Come prenotano i clienti

La prenotazione, passo dopo passo

1. Scelga un servizio. L'elenco mostra le tue categorie, ognuna con il numero di servizi e il prezzo più basso. Il cliente ne apre una alla volta, e un ✓ segna la categoria che contiene un servizio scelto. I servizi senza categoria sono per ultimi sotto Altro; senza categorie, i servizi sono un unico elenco. Ogni servizio mostra la durata, il prezzo e, se ne hai scritta una, Mostra dettagli per la sua descrizione (vedi Servizi). Se c'è un solo servizio da prenotare, questo passo non c'è: la finestra si apre direttamente sugli orari di quel servizio, con il suo nome e la durata come titolo. Se lo offre un solo collaboratore, lì compaiono la sua foto, il nome e il prezzo, senza scelta.

- Quando tutti quelli che offrono il servizio applicano lo stesso prezzo, la stessa durata e lo stesso acconto, il servizio ha il proprio cerchio per selezionarlo. Una promozione appare come prezzo scontato con il prezzo normale barrato sotto. Senza Qualsiasi collaboratore, il passaggio dell'orario parte dal primo collaboratore nel tuo ordine, e il cliente può sceglierne un altro.

- Quando sono diversi, il servizio mostra «da» il prezzo più basso, e una promozione appare come «risparmi fino al» risparmio maggiore, in percentuale. La freccia apre una riga per ogni collaboratore, con foto, durata e prezzo, ognuna con il proprio cerchio. Scegliere un altro collaboratore per lo stesso servizio sostituisce la prima scelta. Un tocco in qualsiasi punto di una riga fa come il suo cerchio o la sua freccia: sul nome del servizio si aprono le righe del personale, sul nome di un membro dello staff lo si sceglie.

- Toccare il cerchio sceglie soltanto il servizio, e un ✓ lo riempie; toccato di nuovo, annulla la scelta. Una barra in basso mostra quanti servizi sono scelti e il loro totale («da» quando una promozione fa dipendere il prezzo dal giorno), e Scelga un orario porta avanti.

