Mancate presentazioni e debiti

Configurazione

Apri Impostazioni → Cancellazioni e mancate presentazioni.

• Mancate presentazioni → Penale per mancata presentazione: Importo fisso o Percentuale del prezzo del servizio, e l'importo. Una percentuale si calcola sul prezzo a cui è stata fatta la prenotazione.
• Altre impostazioni → Debito per mancata presentazione → Attiva il debito per mancata presentazione: attiva i debiti. I nuovi negozi partono con questa opzione disattivata e con una penale di 0.

La schermata Proteggiti dalle mancate presentazioni della guida alla configurazione imposta la stessa penale per tutti i servizi, e attiva il debito per mancata presentazione quando la penale è superiore a 0, lo disattiva quando è 0. Vedi Primi passi.

Non viene mai registrato un debito quando il debito per mancata presentazione è disattivato, o quando la penale risulta 0. Puoi comunque segnare le mancate presentazioni; contano nelle tue statistiche e nella scheda del cliente.

Segnare una mancata presentazione

Apri la prenotazione e scegli Segna mancata presentazione, oppure usa Mancata presentazione sulla riga della prenotazione nell'elenco del calendario. Lo staff può farlo nel portale staff, che mostra prima la penale: «Al cliente sarà addebitata una penale per mancata presentazione di …». Una mancata presentazione non si può annullare.

Puoi segnare una prenotazione che è ancora Confermata una volta passato l'orario di inizio: prima, il cliente non l'ha ancora mancata, quindi l'opzione non compare. Una prenotazione completata automaticamente può ancora essere segnata come mancata presentazione per 7 giorni dopo. Vedi Gestire le prenotazioni.

Come si calcola il debito

1. La penale è la tua penale per mancata presentazione: un importo fisso, o la percentuale del prezzo della prenotazione.
2. Un acconto o pagamento che il cliente ha versato per quella prenotazione viene trattenuto e detratto dalla penale, così non perde mai l'acconto e deve anche l'intera penale.
3. Ciò che resta è il debito. Quando l'acconto copre l'intera penale, non c'è debito.

Esempio pratico. Un servizio da €60 richiede un acconto del 20%, quindi il cliente ha pagato €12 online. La tua penale per mancata presentazione è il 50% del prezzo.

• Penale: 50% di €60 = €30.
• L'acconto di €12 viene trattenuto e detratto: €30 − €12 = €18.
• Il cliente ha un debito di €18.

Con Pagamento completo richiesto sullo stesso servizio, il cliente ha pagato €60. La penale di €30 è interamente coperta, i €60 vengono trattenuti e non c'è debito. Con una penale fissa di €20 e nessun acconto, il debito è di €20.

Come lo paga il cliente

Un cliente con un debito mostra un badge come «Debito €18» in Clienti, e la sua pagina indica che deve pagare in anticipo alla prossima prenotazione. Per vedere tutti quelli che devono una penale, scegli Con debito sopra l'elenco Clienti.

La prossima volta che prenota online, viene riconosciuto dalla sua email o dal numero di telefono (o dal suo account, se ha effettuato l'accesso al tuo negozio). La prenotazione attende allora il pagamento, e lui va al checkout di Shopify con una riga Saldo da pagare per tutto ciò che deve, più l'acconto del servizio se ne richiede uno. Succede anche per un servizio che non richiede pagamento. Appena paga, la prenotazione è confermata e il debito risulta Saldato, pagato con quella prenotazione. La riga dice a cosa si riferisce il debito, ad esempio «Saldo da pagare — appuntamento mancato il 20 ott». Nella finestra della prenotazione nel calendario, il riquadro del pagamento indica quale vecchio debito il pagamento di quella prenotazione incassa o ha incassato.

Con i debiti per mancata presentazione attivi, ogni cliente legge «Hai già saltato un appuntamento qui? Eventuali penali per mancata presentazione non pagate vengono aggiunte a questo pagamento.» nel passaggio dei suoi dati, così la penale non arriva mai a sorpresa. È la stessa frase per tutti: il modulo di prenotazione non mostra mai chi ha un debito.

Se non paga prima della scadenza del blocco, la prenotazione viene annullata e il debito resta da pagare. Vedi Acconti e pagamenti.

Quando tu o il tuo staff prenotate per un cliente che ha un debito, il modulo indica quanto deve. La prenotazione attende quel pagamento; inviagli il link di pagamento.

Rimborsare l'acconto di una prenotazione successiva non rimborsa mai un debito pagato nello stesso checkout.

Condonare un debito o segnarlo come pagato

Nella pagina del cliente, in Debiti, o sulla prenotazione. Ogni debito nella pagina del cliente apre la prenotazione da cui deriva. Riporta il giorno di quella prenotazione, come la riga del checkout, anche se l'hai segnato più tardi.

• Condona la penale chiede un motivo e una conferma con Condona la penale. Il debito diventa Condonato e non deve più essere pagato. Non si può annullare.
• Segna come pagato è per un debito pagato a te di persona, per esempio in contanti. Il debito diventa Saldato.

Se il debito era già nel checkout di una prenotazione in attesa di pagamento, quella prenotazione si aggiorna subito: se non resta nient'altro da pagare, viene confermata; altrimenti il cliente riceve un nuovo link di pagamento per ciò che resta.

Visite

Un cliente con un debito che prenota più servizi in una visita lo paga una volta, come un'unica riga Saldo da pagare nel checkout della visita.

Una mancata presentazione si segna per prenotazione, non per visita. La penale di ogni prenotazione deriva dal suo prezzo, meno la sua quota dell'acconto. Per esempio, se una visita comprendeva una manicure da €40 con un acconto di €8 e una pedicure da €30 con un acconto di €6, e il cliente ha saltato solo la pedicure, una penale del 50% dà un debito di €15 − €6 = €9; la manicure non è interessata.

Cancellazioni tardive

Con Dopo impostato su Il cliente può annullare, con addebito della penale per mancata presentazione in Cancellazioni, a un cliente che annulla dopo il tuo termine di cancellazione viene addebitata la stessa penale, calcolata allo stesso modo, con l'eventuale acconto detratto. La prenotazione è Annullata, non una mancata presentazione, e il debito riporta Cancellazione tardiva. Questa scelta richiede il debito per mancata presentazione attivo.

Le impostazioni non salvano una cancellazione tardiva con addebito della penale mentre il debito per mancata presentazione è disattivato: scegli prima un'altra opzione in Dopo. Salvare la guida alla configurazione senza penale la cambia per te in Il cliente deve contattarti. Vedi Cancellazioni e spostamenti.

Blocco

Un debito non blocca un cliente: può prenotare di nuovo una volta che l'ha pagato. Per impedire del tutto a un cliente di prenotare online, bloccalo. Vedi Bloccare i clienti.