prenotazioni in arrivo, la finestra dice quante e quando è la prossima, per esempio «Laima ha 5 prenotazioni in arrivo (prossima: 28/10/2026, 12:30)», con un link a esse nel Calendario. Quelle prenotazioni restano prenotate e nel Calendario, segnate come Inattivo: spostale o annullale perché i clienti non aspettino invano. Le prenotazioni passate non contano. Attiva collaboratore annulla l'operazione. Una persona disattivata non compare più tra lo staff di un servizio; la sua assegnazione e il suo prezzo personalizzato tornano quando la riattivi.

Elimina collaboratore rimuove la persona definitivamente, ed è possibile solo finché non ha alcuna prenotazione, di qualsiasi stato. Se ha uno storico di prenotazioni, la finestra lo dice e offre Disattiva invece.