Gestionar reservas

El calendario

• Día, Semana y Mes eligen el periodo; Calendario y Lista eligen entre la cuadrícula horaria y una lista. Al cambiar de periodo se mantiene el día: el día abierto en Semana es el que abre Día, y tras pasar a otro mes Semana muestra su semana.
• En un ordenador, las flechas van al día, la semana o el mes anterior o siguiente, y las fechas entre ellas abren un selector de fecha; deslizar dos dedos hacia los lados en el trackpad funciona como las flechas. En un teléfono no hay flechas: desliza el calendario hacia los lados y toca el título de la parte superior del día, la semana o el mes para elegir una fecha en la misma vista. Donde una parte del calendario se desplaza hacia los lados, primero se desplaza hasta su final. En Semana, el selector de fecha marca y elige una semana entera. En Mes, muestra los doce meses del año para elegir.
• Profesional muestra a todos o a un solo profesional. Aparece cuando tienes más de uno. Estado filtra la lista por estado de la reserva. En un teléfono están tras el botón de filtro a la izquierda de Día: con un solo profesional abre directamente los estados; con más, abre Filtros. Un punto en el botón indica que hay un filtro activo.
• Añadir reserva abre una reserva nueva. Exportar CSV descarga las reservas que se ven, con sus filtros, como archivo de hoja de cálculo.

En el móvil, Semana muestra los días de la semana uno al lado del otro, con las horas a la izquierda. Los días en que no trabaja nadie de los que ve —un día libre, un festivo, un día marcado como No trabaja o bloqueado todo el día— no aparecen si no hay reservas en ellos, así que un negocio que abre de lunes a viernes ve cinco días más anchos. Si nadie de los que ve trabaja esa semana, se muestran los siete días. Un día se ve más ancho: el día en el que está; al pasar a otra semana, hoy si esa semana lo incluye (como al tocar Hoy), si no, su primer día. Si ese día no aparece, se ensancha en su lugar el día visible más cercano de la semana, el siguiente si lo hay. Sus reservas muestran el nombre y apellido del cliente y el servicio; los demás días, solo el nombre. Toque otro día para que sea el ancho. En el día ancho, toque una reserva para abrirla, o un hueco libre para añadir una reserva ahí. Con Profesional en una persona, ve sus reservas y el tiempo en que no trabaja aparece sombreado. Con Todo el equipo, ve las reservas de todos una al lado de otra, cada una con el borde del color de su profesional, y solo se sombrea el tiempo en que nadie trabaja. En el ordenador, Semana también sombrea el tiempo en que esa persona no trabaja, mientras se ve a un solo profesional. La Semana del portal del equipo siempre muestra a una persona. Si vuelve a una semana en la que había hecho ancho otro día, ese día vuelve a ser el ancho. Con un solo profesional, las reservas no llevan borde de color.

Cada reserva muestra su estado:

El color no es la única señal: en un ordenador, cada estado salvo Confirmada lleva una pequeña marca antes de la hora de la reserva — una marca de verificación para Completada, un reloj para Pendiente de depósito, una persona tachada para No presentado, un círculo tachado para Cancelada — y la leyenda bajo el calendario muestra el color y la marca de cada estado. En el ordenador, una reserva de menos de una hora se muestra en una sola línea en Día y Semana: la hora de inicio, el cliente y el servicio, recortados con «…» si no caben.

Un miembro del equipo que desactiva conserva sus reservas: siguen en el calendario y los clientes siguen viniendo. En Día tiene una columna marcada Inactivo los días en que tiene reservas, y Profesional lo muestra como «(inactivo)» mientras tenga reservas en pantalla o pendientes. Pase esas reservas a otra persona o cancélelas; no se pueden añadir reservas nuevas con él.

Elija cómo se abre el calendario en Ajustes → Calendario: la Vista predeterminada en un ordenador y en un móvil (Semana salvo que elija otra), y el Formato de fecha y el Formato de hora. Abra allí Más ajustes para Horas del calendario (el intervalo que muestra la cuadrícula de Día y Semana: Automático según el horario de su equipo, o Personalizado), La semana empieza el (el primer día de cada semana que muestra el calendario) y Reservas canceladas (mostradas u ocultas en el calendario). Solo cambian lo que ve usted, nunca cuándo pueden reservar los clientes. El Formato de hora también define cómo se muestran las horas en la ventana de reserva, en los correos a sus clientes, en la línea del checkout de Shopify y en la Actividad de una reserva.

