Nieobecności i zaległości

Konfiguracja

Otwórz Ustawienia → Odwołania i nieobecności.

• Nieobecności → Opłata za nieobecność: Stała kwota lub Procent ceny usługi oraz wartość. Procent liczony jest od ceny, po jakiej dokonano rezerwacji.
• Więcej ustawień → Zaległość za nieobecność → Włącz zaległości za nieobecność: włącza zaległości. Nowe sklepy zaczynają z wyłączoną opcją i opłatą 0.

Ekran przewodnika konfiguracji Ochrona przed niestawiennictwem ustawia tę samą opłatę dla wszystkich usług i włącza zaległości za nieobecność, gdy opłata jest większa niż 0, a wyłącza, gdy wynosi 0. Zobacz Pierwsze kroki.

Zaległość nigdy nie jest zapisywana, gdy zaległości za nieobecność są wyłączone lub gdy opłata wychodzi 0. Nadal możesz wtedy oznaczać nieobecności; liczą się w statystykach i w rekordzie klienta.

Oznaczanie nieobecności

Otwórz rezerwację i wybierz Oznacz nieobecność albo użyj Nieobecność w wierszu rezerwacji na liście kalendarza. Pracownicy mogą to zrobić w portalu pracownika, który najpierw pokazuje opłatę: „Klient zostanie obciążony opłatą za niestawienie się w wysokości …”. Nieobecności nie można cofnąć.

Możesz oznaczyć rezerwację, która jest nadal Potwierdzona, gdy minie jej godzina rozpoczęcia: wcześniej klient jeszcze jej nie opuścił, więc ta opcja się nie pojawia. Rezerwację zrealizowaną automatycznie można jeszcze przez 7 dni oznaczyć jako nieobecność. Zobacz Zarządzanie rezerwacjami.

Jak wyliczana jest zaległość

1. Opłata to Twoja opłata za nieobecność: stała kwota lub procent ceny rezerwacji.
2. Zaliczka lub płatność klienta za tę rezerwację jest zatrzymywana i odejmowana od opłaty, więc klient nigdy nie traci zaliczki i jednocześnie nie jest winien całej opłaty.
3. To, co zostaje, jest zaległością. Gdy zaliczka pokrywa całą opłatę, zaległości nie ma.

Przykład. Usługa za 60 € wymaga zaliczki 20%, więc klient zapłacił online 12 €. Twoja opłata za nieobecność to 50% ceny.

• Opłata: 50% z 60 € = 30 €.
• Zaliczka 12 € jest zatrzymywana i odejmowana: 30 € − 12 € = 18 €.
• Klient ma zaległość 18 €.

Przy Wymagana pełna płatność dla tej samej usługi klient zapłacił 60 €. Opłata 30 € jest w pełni pokryta, 60 € zostaje zatrzymane i nie ma zaległości. Przy stałej opłacie 20 € i braku zaliczki zaległość wynosi 20 €.

Jak klient ją płaci

Klient z zaległością ma w Klientach oznaczenie, np. „Zaległość 18 €”, a jego strona informuje, że przy następnej rezerwacji musi zapłacić z góry. Aby zobaczyć wszystkich, którzy są winni opłatę, wybierz Z zaległością nad listą Klienci.

Gdy następnym razem rezerwuje online, jest rozpoznawany po e-mailu lub numerze telefonu (albo po koncie, jeśli jest zalogowany w Twoim sklepie). Rezerwacja czeka wtedy na płatność, a klient przechodzi do kasy Shopify z pozycją Zaległa płatność za wszystko, co jest winien, plus zaliczką za usługę, jeśli jest wymagana. Dzieje się tak nawet przy usłudze, która nie wymaga płatności. Po zapłacie rezerwacja jest potwierdzana, a zaległość ma status Opłacona, opłacona z tą rezerwacją. Pozycja mówi, czego dotyczy zaległość, na przykład „Zaległa płatność — nieobecność na wizycie 20 paź”. W oknie rezerwacji w kalendarzu panel płatności podaje, którą starą zaległość pobiera lub pobrała płatność za tę rezerwację.

Gdy zaległości za nieobecność są włączone, każdy klient widzi w kroku z danymi zdanie „Nieobecność na wcześniejszej wizycie? Nieopłacona opłata za nieobecność zostanie doliczona do tej płatności.”, więc opłata nigdy nie jest zaskoczeniem. To samo zdanie widzą wszyscy: formularz rezerwacji nigdy nie pokazuje, kto ma zaległość.

Jeśli klient nie zapłaci przed końcem blokady terminu, rezerwacja jest odwoływana, a zaległość pozostaje nieopłacona. Zobacz Zaliczki i płatności.

Gdy Ty lub Twoi pracownicy rezerwujecie dla klienta z zaległością, formularz pokazuje, ile jest winien. Rezerwacja czeka na tę płatność; wyślij mu link do płatności.

Zwrot zaliczki za późniejszą rezerwację nigdy nie zwraca zaległości opłaconej w tej samej kasie.

Anulowanie zaległości lub oznaczenie jej jako opłaconej

Na stronie klienta, w sekcji Zaległości, lub przy rezerwacji. Każda zaległość na stronie klienta otwiera rezerwację, z której pochodzi. Ma datę tej rezerwacji, tak jak pozycja w kasie, nawet gdy oznaczysz ją później.

• Anuluj opłatę prosi o powód i ponowne potwierdzenie przyciskiem Anuluj opłatę. Zaległość otrzymuje status Anulowana i nie trzeba jej już płacić. Tego nie można cofnąć.
• Oznacz jako opłaconą służy do zaległości zapłaconej Ci osobiście, np. gotówką. Zaległość otrzymuje status Opłacona.

Jeśli zaległość była już w kasie rezerwacji oczekującej na płatność, ta rezerwacja od razu się aktualizuje: gdy nie zostało nic do zapłaty, jest potwierdzana; w przeciwnym razie klient dostaje nowy link do płatności za resztę.

Wizyty

Klient z zaległością, który rezerwuje kilka usług podczas jednej wizyty, płaci ją raz, jako jedną pozycję Zaległa płatność w kasie wizyty.

Nieobecność oznacza się dla każdej rezerwacji, a nie dla wizyty. Opłata za każdą rezerwację wynika z jej ceny, minus jej część zaliczki. Na przykład jeśli wizyta obejmowała manicure za 40 € z zaliczką 8 € i pedicure za 30 € z zaliczką 6 €, a klient opuścił tylko pedicure, opłata 50% daje zaległość 15 € − 6 € = 9 €; manicure nie jest objęty.

Późne odwołania

Gdy w Odwołania opcja Później jest ustawiona na Klient może odwołać, z opłatą za nieobecność, klient odwołujący po Twoim terminie odwołań jest obciążany tą samą opłatą, wyliczaną w ten sam sposób, z odjęciem zaliczki. Rezerwacja ma status Anulowana, a nie nieobecność, a zaległość jest oznaczona jako Późne odwołanie. Ta opcja wymaga włączonych zaległości za nieobecność.

Ustawienia nie zapiszą późnego odwołania z opłatą, gdy zaległości za nieobecność są wyłączone: najpierw wybierz inną opcję Później. Zapisanie przewodnika konfiguracji bez opłaty zmienia ją za Ciebie na Klient musi się z Tobą skontaktować. Zobacz Odwołania i zmiana terminu.

Blokowanie

Zaległość nie blokuje klienta: po jej zapłaceniu może znów rezerwować. Aby klient w ogóle nie mógł rezerwować online, zablokuj go. Zobacz Blokowanie klientów.