Broneeringute haldamine

Kalender

• Päev, Nädal ja Kuu valivad perioodi; Kalender ja Nimekiri valivad ajaruudustiku või nimekirja vahel. Perioodi vahetades päev jääb samaks: Nädalas avatud päev avaneb Päevas ja teisele kuule liikudes näitab Nädal selle kuu nädalat.
• Arvutis viivad nooled eelmisele või järgmisele päevale, nädalale või kuule ning nende vahel olevad kuupäevad avavad kuupäevavalija; kahe sõrmega puuteplaadil külgsuunas libistamine toimib nagu nooled. Telefonis nooli pole: libistage kalendrit külgsuunas ja puudutage päeva, nädala või kuu ülaosas olevat pealkirja, et valida kuupäev samas vaates. Kui osa kalendrist kerib külgsuunas, kerib see enne lõpuni. Vaates Nädal märgib ja valib kuupäevavalija terve nädala. Vaates Kuu näitab see valimiseks aasta kaheteist kuud.
• Töötaja näitab kõiki või üht töötajat. See on näha, kui töötajaid on rohkem kui üks. Olek filtreerib nimekirja broneeringu oleku järgi. Telefonis on need filtrinupu taga Päev vasakul: ühe töötajaga avab see kohe olekud, mitmega akna Filtrid. Täpp nupul tähendab, et filter on sees.
• Lisa broneering avab uue broneeringu. Ekspordi CSV laadib nähtavad broneeringud koos teie filtritega alla tabelifailina.

Telefonis näitab Nädal nädala päevi kõrvuti, tunnid vasakul. Päevad, mil keegi vaates ei tööta — vaba päev, püha, Ei tööta märgitud või terve päeva blokeeritud päev —, jäetakse välja, kui neil pole broneeringuid, nii et esmaspäevast reedeni avatud ettevõte näeb viit laiemat päeva. Kui keegi vaates sel nädalal ei tööta, on näha kõik seitse päeva. Üks päev on laiem: päev, millel olete; teisele nädalale liikudes tänane päev, kui see nädal seda sisaldab (nagu Täna puudutades), muidu selle esimene päev. Kui see päev on välja jäetud, muutub laiemaks nädala lähim näidatud päev, võimalusel järgmine. Selle broneeringud näitavad kliendi nime ja teenust, teised päevad eesnime. Puudutage teist päeva, et see laiemaks muuta. Laiemas päevas puudutage broneeringut, et see avada, või vaba aega, et sinna broneering lisada. Kui Töötaja on seatud ühele inimesele, näete tema broneeringuid ja aeg, mil ta ei tööta, on varjutatud. Valikuga Kõik töötajad näete kõigi broneeringuid kõrvuti, igaüks oma töötaja värvi servaga, ja varjutatud on ainult aeg, mil keegi ei tööta. Arvutis varjutab Nädal samuti aja, mil inimene ei tööta, kui vaates on üks töötaja. Töötajate portaali Nädal näitab alati ühte inimest. Kui naasete nädalale, kus olite laiemaks muutnud teise päeva, on see päev jälle laiem. Kui töötajaid on ainult üks, pole broneeringutel värvi serva.

Iga broneering näitab oma olekut:

Värv pole ainus märk: arvutis on igal olekul peale Kinnitatud broneeringu kellaaja ees väike märk — linnuke Toimunud puhul, kell Ootab tagatisraha puhul, läbikriipsutatud inimene Ei ilmunud puhul, läbikriipsutatud ring Tühistatud puhul — ja kalendri all olev selgitus näitab iga oleku värvi ja märki. Arvutis näidatakse alla tunni pikkust broneeringut vaadetes Päev ja Nädal ühel real: algusaeg, klient ja teenus, mis lõigatakse „…“-ga lühemaks, kui ruumi ei jätku.

