Zarządzanie rezerwacjami

Kalendarz

• Dzień, Tydzień i Miesiąc wybierają okres; Kalendarz i Lista wybierają między siatką czasu a listą. Zmiana okresu zachowuje dzień: dzień rozwinięty w widoku Tydzień otwiera się w widoku Dzień, a po przejściu do innego miesiąca Tydzień pokazuje jego tydzień.
• Na komputerze strzałki przechodzą do poprzedniego lub następnego dnia, tygodnia lub miesiąca, a daty między nimi otwierają wybór daty; przesunięcie dwoma palcami w bok po gładziku działa jak strzałki. Na telefonie nie ma strzałek: przesuń kalendarz w bok i dotknij tytułu u góry dnia, tygodnia lub miesiąca, aby wybrać datę w tym samym widoku. Tam, gdzie część kalendarza przewija się w bok, najpierw przewija się do końca. W widoku Tydzień wybór daty zaznacza i wybiera cały tydzień. W widoku Miesiąc pokazuje do wyboru dwanaście miesięcy roku.
• Pracownik pokazuje wszystkich lub jednego pracownika. Pojawia się, gdy masz więcej niż jednego. Status filtruje listę według statusu rezerwacji. Na telefonie są pod przyciskiem filtra na lewo od Dzień: przy jednym pracowniku od razu otwiera statusy, przy kilku okno Filtry. Kropka na przycisku oznacza, że filtr jest włączony.
• Dodaj rezerwację otwiera nową rezerwację. Eksportuj CSV pobiera widoczne rezerwacje, z Twoimi filtrami, jako plik arkusza kalkulacyjnego.

Na telefonie Tydzień pokazuje dni tygodnia obok siebie, z godzinami po lewej. Dni, w które nikt z widocznych nie pracuje — dzień wolny, święto, dzień oznaczony jako Nie pracuje lub zablokowany na cały dzień — są pomijane, jeśli nie ma w nich rezerwacji, więc firma czynna od poniedziałku do piątku widzi pięć szerszych dni. Jeśli w tym tygodniu nikt z widocznych nie pracuje, widać wszystkie siedem dni. Jeden dzień jest szerszy: ten, na którym jesteś; po przejściu do innego tygodnia dzisiejszy, jeśli ten tydzień go obejmuje (jak po dotknięciu Dziś), inaczej jego pierwszy dzień. Jeśli ten dzień jest pominięty, szerszy staje się najbliższy widoczny dzień tygodnia, w miarę możliwości późniejszy. Jego rezerwacje pokazują imię i nazwisko klienta oraz usługę, pozostałe dni – imię. Dotknij innego dnia, aby go poszerzyć. W szerszym dniu dotknij rezerwacji, aby ją otworzyć, albo wolnego czasu, aby dodać tam rezerwację. Gdy Pracownik jest ustawiony na jedną osobę, widzisz jej rezerwacje, a czas, w którym nie pracuje, jest zacieniony. Przy Wszyscy pracownicy widzisz rezerwacje wszystkich obok siebie, każdą z krawędzią w kolorze jej pracownika, a zacieniony jest tylko czas, w którym nikt nie pracuje. Na komputerze Tydzień także zacienia czas, w którym ta osoba nie pracuje, dopóki widać jednego pracownika. Tydzień w portalu pracownika zawsze pokazuje jedną osobę. Gdy wrócisz do tygodnia, w którym był poszerzony inny dzień, ten dzień znów jest szerszy. Przy jednym pracowniku rezerwacje nie mają kolorowej krawędzi.

Każda rezerwacja pokazuje swój status:

Kolor to nie jedyny znak: na komputerze każdy status poza Potwierdzona ma mały znak przed godziną rezerwacji — ptaszek dla Zrealizowana, zegar dla Oczekuje na zaliczkę, przekreśloną osobę dla Nieobecność, przekreślone kółko dla Anulowana — a legenda pod kalendarzem pokazuje kolor i znak każdego statusu. Na komputerze rezerwacja krótsza niż godzina w widokach Dzień i Tydzień mieści się w jednym wierszu: godzina rozpoczęcia, klient i usługa, ucięte „…”, gdy brakuje miejsca.

