Rezervāciju pārvaldība

Kalendārs

• Diena, Nedēļa un Mēnesis izvēlas periodu; Kalendārs un Saraksts – laika režģi vai sarakstu. Pārslēdzot periodu, diena saglabājas: Nedēļā izvērstā diena atveras Dienā, un pēc pārejas uz citu mēnesi Nedēļa rāda tā nedēļu.
• Datorā bultiņas pāriet uz iepriekšējo vai nākamo dienu, nedēļu vai mēnesi, un datumi starp tām atver datuma atlasītāju; vilkšana ar diviem pirkstiem uz sāniem pa skārienpaliktni darbojas kā bultiņas. Tālrunī bultiņu nav: velciet kalendāru uz sāniem un pieskarieties virsrakstam dienas, nedēļas vai mēneša augšā, lai izvēlētos datumu tajā pašā skatā. Kur daļa kalendāra ritinās uz sāniem, tā vispirms aizritinās līdz galam. Skatā Nedēļa datuma atlasītājs iezīmē un izvēlas visu nedēļu. Skatā Mēnesis tas rāda gada divpadsmit mēnešus izvēlei.
• Darbinieks rāda visus vai vienu darbinieku. Tas redzams, kad darbinieku ir vairāk nekā viens. Statuss filtrē sarakstu pēc rezervācijas statusa. Tālrunī tie ir aiz filtra pogas pa kreisi no Diena: ar vienu darbinieku tā uzreiz atver statusus, ar vairākiem – logu Filtri. Punkts uz pogas nozīmē, ka filtrs ir ieslēgts.
• Pievienot rezervāciju atver jaunu rezervāciju. Eksportēt CSV lejupielādē redzamās rezervācijas ar jūsu filtriem kā izklājlapas failu.

Telefonā Nedēļa rāda nedēļas dienas blakus, ar stundām kreisajā pusē. Dienas, kurās neviens no redzamajiem nestrādā — brīvdiena, svētku diena, diena, kas atzīmēta kā Nestrādā, vai bloķēta visu dienu —, tiek izlaistas, ja tajās nav pierakstu, tāpēc uzņēmums, kas strādā no pirmdienas līdz piektdienai, redz piecas platākas dienas. Ja neviens no redzamajiem tajā nedēļā nestrādā, redzamas visas septiņas dienas. Viena diena ir platāka: tā, kurā esat; pārejot uz citu nedēļu – šodiena, ja tā ir šajā nedēļā (kā pieskaroties Šodien), citādi tās pirmā diena. Ja šī diena ir izlaista, platāka kļūst tuvākā redzamā nedēļas diena, ja iespējams – nākamā. Tās rezervācijas rāda klienta vārdu, uzvārdu un pakalpojumu, pārējās dienas – vārdu. Pieskarieties citai dienai, lai to padarītu platāku. Platākajā dienā pieskarieties rezervācijai, lai to atvērtu, vai brīvam laikam, lai tur pievienotu rezervāciju. Kad Darbinieks ir iestatīts uz vienu cilvēku, redzat viņa rezervācijas, un laiks, kad viņš nestrādā, ir iekrāsots. Ar Visi darbinieki redzat visu rezervācijas blakus, katru ar tās darbinieka krāsas malu, un iekrāsots ir tikai laiks, kad neviens nestrādā. Datorā Nedēļa arī iekrāso laiku, kad šis cilvēks nestrādā, kamēr redzams viens darbinieks. Darbinieku portāla Nedēļa vienmēr rāda vienu cilvēku. Atgriežoties nedēļā, kurā bijāt padarījuši platāku citu dienu, tā atkal ir platākā. Ja ir tikai viens darbinieks, rezervācijām nav krāsas malas.

Katrai rezervācijai ir redzams statuss:

Krāsa nav vienīgā zīme: datorā katram statusam, izņemot Apstiprināta, pirms rezervācijas laika ir neliela zīme — ķeksītis Notikusi, pulkstenis Gaida depozītu, pārsvītrots cilvēks Neieradās, pārsvītrots aplis Atcelta — un leģenda zem kalendāra rāda katra statusa krāsu un zīmi. Datorā rezervācija, kas ir īsāka par stundu, skatos Diena un Nedēļa redzama vienā rindā: sākuma laiks, klients un pakalpojums, saīsināti ar “…”, ja neietilpst.