1. Scelga un orario. Un servizio scelto con il proprio cerchio ha in alto la scelta del collaboratore quando lo offre più di un collaboratore (Qualsiasi collaboratore per primo, quando è offerto, poi ogni collaboratore con la sua foto o le iniziali e il nome, come una fila di volti, ognuno con quando è libero quella settimana); un servizio scelto sulla riga di un collaboratore mantiene quel collaboratore. In una visita, ognuno di questi servizi ha la propria scelta, sotto il suo nome. Il cliente sceglie un giorno, poi uno dei suoi orari, mostrati nel fuso orario del tuo negozio. Un punto sotto un giorno indica che ha orari: un anello quando ne restano pochi, pieno quando sono di più; un giorno senza orari non si può scegliere, tranne un giorno pieno: indica il prossimo orario libero e offre una lista d'attesa (sotto). Gli orari non mostrano un prezzo: il prezzo dipende dal giorno, e il passaggio dei dati mostra il prezzo del giorno scelto. La freccia in alto torna all'elenco, con i servizi scelti conservati. Il cliente può andare avanti di una settimana oltre l'ultimo giorno prenotabile: quei giorni dicono che non sono ancora aperti e, con Apertura mensile, quando si apre il loro mese, per esempio «Le prenotazioni di novembre si aprono il 15 ottobre alle 09:00.» Scelto un orario, Continua passa ai dati. Sul telefono, uno scorrimento sugli orari passa al giorno successivo o precedente con orari, e uno scorrimento sui giorni alla settimana successiva o precedente.
2. I suoi dati. In alto c'è un riepilogo: un foglietto di calendario con il giorno, l'ora di inizio e di fine e la data, ogni servizio con la foto (o le iniziali) del collaboratore, la durata e il prezzo (più servizi stanno in una riga che il cliente può aprire) e Cambia per scegliere un altro orario. Con Qualsiasi collaboratore, mostra a chi andrebbe la prenotazione in questo momento. Sotto ci sono i campi: sempre Nome ed Email, più i dati che chiedi e le tue domande di prenotazione. I campi obbligatori sono segnati con . Un campo vuoto, un indirizzo email non valido o un numero di telefono con lettere viene evidenziato in rosso con il motivo sotto, e non si invia nulla finché non è corretto. Un cliente che ha effettuato l'accesso al tuo negozio vede nome, email e telefono già compilati, come una scheda con Modifica* quando non manca nulla di obbligatorio. Sotto i campi, Ricordami su questo dispositivo (non spuntato all'inizio) conserva nome, email e telefono nel browser del cliente dopo la prenotazione. La volta successiva, al posto dei campi compare una scheda Bentornato con i suoi dati, e Non sei tu? li dimentica e svuota i campi.
3. Conferma prenotazione. Il pulsante resta in fondo alla finestra, accanto al totale. La prenotazione è confermata subito, a meno che non si debba pagare prima qualcosa: un acconto o il pagamento completo per il servizio, o una penale per mancata presentazione non pagata. In quel caso il cliente va al checkout di Shopify, e la prenotazione è confermata appena paga. Quando è dovuto un acconto o il pagamento completo, la barra mostra il pagamento anticipato e il pulsante dice Paga. Se il cliente torna indietro dal checkout, la finestra di prenotazione si riapre sui suoi dati, e Paga riporta allo stesso checkout finché la prenotazione è trattenuta.
4. Grazie! La finestra dice se la prenotazione è confermata o in attesa di conferma, e mostra lo stesso riepilogo con il collaboratore effettivamente assegnato, il nome del tuo negozio e l'indirizzo inserito in Notifiche. Indicazioni, sotto l'indirizzo, lo apre in Google Maps. Sotto Aggiungi al calendario, Google e Outlook aprono un nuovo evento in quel calendario con la visita compilata, e Apple salva un file di calendario che il telefono o il computer del cliente apre nel suo calendario; Modifica o annulla la prenotazione apre la sua pagina della prenotazione. Con l'email di conferma attiva, la finestra indica l'indirizzo a cui è stata inviata: «Abbiamo inviato la conferma a …».

Sopra i passaggi, Servizio › Orario › Dati indica dove si trova il cliente. Mentre sceglie i servizi e un orario, su computer quanto scelto finora appare accanto ai passaggi: il nome e l'indirizzo del tuo negozio, poi ogni servizio con la foto (o le iniziali) del membro dello staff, il membro dello staff, la durata e il prezzo. Su telefono, la freccia nella barra in fondo all'elenco lo apre sopra la barra. Un passaggio già superato è un link per tornarci. Gli orari appaiono nel tuo Formato ora di Impostazioni → Calendario, per esempio 14:30 o 2:30 PM. Scelto un orario, mostra anche il giorno, l'orario e il Totale. Su computer resta accanto anche al passaggio dei dati, con Cambia per scegliere un altro orario, al posto del riepilogo in alto.

La freccia in alto nella finestra torna indietro di un passaggio. Chiudendo la finestra le scelte del cliente restano finché non lascia o ricarica la pagina; dopo una prenotazione confermata, il Prenota ora successivo riparte dall'elenco dei servizi.

L'email di conferma e la conferma nella finestra di prenotazione rimandano entrambe alla pagina della prenotazione del cliente, dove può vedere, spostare o annullare la prenotazione secondo le tue regole. Vedi Cancellazioni e spostamenti.