Añadir una reserva

Elija Añadir reserva y luego el profesional, el servicio, el cliente y una hora libre. Puede reservar horas dentro de la antelación mínima de un servicio, cosa que los clientes no pueden, pero, con un periodo de reserva Continuo, no más allá de su final. Con Apertura mensual, puede reservar cualquier mes, también uno que aún no se ha abierto a los clientes. Aquí no se hacen las preguntas de la reserva. Con un solo profesional activo no hay campo de profesional: la reserva es suya. En un teléfono, los campos van uno debajo de otro. Una vez creada, el calendario muestra su día en la vista en la que estaba.

Cliente es una búsqueda: escriba al menos dos caracteres de un nombre, correo o teléfono y elija al cliente en la lista de debajo. No se elige a nadie por usted, y Crear reserva espera hasta que haya elegido a alguien y una hora. Cambiar vuelve a la búsqueda. Para alguien nuevo, escriba su nombre, elija Cliente nuevo, la última fila de la lista, y escriba su nombre, correo y teléfono: lo que buscó ya está escrito. El cliente se guarda con la reserva. Si ese correo o teléfono ya existe, la reserva es para ese cliente y sus datos no cambian.

Para un servicio que cobra un pago, el cliente paga primero. Un cliente que debe un cargo por no presentarse siempre tiene que pagarlo primero. Antes de crear una reserva así, la ventana lo indica bajo Servicio, o bajo el cliente si debe un cargo; el botón dice Crear y enviar enlace de pago, y el cliente recibe el enlace de pago por correo en cuanto se crea la reserva (si no se puede enviar, use Enviar enlace de pago en la reserva). Un cliente bloqueado se puede reservar aquí igualmente; la ventana le avisa. Consulte Depósitos y pagos.

Abrir una reserva

Cada reserva tiene un número de reserva, como #1042, contado desde #1001 para tu tienda. Las reservas que un cliente hizo juntas en una visita comparten un número. Se muestra junto al nombre del cliente en la ventana y en la página de la reserva, en la Lista del calendario, en tus correos, en la página de reserva del cliente y en el portal del equipo, para que el cliente pueda citarlo cuando llame. Al cambiar la hora, la reserva conserva su número. En la página de la reserva, el número es el título: Reserva #1042.

Elija una reserva para ver su cliente, hora, precio, pago, las respuestas del cliente a sus preguntas de la reserva, notas y su Actividad: todo lo que le ha pasado, como pagos, recordatorios enviados y cambios de hora. En el calendario se abre primero en una ventana: la hora y la fecha, el cliente con su teléfono y correo electrónico (tóquelos para llamar o escribir), el servicio, y el pago en un panel de color: primero lo que queda por pagar en la cita, debajo el precio y el depósito, si lo hay. Mientras la reserva espera el pago, el panel muestra primero lo que espera: Depósito pendiente: 12,00 €, o Pendiente de pago: … cuando el cliente debe pagar el precio entero o una deuda pendiente. Azul significa que hay dinero que cobrar en la cita; verde, que un depósito o el precio entero está pagado; naranja, que la reserva aún espera el pago; gris, un reembolso o nada que cobrar; y rojo, un reembolso que ha fallado. Las notas del cliente están en la página de la reserva y en la del cliente. Desde ahí:

• Cambiar la hora: elija una hora o un profesional nuevos. Se abre en la primera semana que tiene una hora libre. Las horas se muestran semana a semana, desde el día de La semana empieza el hasta el final de esa semana; los días ya pasados no tienen. En cuanto elige una hora, Será bajo Ahora muestra la nueva fecha, hora y profesional. En la ventana del calendario la confirma después: la hora actual sobre la nueva, y Cambiar la hora la mueve y cierra la ventana. En el calendario, el cambio de hora y su confirmación se abren en la propia ventana de la reserva. Al cliente siempre se le avisa por correo. Si no hay nadie más a quien pasarla, solo se puede cambiar la hora. En un ordenador, también puede arrastrar una reserva en la cuadrícula Día o Semana del calendario; mientras arrastra, un recuadro discontinuo muestra dónde quedaría. En Día, suéltela en una nueva hora o en la columna de otro profesional; en Semana, en una nueva hora u otro día, y sigue con el mismo profesional. En Semana, mientras arrastra, las horas en que el profesional no puede atenderla aparecen sombreadas, y el recuadro se vuelve rojo sobre ellas: ahí no se puede soltar. Al soltarla, primero aparece ¿Cambiar la reserva?: Ahora sobre Será; lo que cambia (el día, la hora, el profesional) aparece resaltado en Será. Cambiar reserva la mueve; Cancelar la deja donde estaba. En Día, una hora que el profesional no puede atender no cambia nada, y el calendario le dice por qué. En el móvil, use Cambiar la hora. En ambos casos, el calendario muestra después la Semana de su nuevo día, con la reserva remarcada unos segundos para que vea cuál se ha movido; si su filtro de profesional la ocultaría, pasa a Todo el equipo. Si cambia la hora desde la página de la propia reserva, se queda en esa página.
• Cancelar reserva: usted elige si reembolsar un depósito o un pago. Se avisa al cliente.
• Marcar como completada y Marcar no presentado: ver abajo.
• Enviar enlace de pago: para una reserva que espera el pago. Un mensaje confirma a qué correo se envió; si no se puede enviar, Enlace de pago no enviado encima de los botones explica por qué.

