Zaliczki i płatności

Trzy opcje płatności

Ustaw Płatność dla każdej usługi (otwórz usługę, a potem Edytuj w karcie Ogólne):

• Płatność niewymagana: nic nie jest płacone online; klient płaci na wizycie.
• Wymagana zaliczka: Stała kwota lub Procent ceny teraz, reszta na wizycie.
• Wymagana pełna płatność: cała cena online.

Pracownik może mieć własną opcję płatności dla usługi – w oknie cen usługi lub w sekcji Moje ceny w portalu pracownika. Zobacz Usługi.

Ustawienia → Płatności ustawiają Domyślna zaliczka: od jakiej zaliczki zaczyna nowa usługa, gdy wybierzesz Wymagana zaliczka. Jej zmiana nie zmienia usług, które już mają zaliczkę.

Na przykład usługa za 60 € z zaliczką 20% wymaga 12 € online. Pozostałe 48 € klient płaci na wizycie: karta Płatność rezerwacji pokazuje Zaliczka opłacona: 12,00 € i Do zapłaty na wizycie: 48,00 €. Stała zaliczka 15 € przy tej samej usłudze wymaga 15 €.

Przed zapłatą klient widzi, co stanie się z pieniędzmi, jeśli odwoła rezerwację, w brzmieniu zależnym od Twoich ustawień, np.: „12,00 € – zaliczka. Zwracana, jeśli odwołasz co najmniej 24 godziny wcześniej. Później bez zwrotu.” Zobacz Odwołania i zmiana terminu.

Jak klient płaci

Gdy rezerwacja wymaga płatności, przycisk Potwierdź rezerwację w widżecie przenosi klienta prosto do kasy Shopify. Rezerwacja czeka ze statusem Oczekuje na zaliczkę, a jej termin jest dla klienta zablokowany. Po zapłacie rezerwacja jest Potwierdzona i wysyłane są e-maile z potwierdzeniem.

W kasie może też pojawić się pozycja Zaległa płatność: nieopłacona opłata za niestawiennictwo, którą klient jest winien za wcześniejszą rezerwację. Klient z zaległością płaci ją w ten sposób nawet przy usłudze, która nie wymaga płatności. Zobacz Nieobecności i zaległości.

Za wizytę płaci się raz, w jednej kasie, z jedną pozycją na każdą usługę wymagającą płatności. Przed zapłatą klient widzi jedno zdanie dla całej wizyty, z łączną kwotą.

Blokada do czasu płatności

Gdy rezerwacja czeka na płatność, jej termin jest zablokowany, aby nikt inny nie mógł go zarezerwować. Gdy blokada wygaśnie bez zapłaty, rezerwacja jest odwoływana, termin zwalniany, a klient dostaje e-mail Zaliczka nieopłacona na czas, jeśli jest włączony.

• Rezerwacje dokonane w Twoim sklepie są blokowane na czas ustawiony w Blokada do czasu płatności w Ustawienia → Płatności → Więcej ustawień: 10, 15, 30 lub 60 minut, na start 15. Klient płaci podczas tej samej wizyty w Twoim sklepie, więc krótka blokada wystarcza.
• Rezerwacje dokonane przez Ciebie lub Twoich pracowników są blokowane na 24 godziny, ale nigdy dłużej niż do rozpoczęcia rezerwacji, bo klient otwiera link do płatności później.

Blokada rezerwacji dokonanej w Twoim sklepie liczy się od jej dokonania. Blokada rezerwacji utworzonej przez Ciebie lub pracowników liczy się od pierwszego wysłanego linku do płatności, a bez linku od utworzenia. Ponowne wysłanie linku tylko przypomina klientowi: nigdy nie wydłuża blokady. Nieopłacona wizyta jest odwoływana w całości, łącznie z usługami, które nie wymagają płatności.

Na przykład przy 15-minutowej blokadzie rezerwacja dokonana w Twoim sklepie o 10:00 i wciąż nieopłacona zostaje zwolniona krótko po 10:15.