Quali orari vedono i clienti

Un orario di inizio viene offerto solo quando tutte queste condizioni lo permettono:

• il collaboratore lavora in quel momento: i suoi orari abituali, o gli orari propri di quella data, meno le chiusure e il tempo bloccato (vedi Staff e orari)
• l'intero servizio ci sta, compresi i suoi intervalli, senza toccare un'altra prenotazione o i suoi intervalli
• inizia dopo il Preavviso minimo del servizio (vedi Servizi)
• rientra nella finestra di prenotazione, cioè nel periodo in cui si può prenotare in anticipo
• cade sull'intervallo delle fasce orarie

Per esempio, con fasce di 15 minuti, un servizio di 60 minuti e un collaboratore che lavora 09:00–12:00 senza prenotazioni, i clienti vedono 09:00, 09:15, 09:30 e così via fino alle 11:00.

Un cliente non può prenotare un orario che si sovrappone a un'altra sua prenotazione.

Gli orari sono sempre nel fuso orario del tuo negozio, come nel checkout, nelle email e nel tuo calendario. Un cliente il cui telefono o computer è impostato su un altro fuso vede anche una riga sopra gli orari con il tuo, per esempio «Orari nel fuso orario di New York».

Regole di prenotazione nelle Impostazioni

Impostazioni → Regole di prenotazione mostra prima le impostazioni comuni:

• Disponibilità: Calendario aperto alle nuove prenotazioni. Disattivalo per sospendere le prenotazioni online, per esempio durante una vacanza, senza cambiare nient'altro. La finestra di prenotazione mostra allora che al momento non si accettano prenotazioni. La Finestra di prenotazione indica con quanto anticipo i clienti possono prenotare. In Come si apre, scegli uno dei due modi:

- Continua: un tempo fisso a partire da oggi, in giorni, settimane o mesi; all'inizio è 30 giorni. Vale per ogni prenotazione, comprese quelle create da te e dal tuo staff.

- Apertura mensile: un mese intero si apre tutto insieme, nel giorno e all'ora che scegli, per esempio il 15 alle 09:00. Mesi di anticipo indica quale mese: con 1, l'apertura del 15 ottobre apre novembre; con 2, dicembre. In un mese senza quel giorno, come il 31 a febbraio, si apre l'ultimo giorno del mese. Fino ad allora i clienti possono prenotare fino alla fine del mese precedente. Limita solo i clienti: tu e il tuo staff potete prenotare qualsiasi mese in qualsiasi momento, per esempio un cliente abituale in un mese non ancora aperto, così quell'orario è già occupato quando si apre. Sotto i campi vedi fino a quando i clienti possono prenotare ora e quando si apre il mese successivo. Spostare più avanti il giorno o l'ora può richiudere un mese fino ad allora; le prenotazioni già fatte restano.

• Sempre in Disponibilità: Offri «Avvisami quando si libera un orario» (attivo all'inizio), in un giorno pieno. Vedi Lista d'attesa nei giorni pieni (sotto).
• Dati del cliente: se la finestra di prenotazione chiede Telefono, Note e Numero di partecipanti, ciascuno Obbligatorio, Facoltativo o Non chiedere. Telefono parte come Obbligatorio, Note come Facoltativo e Numero di partecipanti come Non chiedere. Chiedere il numero di telefono aiuta il blocco a funzionare; vedi Bloccare i clienti. Offri «Ricordami su questo dispositivo» (attivo all'inizio) decide se i clienti vedono quella casella; se lo disattiva, i dati conservati prima vengono dimenticati alla successiva apertura della finestra di prenotazione. I dati restano nel browser del cliente e non vengono inviati da nessuna parte finché non prenota. Se lo lascia attivo, può aggiungere una riga all'informativa sulla privacy del negozio, per esempio: «Se spunti Ricordami su questo dispositivo quando prenoti, nome, email e telefono vengono conservati nel tuo browser per essere compilati la volta successiva. Non sei tu? li cancella.»
• Chiusure, con un proprio salvataggio. Vedi Staff e orari.