Pracownik, którego dezaktywujesz, zachowuje swoje rezerwacje: zostają w kalendarzu, a klienci i tak przychodzą. W widoku Dzień ma kolumnę oznaczoną Nieaktywny w dniu, w którym ma rezerwacje, a Pracownik pokazuje go jako „(nieaktywny)”, dopóki ma rezerwacje w widocznym okresie lub przed sobą. Przenieś te rezerwacje do kogoś innego albo je anuluj; nie można dodać z nim nowej rezerwacji.

Wybierz, jak otwiera się kalendarz, w Ustawienia → Kalendarz: Widok domyślny na komputerze i na telefonie (Tydzień, dopóki nie wybierzesz innego) oraz Format daty i Format godziny. Otwórz tam Więcej ustawień, gdzie znajdziesz Godziny kalendarza (zakres pokazywany w siatce dnia i tygodnia: Automatycznie według godzin pracy pracowników lub Własne), Tydzień zaczyna się w (pierwszy dzień każdego tygodnia pokazywanego w kalendarzu) i Anulowane rezerwacje (pokazane lub ukryte w kalendarzu). Zmieniają one tylko to, co widzisz, nigdy to, kiedy klienci mogą rezerwować. Format godziny określa też, jak godziny wyglądają w oknie rezerwacji, w e-mailach do klientów, w pozycji kasy Shopify i w sekcji Aktywność rezerwacji.

Dodawanie rezerwacji

Wybierz Dodaj rezerwację, a potem pracownika, usługę, klienta i wolny termin. Możesz rezerwować terminy w ramach minimalnego wyprzedzenia usługi, czego klienci nie mogą, ale przy okresie rezerwacji Kroczące nie poza jego końcem. Przy Co miesiąc możesz rezerwować dowolny miesiąc, także taki, który dla klientów jeszcze się nie otworzył. Pytania przy rezerwacji nie są tu zadawane. Gdy aktywny jest tylko jeden pracownik, nie ma pola pracownika: rezerwacja trafia do niego. Na telefonie pola są jedno pod drugim. Po jej utworzeniu kalendarz pokazuje jej dzień w widoku, w którym byłeś.

Klient to wyszukiwarka: wpisz co najmniej dwa znaki imienia, e-maila lub numeru telefonu i wybierz klienta z listy pod polem. Nikt nie jest wybierany za Ciebie, a Utwórz rezerwację czeka, aż wybierzesz klienta i termin. Zmień wraca do wyszukiwania. Dla nowej osoby wpisz jej imię, wybierz Nowy klient, ostatni wiersz listy, i wpisz imię i nazwisko, e-mail oraz telefon: to, czego szukałeś, jest już wpisane. Klient zapisuje się razem z rezerwacją. Jeśli ten e-mail lub telefon już jest w bazie, rezerwacja trafia do tego klienta, a jego dane się nie zmieniają.

Dla usługi wymagającej płatności klient płaci z góry. Klient z zaległą opłatą za nieobecność zawsze musi ją najpierw zapłacić. Zanim utworzysz taką rezerwację, okno mówi o tym pod polem Usługa albo pod klientem, jeśli ma zaległą opłatę; przycisk nazywa się Utwórz i wyślij link do płatności, a klient dostaje link do płatności e-mailem od razu po utworzeniu rezerwacji (jeśli nie da się go wysłać, użyj Wyślij link do płatności w rezerwacji). Dla zablokowanego klienta nadal można tu zarezerwować; okno Cię ostrzega. Zobacz Zaliczki i płatności.

Otwieranie rezerwacji

Każda rezerwacja ma numer rezerwacji, np. #1042, liczony od #1001 dla Twojego sklepu. Rezerwacje, które klient zrobił razem jako jedną wizytę, mają wspólny numer. Widać go obok imienia klienta w oknie i na stronie rezerwacji, na Liście kalendarza, w Twoich e-mailach, na stronie rezerwacji klienta i w portalu pracownika, aby klient mógł go podać, dzwoniąc. Po przełożeniu rezerwacja zachowuje swój numer. Na stronie rezerwacji numer jest jej tytułem: Rezerwacja #1042.