Töötaja, kelle te deaktiveerite, säilitab oma broneeringud: need jäävad kalendrisse ja kliendid tulevad ikka. Päeva vaates saab ta veeru märkega Mitteaktiivne päeval, mil tal on broneeringuid, ja Töötaja näitab teda kui „(mitteaktiivne)“, kuni tal on broneeringuid kuvatud perioodis või ees. Viige need broneeringud kellelegi teisele või tühistage; uut broneeringut temaga lisada ei saa.

Valige, kuidas kalender avaneb, jaotises Seaded → Kalender: Vaikevaade arvutis ja telefonis (Nädal, kui te teist ei vali) ning Kuupäeva vorming ja Kellaaja vorming. Avage seal Rohkem seadeid, kus on Kalendri tunnid (ajavahemik, mida päeva- ja nädalaruudustik näitab: Automaatne töötajate tööaja järgi või Kohandatud), Nädal algab (iga kalendris näidatava nädala esimene päev) ja Tühistatud broneeringud (kalendris näidatud või peidetud). Need muudavad ainult seda, mida teie näete, mitte kunagi seda, millal kliendid saavad broneerida. Kellaaja vorming määrab ka, kuidas kellaajad broneerimisaknas, klientidele saadetud e-kirjades, Shopify kassa real ja broneeringu jaotises Tegevused paistavad.

Broneeringu lisamine

Valige Lisa broneering, seejärel valige töötaja, teenus, klient ja vaba aeg. Saate broneerida aegu teenuse minimaalse etteteatamisaja sees, mida kliendid ei saa, kuid valikuga Jooksev mitte broneerimisakna lõpust kaugemale. Valikuga Igakuine avamine saate broneerida mis tahes kuud, ka sellist, mis pole klientidele veel avanenud. Broneeringu küsimusi siin ei küsita. Kui aktiivseid töötajaid on ainult üks, töötaja välja ei ole: broneering läheb temale. Telefonis on väljad üksteise all. Pärast seda näitab kalender selle päeva vaates, kus te olite.

Klient on otsing: sisestage vähemalt kaks tähte nimest, e-postist või telefoninumbrist ja valige klient selle all olevast loendist. Kedagi ei valita teie eest ja Loo broneering ootab, kuni olete valinud kliendi ja aja. Muuda viib tagasi otsingusse. Uue inimese jaoks sisestage tema nimi, valige loendi viimane rida Uus klient ja sisestage nimi, e-post ja telefon: see, mida otsisite, on juba sisse kirjutatud. Klient salvestatakse koos broneeringuga. Kui see e-post või telefon on juba olemas, läheb broneering sellele kliendile ja tema andmed jäävad samaks.

Makset nõudva teenuse puhul maksab klient enne. Klient, kes võlgneb mitteilmumise tasu, peab selle alati enne maksma. Enne sellise broneeringu loomist ütleb aken seda välja Teenus all või kliendi all, kui ta võlgneb tasu; nupu nimi on Loo ja saada makselink ning klient saab makselingi e-postiga kohe, kui broneering on loodud (kui seda ei õnnestu saata, kasutage broneeringus nuppu Saada makselink). Blokeeritud kliendile saab siin ikkagi broneerida; aken hoiatab teid. Vt Tagatisraha ja maksed.

Broneeringu avamine

Igal broneeringul on broneeringu number, näiteks #1042, mida teie poe jaoks loetakse alates #1001. Broneeringutel, mille klient tegi koos ühe külastusena, on üks ühine number. See on näha kliendi nime kõrval broneeringu aknas ja lehel, kalendri Nimekirjas, teie e-kirjades, kliendi broneeringulehel ja töötajate portaalis, et klient saaks seda helistades öelda. Ümberajastamisel jääb broneeringu number samaks. Broneeringu enda lehel on number pealkiri: Broneering #1042.