Apri Altre impostazioni per il resto:

• Fasce orarie e limiti: Intervallo delle fasce orarie, la distanza tra gli orari di inizio offerti (5, 10, 15, 20, 30 o 60 minuti; 15 all'inizio). Prenotazioni future max per cliente (vedi sotto).
• Scelta del collaboratore: «Qualsiasi collaboratore» (vedi sotto).
• Visite: più servizi in una visita (vedi sotto).
• Completamento delle prenotazioni: vedi Gestire le prenotazioni.
• Domande di prenotazione, con un proprio salvataggio (vedi sotto).

La sezione Altre impostazioni all'inizio è sempre chiusa, anche quando hai domande di prenotazione. Si apre da sola solo quando un suo campo non può essere salvato. È l'ultima scheda della sezione, con una riga che dice cosa contiene: toccala per aprirla, anche su un telefono, e toccala di nuovo per chiuderla. Salva salva insieme le impostazioni comuni e quelle di Altre impostazioni, anche quando la sezione è chiusa.

Lista d'attesa nei giorni pieni

Un giorno in cui un collaboratore lavora ma ogni orario è preso si può comunque scegliere. Lo dice, per esempio «Ona non ha orari liberi sabato», con il prossimo orario libero e un pulsante per andarci. Sotto, Avvisami quando si libera un orario apre un breve modulo: il servizio, il collaboratore e il giorno, quando andrebbe bene (Qualsiasi orario, Prima delle 12:00 o Dopo le 12:00) e l'email del cliente. Quando una prenotazione di quel giorno viene annullata, scade senza pagamento o viene spostata a un altro orario, tutti quelli in attesa per quel giorno a cui l'orario liberato va bene ricevono un'email con l'orario e Prenota questo orario, che apre la finestra di prenotazione su di esso. Lo ottiene chi prenota per primo; gli altri vedono cosa resta. Ogni richiesta riceve al massimo un'email e poi viene eliminata, o quando il giorno è passato. L'email è nella lingua in cui il cliente ha prenotato e parte dal tuo negozio come le altre tue email; il suo testo non si può modificare. Chi aspetta con Qualsiasi collaboratore viene avvisato di un orario con chiunque sia libero. Per non offrirlo più, togli la spunta a Offri «Avvisami quando si libera un orario» in Impostazioni → Regole di prenotazione → Disponibilità; un giorno pieno mostra comunque il prossimo orario libero.

Prenota la prossima visita

L'email di follow-up dopo una visita (vedi Notifiche) ha Prenota la prossima visita. Apre la finestra di prenotazione direttamente al passo dell'orario, con lo stesso servizio e collaboratore scelti e in alto Come l'ultima volta: il servizio e il collaboratore, e Cambia. Cambia mostra i volti dei collaboratori per sceglierne un altro, o torna ai servizi quando nessun altro lo offre. Se il servizio o il collaboratore non è più prenotabile, la finestra si apre senza di loro. Messaggio dopo: ore dopo nelle Notifiche stabilisce quando parte l'email.

Profili e recensioni dei collaboratori

Al passo dell'orario, un collaboratore con un profilo o recensioni visibili ha una «i» accanto al volto e, da tre recensioni visibili, la media sotto, per esempio ★ 4,9. La «i» apre il profilo: foto, nome, la riga sotto, la valutazione e il numero di recensioni, la presentazione, le specialità e le due recensioni più recenti (altre su richiesta), ognuna con il nome di chi l'ha scritta e quando; Scegli lo seleziona. I clienti valutano una visita con le cinque stelle dell'email di follow-up: una stella apre la loro pagina di prenotazione con quel voto, dove possono aggiungere un commento e inviarlo. Una recensione per prenotazione completata; possono modificarla finché non la mostri. Nella finestra di prenotazione non compare nulla finché non lo mostri nella pagina del collaboratore (vedi Team e orari). Quando i dati di un cliente vengono eliminati, spariscono anche le sue recensioni. Quando i collaboratori di un servizio si scelgono nell'elenco dei servizi (hanno prezzi diversi), la «i» e la valutazione sono accanto al loro nome.