Wybierz rezerwację, aby zobaczyć jej klienta, termin, cenę, płatność, odpowiedzi klienta na Twoje pytania przy rezerwacji, notatki i jej Aktywność: wszystko, co się z nią działo, np. płatności, wysłane przypomnienia i zmiany terminu. W kalendarzu otwiera się najpierw w oknie: godzina i data, klient z telefonem i e-mailem (dotknij, aby zadzwonić lub napisać), usługa oraz płatność w kolorowym panelu: najpierw to, co zostało do zapłaty na wizycie, pod spodem cena i ewentualna zaliczka. Dopóki rezerwacja czeka na płatność, panel pokazuje najpierw, na co czeka: Oczekuje na zaliczkę: 12,00 € albo Oczekuje na płatność: …, gdy klient ma zapłacić całą cenę lub dług. Niebieski oznacza, że na wizycie trzeba jeszcze pobrać pieniądze, zielony – że zaliczka lub cała cena jest zapłacona, pomarańczowy – że rezerwacja wciąż czeka na płatność, szary – zwrot albo brak czegokolwiek do pobrania, a czerwony – nieudany zwrot. Notatki o kliencie są na stronie rezerwacji i klienta. Stamtąd:

• Zmień termin: wybierz nową godzinę lub pracownika. Otwiera się na pierwszym tygodniu z wolnym terminem. Godziny widać tydzień po tygodniu, od dnia wybranego w Tydzień zaczyna się w do końca tego tygodnia; dni, które minęły, nie mają godzin. Gdy tylko wybierzesz godzinę, Będzie pod Obecnie pokazuje nową datę, godzinę i pracownika. W oknie kalendarza potem to potwierdzasz: obecny termin nad nowym, a Zmień termin go przenosi i zamyka okno. W kalendarzu zmiana terminu i jej potwierdzenie otwierają się w samym oknie rezerwacji. Klient zawsze dostaje powiadomienie e-mailem. Jeśli nie ma nikogo innego, komu można ją przekazać, zmienić można tylko termin. Na komputerze możesz też przeciągnąć rezerwację w siatce Dzień lub Tydzień kalendarza; podczas przeciągania przerywana ramka pokazuje, gdzie by trafiła. W widoku Dzień upuść ją na nową godzinę lub w kolumnie innego pracownika; w widoku Tydzień na nową godzinę lub inny dzień, a zostaje u tego samego pracownika. W widoku Tydzień podczas przeciągania godziny, w których pracownik nie może jej przyjąć, są zakreskowane, a ramka nad nimi robi się czerwona: tam nie da się jej upuścić. Po upuszczeniu najpierw pojawia się pytanie Przenieść rezerwację?: Obecnie nad Będzie; to, co się zmienia — dzień, godzina, pracownik — jest wyróżnione w karcie Będzie. Przenieś rezerwację ją przenosi, Anuluj zostawia tam, gdzie była. W widoku Dzień godzina, której pracownik nie może przyjąć, niczego nie zmienia, a kalendarz mówi dlaczego. Na telefonie użyj Zmień termin. W obu przypadkach kalendarz pokazuje potem Tydzień z jej nowym dniem, a rezerwacja jest przez kilka sekund obramowana, żeby było widać, która się przesunęła; jeśli filtr pracownika by ją ukrył, przełącza się na Wszyscy pracownicy. Gdy zmieniasz termin na stronie samej rezerwacji, zostajesz na tej stronie.
• Odwołaj rezerwację: wybierasz, czy zwrócić zaliczkę lub płatność. Klient zostaje poinformowany.
• Oznacz jako zrealizowaną i Oznacz nieobecność: zobacz poniżej.
• Wyślij link do płatności: dla rezerwacji oczekującej na płatność. Komunikat potwierdza, na jaki adres został wysłany; jeśli nie da się go wysłać, Link do płatności nie został wysłany nad przyciskami mówi dlaczego.

Na stronie rezerwacji każda czynność jest na karcie, której dotyczy: Zmień termin, Oznacz nieobecność i Oznacz jako zrealizowaną na dole karty Wizyta, Wyślij link do płatności na karcie Płatność, a Odwołaj rezerwację na dole strony. W oknie kalendarza wszystkie poza głównym krokiem są w Więcej akcji.

Jeśli rezerwacji lub jej wolnych terminów nie da się wczytać, na przykład gdy zerwało się połączenie, okno mówi o tym z przyciskiem Spróbuj ponownie, a kalendarz zostaje taki, jaki był. Link powrotu u góry strony rezerwacji mówi, dokąd prowadzi: do kalendarza albo na stronę klienta, z której otwarto rezerwację. Strona klienta otwarta z rezerwacji ma u góry pasek ‹ Rezerwacja #1073, który wraca do tej rezerwacji.