En la página de la reserva, cada acción está en la tarjeta a la que se refiere: Cambiar la hora, Marcar no presentado y Marcar como completada al final de Cita, Enviar enlace de pago en Pago y Cancelar reserva al final de la página. En la ventana del calendario, todas menos el paso principal están en Más acciones.

Si una reserva o sus horarios libres no se pueden cargar, por ejemplo porque se cortó la conexión, la ventana lo indica con Reintentar, y el calendario se queda como estaba. El enlace de vuelta en la parte superior de la página de una reserva indica adónde lleva: al calendario o a la página del cliente desde la que abrió la reserva. La página del cliente abierta desde una reserva tiene arriba una barra, ‹ Reserva #1073, para volver a esa reserva.

Usted y su equipo pueden cambiar la hora o cancelar una reserva hasta que empiece, digan lo que digan los plazos de cancelación y cambio de hora del cliente. Una vez pasada su hora de inicio, Cambiar la hora y Cancelar reserva dejan de aparecer y el calendario no deja arrastrarla: márquela como completada o como no presentado.

Completar reservas y no presentados

Una vez que la cita ha empezado, registre lo que pasó (antes de su hora de inicio, no aparece ninguna de las dos):

• Marcar como completada: el cliente acudió. Un depósito o pago cuenta para el precio, y se programa el correo de seguimiento al cliente.
• Marcar no presentado: el cliente no acudió. Cualquier depósito se conserva y, con la deuda por no presentarse activada, su cargo por no presentarse se convierte en una deuda.

Ninguna de las dos se puede deshacer, con una excepción que se explica abajo.

Para no tener que marcar cada reserva, Ajustes → Reglas de reserva → Más ajustes → Completar reservas tiene Cuando termina una reserva:

• Marcarla como completada automáticamente (la opción inicial), Tras 1, 6, 12, 24 o 48 horas; empieza en 24 horas.
• La marco yo.

La finalización automática nunca marca un no presentado, porque un no presentado puede generar una deuda y eso necesita la decisión de una persona. Una reserva completada automáticamente lo indica en su actividad, y todavía se puede marcar como no presentado durante 7 días después de completarse. En la Lista del calendario, su estado dice Completada automáticamente.

Por ejemplo, con la finalización tras 24 horas, una reserva que termina el lunes a las 11:00 se completa el martes hacia las 11:00. Si después se entera de que el cliente no acudió, aún puede marcarla como no presentado hasta el martes siguiente.

Los correos de seguimiento solo se envían cuando una reserva está completada. Consulte Notificaciones.

Después de marcar tu primera reserva como completada, Shopify puede pedirte que valores Rezervito cuando se abra el Calendario. En un teléfono, puede aparecer un aviso de una sola vez. Si descartas el aviso, no volverá a aparecer.

Cuánto tiempo se guardan los datos de los clientes

El nombre, el correo, el teléfono, las respuestas y sus notas sobre un cliente se guardan durante 24 meses después de su última visita; una reserva aún pendiente cuenta como visita. Después, Rezervito los elimina por sí solo: sus reservas pasadas siguen en su calendario y sus estadísticas, sin el nombre del cliente. Si el cliente tiene una deuda sin pagar, sus datos se guardan hasta que la pague o usted la perdone, y 24 meses más; si está bloqueado, mientras dure el bloqueo. Consulte nuestra Política de privacidad.

Estadísticas

Estadísticas muestra sus reservas, ocupación, no presentados, clientes y deudas para un intervalo de fechas, y para un solo profesional o servicio si lo elige. Todas las cifras de la página siguen el mismo filtro. Con un solo profesional activo no hay filtro Profesional: todas las cifras son suyas. Esta semana es la semana completa que incluye hoy, empezando el día en que empiezan las semanas de su calendario.

Su equipo

Los profesionales gestionan sus propias reservas en el portal del equipo: pueden añadir, cambiar de hora, cancelar y completar reservas, y marcar no presentados. Consulte Equipo y horarios.