Qualsiasi collaboratore

In Scelta del collaboratore, «Qualsiasi collaboratore» è Offerto o Non offerto — i clienti scelgono sempre un nome. Quando è offerto, un cliente può lasciare a te la scelta, ma solo per un servizio per cui tutti quelli che lo offrono applicano quel giorno lo stesso prezzo, la stessa durata e lo stesso acconto. Quando una persona ha quel giorno un prezzo proprio o una promozione, i clienti scelgono per nome. Con un solo collaboratore attivo, le Impostazioni non mostrano questa scelta: non ci sono persone tra cui scegliere.

Se più collaboratori sono liberi, assegna a decide chi riceve la prenotazione:

• Il meno impegnato quel giorno: chi ha meno minuti prenotati quel giorno.
• Il primo libero nell'ordine dello staff: vedi Ordine dello staff nella pagina Staff.

A parità vince sempre chi viene prima nell'ordine dello staff. Il cliente vede chi è stato assegnato prima di confermare.

Visite: più servizi insieme

In Visite, Consenti ai clienti di prenotare più servizi in una visita è attivo all'inizio, con fino a 2 servizi; puoi consentirne fino a 5. Il cliente tocca il cerchio di ogni servizio che vuole, poi Scelga un orario. Al tuo massimo, gli altri servizi non si possono selezionare e la barra lo dice; con le visite disattivate, scegliere un altro servizio sostituisce il primo. Per cambiare la visita, il cliente torna all'elenco e seleziona o deseleziona i servizi. I servizi vengono prenotati uno dopo l'altro nell'ordine scelto dal cliente, ognuno con il proprio collaboratore, quindi il cliente sceglie solo l'orario di inizio. Un collaboratore che svolge due servizi di seguito non ha bisogno di un intervallo tra i due. Il cliente paga una volta e riceve un'unica email di conferma.

Per esempio, un taglio di 45 minuti con Amy alle 10:00 seguito da un colore di 120 minuti con Ben fa iniziare il colore alle 10:45.

Dopo, ogni prenotazione della visita è indipendente: il cliente le annulla o le sposta una alla volta, e annullarne una non sposta mai le altre. Se il pagamento della visita non viene effettuato in tempo, tutte le sue prenotazioni vengono annullate insieme. Vedi Acconti e pagamenti.

Prenotazioni future max per cliente

Prenotazioni future max per cliente limita quante prenotazioni ancora da svolgere un cliente può avere contemporaneamente quando prenota online: 1, 2, 3, 5 o Illimitate (il valore iniziale). Le prenotazioni in attesa di pagamento contano; una visita conta una volta. Il cliente viene riconosciuto tramite email o telefono, come per il blocco. A un cliente che ha raggiunto il limite viene detto quante prenotazioni future ha già e gli viene chiesto di contattare il negozio.

Gli spostamenti non contano mai nel limite, e il limite non vale mai per le prenotazioni create da te o dal tuo staff.

Domande di prenotazione

In Altre impostazioni, Domande di prenotazione aggiunge le tue domande a I suoi dati, dopo i campi predefiniti. Scegli Aggiungi domanda e imposta:

• Domanda, e un Testo di aiuto facoltativo sotto. I clienti li vedono esattamente come li scrivi, in ogni lingua.
• Risposta: Una riga, Più righe, Una delle tue opzioni o Una spunta.
• Obbligatoria: i clienti non possono prenotare senza rispondere.
• Chiedila per: Tutti i servizi o Solo alcuni servizi.

Puoi avere fino a 10 domande e riordinarle. Le risposte compaiono sulla prenotazione. Riformulare o eliminare una domanda in seguito non cambia mai ciò che una prenotazione già fatta indica come domanda posta. Le domande vengono poste solo online, mai nella tua finestra Aggiungi prenotazione.