Valige broneering, et näha selle klienti, aega, hinda, makset, kliendi vastuseid teie broneeringu küsimustele, märkusi ja selle Tegevused: kõike, mis sellega juhtunud on, näiteks makseid, saadetud meeldetuletusi ja ajamuutusi. Kalendris avaneb see kõigepealt aknas: kellaaeg ja kuupäev, klient koos telefoni ja e-postiga (puudutage, et helistada või kirjutada), teenus ning makse värvilisel paneelil: kõigepealt see, mis tuleb vastuvõtul veel maksta, selle all hind ja võimalik ettemaks. Kuni broneering ootab makset, on paneelil esimesena see, mida see ootab: Ootab ettemaksu: 12,00 € või Ootab makset: …, kui klient peab maksma kogu hinna või võla. Sinine tähendab, et vastuvõtul on raha saada, roheline, et ettemaks või kogu hind on makstud, oranž, et broneering ootab veel makset, hall tagasimakset või et midagi pole saada, ja punane ebaõnnestunud tagasimakset. Kliendi märkused on broneeringu ja kliendi lehel. Sealt:

• Muuda aega: valige uus aeg või töötaja. See avaneb esimesel nädalal, kus on vaba aeg. Ajad on näha nädala kaupa, seadest Nädal algab valitud päevast selle nädala lõpuni; möödunud päevadel aegu pole. Kohe, kui aja valite, näitab Uus aeg rea Praegu all uut kuupäeva, kellaaega ja töötajat. Kalendri aknas kinnitate selle seejärel: praegune aeg uue kohal ning Muuda aega muudab selle ja sulgeb akna. Kalendris avanevad aja muutmine ja selle kinnitus broneeringu enda aknas. Kliendile teatatakse alati e-postiga. Kui kellelegi teisele seda üle anda ei saa, saab muuta ainult aega. Arvutis saate broneeringut lohistada ka kalendri vaate Päev või Nädal ruudustikus; lohistamise ajal näitab katkendjoonega kast, kuhu see jõuaks. Vaates Päev lohistage see uuele ajale või teise töötaja veergu; vaates Nädal uuele ajale või teisele päevale ning see jääb sama töötaja juurde. Vaates Nädal on lohistamise ajal viirutatud ajad, mil töötaja seda võtta ei saa, ja kast muutub nende kohal punaseks: sinna seda lahti lasta ei saa. Kui selle lahti lasete, küsitakse kõigepealt Kas muuta broneeringu aega?: Praegu üleval, Uus aeg all; see, mis muutub — päev, kellaaeg, töötaja —, on kaardil Uus aeg esile tõstetud. Muuda broneeringu aega muudab aja, Tühista jätab selle sinna, kus see oli. Vaates Päev ei muuda aeg, mida töötaja võtta ei saa, midagi ja kalender ütleb, miks. Telefonis kasutage nuppu Muuda aega. Mõlemal juhul näitab kalender seejärel vaadet Nädal selle uue päevaga ja broneering on mõne sekundi jooksul ümbritsetud, et näeksite, milline liikus; kui töötajafilter selle peidaks, lülitub filter valikule Kõik töötajad. Kui muudate aega broneeringu enda lehel, jääte sellele lehele.
• Tühista broneering: valite, kas tagastada tagatisraha või makse. Kliendile teatatakse.
• Märgi toimunuks ja Märgi mitteilmumine: vt allpool.
• Saada makselink: makset ootava broneeringu jaoks. Teade kinnitab, mis aadressile see saadeti; kui saata ei õnnestu, ütleb Makselinki ei saadetud nuppude kohal, miks.

Broneeringu enda lehel on iga toiming selle kaardi peal, mida see puudutab: Muuda aega, Märgi mitteilmumine ja Märgi toimunuks kaardi Vastuvõtt allosas, Saada makselink kaardil Makse ja Tühista broneering lehe allosas. Kalendri aknas on kõik peale põhisammu menüüs Rohkem toiminguid.

Kui broneeringut või selle vabu aegu ei õnnestu laadida, näiteks kui ühendus katkes, ütleb aken seda nupuga Proovi uuesti ja kalender jääb nagu oli. Tagasi-link broneeringu lehe ülaosas ütleb, kuhu see viib: kalendrisse või kliendi lehele, kust broneeringu avasite. Broneeringust avatud kliendi lehe ülaosas on riba ‹ Broneering #1073, mis viib selle broneeringu juurde tagasi.