Ty i Twoi pracownicy możecie przenieść lub odwołać rezerwację, dopóki się nie rozpoczęła, niezależnie od terminów odwołania i zmiany terminu obowiązujących klienta. Gdy minie godzina jej rozpoczęcia, Zmień termin i Odwołaj rezerwację znikają, a w kalendarzu nie da się jej przeciągnąć: zamiast tego oznacz ją jako zrealizowaną lub jako nieobecność.

Realizacja rezerwacji i nieobecności

Gdy wizyta się rozpoczęła, zapisz, co się wydarzyło (przed godziną rozpoczęcia żadna z opcji się nie pokazuje):

• Oznacz jako zrealizowaną: klient przyszedł. Zaliczka lub płatność jest zaliczana na poczet ceny, a wiadomość do klienta po wizycie zostaje zaplanowana.
• Oznacz nieobecność: klient nie przyszedł. Każda zaliczka jest zatrzymywana, a przy włączonych zaległościach za nieobecność Twoja opłata za nieobecność staje się zaległością.

Żadnej z tych czynności nie można cofnąć, z jednym wyjątkiem opisanym poniżej.

Aby nie oznaczać każdej rezerwacji, Ustawienia → Zasady rezerwacji → Więcej ustawień → Realizacja rezerwacji zawiera Po zakończeniu rezerwacji:

• Oznacz jako zrealizowaną automatycznie (wybór początkowy), Po 1, 6, 12, 24 lub 48 godzinach; na start 24 godziny.
• Oznaczę sam(a).

Automatyczna realizacja nigdy nie oznacza nieobecności, bo nieobecność może powodować zaległość, a to wymaga decyzji człowieka. Rezerwacja zrealizowana automatycznie ma to zapisane w aktywności i przez 7 dni od realizacji nadal można ją oznaczyć jako nieobecność. Na Liście kalendarza jej status to Zrealizowana automatycznie.

Na przykład przy realizacji po 24 godzinach rezerwacja kończąca się w poniedziałek o 11:00 jest realizowana we wtorek około 11:00. Jeśli potem dowiesz się, że klient nie przyszedł, nadal możesz oznaczyć ją jako nieobecność do następnego wtorku.

Wiadomości po wizycie są wysyłane dopiero po realizacji rezerwacji. Zobacz Powiadomienia.

Po oznaczeniu pierwszej rezerwacji jako zrealizowanej Shopify może poprosić Cię o opinię o Rezervito przy otwieraniu kalendarza. Na telefonie może się zamiast tego pojawić jednorazowy baner. Po zamknięciu baner nie pojawi się ponownie.

Jak długo przechowywane są dane klientów

Imię i nazwisko, e-mail, telefon, odpowiedzi i Twoje notatki o kliencie są przechowywane przez 24 miesiące od jego ostatniej wizyty; rezerwacja, która jest jeszcze przed nim, liczy się jako wizyta. Potem Rezervito sam je usuwa: wcześniejsze rezerwacje zostają w kalendarzu i statystykach, ale bez nazwiska klienta. Klient z nieopłaconym długiem zachowuje dane, dopóki dług nie zostanie opłacony lub umorzony, i przez kolejne 24 miesiące; zablokowany klient – dopóki blokada obowiązuje. Zobacz naszą Politykę prywatności.

Statystyki

Statystyki pokazują Twoje rezerwacje, wykorzystanie, nieobecności, klientów i zaległości w wybranym okresie, a jeśli chcesz, dla jednego pracownika lub usługi. Każda liczba na stronie podlega temu samemu filtrowi. Przy jednym aktywnym pracowniku nie ma filtra Pracownik: każda liczba dotyczy jego. Ten tydzień to cały tydzień kalendarzowy z dzisiejszym dniem, od dnia, od którego zaczynają się tygodnie w Twoim kalendarzu.

Twoi pracownicy

Pracownicy zarządzają swoimi rezerwacjami w portalu pracownika: mogą dodawać, przenosić, odwoływać i realizować rezerwacje oraz oznaczać nieobecności. Zobacz Pracownicy i godziny pracy.