Jeśli klient wróci z kasy i zacznie zmieniać termin lub usługi, blokada kończy się od razu: termin znów jest wolny, także dla niego, i żaden e-mail nie jest wysyłany.

Rezerwacje dokonane przez Ciebie lub Twoich pracowników

Gdy wybierzesz Dodaj rezerwację w kalendarzu albo pracownik utworzy Nowa rezerwacja w portalu pracownika dla usługi wymagającej płatności, rezerwacja czeka na płatność. Przycisk nazywa się wtedy Utwórz i wyślij link do płatności, zarówno w panelu administracyjnym, jak i w portalu pracownika, a link do płatności wychodzi od razu po utworzeniu rezerwacji. Jeśli nie da się go wysłać, rezerwacja zostaje: wyślij go później przyciskiem Wyślij link do płatności przy rezerwacji. Klient dostaje e-mail z prośbą o zapłatę zaliczki w kasie Shopify. Jeśli klient otworzy link, gdy rezerwacja już nie czeka na płatność, zobaczy zamiast tego stronę swojej rezerwacji z informacją, że termin nie jest już zarezerwowany, i przyciskiem Zarezerwuj ponownie.

Jeśli przeniesiesz rezerwację, która wciąż czeka na płatność, jej kasa pokaże nową godzinę i nowego pracownika. Wysłany już link do płatności nadal działa i otwiera zaktualizowaną kasę, więc nie trzeba niczego wysyłać ponownie.

Klient, który jest winien opłatę za wcześniejsze niestawiennictwo, płaci także ją. Formularz pokazuje, ile jest winien, a rezerwacja czeka na tę płatność, nawet przy usłudze bez zaliczki.

Rezerwacja czekająca na płatność potrzebuje adresu e-mail, na który można wysłać płatność. Jeśli adres w profilu klienta nie jest prawdziwy, formularz o tym informuje i rezerwacja nie powstaje: popraw go w profilu klienta i spróbuj ponownie. Przy dodawaniu lub edycji klienta e-mail także musi być prawdziwym adresem.

Zwroty

Zwracana jest zawsze tylko płatność za tę jedną rezerwację, nigdy zaległość opłacona w tej samej kasie.

• Odwołujesz Ty lub Twoi pracownicy: okno odwołania ma pole zwrotu, np. Zwróć klientowi zaliczkę 12 €, na start zaznaczone. Odznacz je, aby zatrzymać pieniądze; możesz dodać notatkę, zapisywaną w notatkach klienta.
• Klient odwołuje w terminie, w Twoim oknie odwołań: pieniądze są zwracane lub zatrzymywane zgodnie z ustawieniem Gdy klient odwoła w terminie w Ustawienia → Odwołania i nieobecności → Więcej ustawień. Na start jest to Zwróć zaliczkę lub płatność.
• Klient odwołuje za późno lub się nie pojawia: pieniądze są zawsze zatrzymywane i odejmowane od opłaty za niestawiennictwo za tę rezerwację. Zobacz Nieobecności i zaległości.
• Zamknięcie salonu odwołuje rezerwacje: każda zaliczka jest zwracana.

Zwroty wracają przez Shopify tą samą metodą, którą klient zapłacił. Klient dowiaduje się o tym z e-maila Rezervito o anulowaniu; Shopify nie wysyła własnego e-maila o zwrocie. Jeśli Shopify nie może dokonać zwrotu, rezerwacja pokazuje Zwrot nie powiódł się, a na e-mail powiadomień sklepu przychodzi wiadomość. Wybierz Spróbuj ponownie albo zwróć pieniądze sam w Shopify (Otwórz zamówienie w Shopify), a potem wybierz Oznacz jako zwróconą. Po zwrocie karta Płatność pokazuje Zaliczka zwrócona, a w Aktywność pojawia się wiersz o zwrocie.

Gdy rezerwacja zostaje zrealizowana, jej zaliczka lub płatność jest zaliczana na poczet ceny.