Teie ja teie töötajad saate broneeringut teisaldada või tühistada kuni selle alguseni, olenemata kliendi enda tühistamis- ja ajamuutmistähtaegadest. Kui algusaeg on möödas, ei ole Muuda aega ja Tühista broneering enam näha ning kalendris seda lohistada ei saa: märkige see hoopis toimunuks või mitteilmumiseks.

Broneeringute lõpetamine ja mitteilmumised

Kui vastuvõtt on alanud, märkige, mis juhtus (enne algusaega kumbagi ei näidata):

• Märgi toimunuks: klient tuli. Tagatisraha või makse arvestatakse hinna sisse ja kliendi järelkiri ajastatakse.
• Märgi mitteilmumine: klient ei tulnud. Tagatisraha jäetakse alles ja kui mitteilmumise võlg on sees, muutub teie mitteilmumise tasu võlaks.

Kumbagi ei saa tagasi võtta, välja arvatud allpool kirjeldatud juhul.

Et iga broneeringut ei peaks märkima, on jaotises Seaded → Broneerimisreeglid → Rohkem seadeid → Broneeringute lõpetamine seade Kui broneering lõpeb:

• Märgi see automaatselt toimunuks (algvalik), Pärast 1, 6, 12, 24 või 48 tundi; alguses 24 tundi.
• Märgin ise.

Automaatne lõpetamine ei märgi kunagi mitteilmumist, sest mitteilmumine võib tekitada võla ja see vajab inimese otsust. Automaatselt lõpetatud broneeringu tegevustes on see kirjas ja selle saab veel 7 päeva pärast lõpetamist mitteilmumiseks märkida. Kalendri Nimekirjas on selle olek Toimunud automaatselt.

Näiteks 24-tunnise lõpetamise korral lõpetatakse esmaspäeval kell 11:00 lõppev broneering teisipäeval umbes kell 11:00. Kui saate seejärel teada, et klient ei tulnud, saate selle ikkagi järgmise teisipäevani mitteilmumiseks märkida.

Järelkirjad saadetakse alles siis, kui broneering on lõpetatud. Vt Teavitused.

Pärast esimese broneeringu lõpetatuks märkimist võib Shopify kalendri avamisel paluda sul Rezervito kohta arvustuse kirjutada. Telefonis võid selle asemel näha ühekordset teadet. Teate sulgemisel seda enam ei kuvata.

Kui kaua kliendi andmeid hoitakse

Kliendi nime, e-posti, telefoni, vastuseid ja teie märkmeid tema kohta hoitakse 24 kuud pärast tema viimast külastust; veel ees olev broneering loeb külastuseks. Seejärel eemaldab Rezervito need ise: tema varasemad broneeringud jäävad teie kalendrisse ja statistikasse, kuid ilma kliendi nimeta. Tasumata võlaga kliendi andmeid hoitakse, kuni võlg on tasutud või andestatud, ja seejärel veel 24 kuud; blokeeritud kliendi omi seni, kuni blokeering kehtib. Vaadake meie privaatsuspoliitikat.

Statistika

Statistika näitab teie broneeringuid, täituvust, mitteilmumisi, kliente ja võlgu valitud ajavahemikul ning soovi korral ühe töötaja või teenuse kohta. Iga number lehel järgib sama filtrit. Ühe aktiivse töötajaga filtrit Töötaja ei ole: kõik numbrid on tema omad. See nädal on kogu tänast päeva sisaldav kalendrinädal, alates päevast, millest teie kalendri nädalad algavad.

Teie töötajad

Töötajad haldavad oma broneeringuid töötajate portaalis: nad saavad broneeringuid lisada, teisaldada, tühistada ja lõpetada ning mitteilmumisi märkida. Vt Töötajad ja tööajad.