Darbinieks, kuru deaktivizējat, saglabā savas rezervācijas: tās paliek kalendārā, un klienti tik un tā ierodas. Skatā Diena viņam ir kolonna ar atzīmi Neaktīvs dienā, kad viņam ir rezervācijas, un Darbinieks rāda viņu kā “(neaktīvs)”, kamēr viņam ir rezervācijas redzamajā periodā vai vēl priekšā. Pārceliet šīs rezervācijas pie cita vai atceliet tās; jaunu rezervāciju ar viņu pievienot nevar.

Kā atveras kalendārs, izvēlieties sadaļā Iestatījumi → Kalendārs: Noklusējuma skats datorā un tālrunī (Nedēļa, kamēr neizvēlaties citu), kā arī Datuma formāts un Laika formāts. Tur atveriet Vairāk iestatījumu, kur ir Kalendāra stundas (laika posms, ko rāda dienas un nedēļas režģis: Automātiski pēc darbinieku darba laika vai Pielāgoti), Nedēļa sākas (katras kalendārā rādītās nedēļas pirmā diena) un Atceltās rezervācijas (rādītas vai paslēptas kalendārā). Tie maina tikai to, ko redzat jūs, nekad to, kad klienti var rezervēt. Laika formāts nosaka arī to, kā laiki tiek rādīti rezervācijas logā, e-pastos jūsu klientiem, Shopify norēķinu rindā un rezervācijas sadaļā Darbības.

Rezervācijas pievienošana

Izvēlieties Pievienot rezervāciju, tad izvēlieties darbinieku, pakalpojumu, klientu un brīvu laiku. Varat rezervēt laikus pakalpojuma minimālā iepriekšējā laika ietvaros, ko klienti nevar, bet ar Slīdošu rezervēšanas periodu ne pēc tā beigām. Ar Ik mēnesi varat rezervēt jebkuru mēnesi, arī tādu, kas klientiem vēl nav atvērts. Rezervācijas jautājumi šeit netiek uzdoti. Ja aktīvs ir tikai viens darbinieks, darbinieka lauka nav: rezervācija ir viņam. Tālrunī lauki ir viens zem otra. Kad rezervācija izveidota, kalendārs parāda tās dienu skatā, kurā bijāt.

Klients ir meklēšana: ierakstiet vismaz divas vārda, e-pasta vai tālruņa numura rakstzīmes un izvēlieties klientu no saraksta zem lauka. Neviens netiek izvēlēts jūsu vietā, un Izveidot rezervāciju gaida, līdz esat izvēlējies klientu un laiku. Mainīt atgriež pie meklēšanas. Jaunam cilvēkam ierakstiet vārdu, izvēlieties saraksta pēdējo rindu Jauns klients un ievadiet vārdu, e-pastu un tālruni: tas, ko meklējāt, jau ir ierakstīts. Klients tiek saglabāts kopā ar rezervāciju. Ja šis e-pasts vai tālrunis jau ir reģistrēts, rezervācija tiek piesaistīta šim klientam, un viņa dati paliek nemainīti.

Pakalpojumam, par kuru tiek iekasēts maksājums, klients maksā iepriekš. Klientam, kurš ir parādā neierašanās maksu, tā vienmēr jāsamaksā iepriekš. Pirms šādas rezervācijas izveides logs to norāda zem Pakalpojums vai zem klienta, ja tas ir parādā maksu; poga saucas Izveidot un nosūtīt maksājuma saiti, un klients saņem maksājuma saiti e-pastā, tiklīdz rezervācija izveidota (ja to neizdodas nosūtīt, rezervācijā izmantojiet Sūtīt maksājuma saiti). Bloķētam klientam šeit joprojām var rezervēt; logs jūs brīdina. Skatiet Depozīti un maksājumi.

Rezervācijas atvēršana

Katrai rezervācijai ir rezervācijas numurs, piemēram, #1042, jūsu veikalam skaitot no #1001. Rezervācijām, ko klients veica kopā kā vienu vizīti, ir viens kopīgs numurs. Tas redzams blakus klienta vārdam rezervācijas logā un lapā, kalendāra Sarakstā, jūsu e-pastos, klienta rezervācijas lapā un darbinieku portālā, lai klients to varētu nosaukt, zvanot. Pārceļot rezervāciju, numurs paliek tas pats. Pašas rezervācijas lapā numurs ir virsraksts: Rezervācija #1042.

Izvēlieties rezervāciju, lai redzētu tās klientu, laiku, cenu, maksājumu, klienta atbildes uz jūsu rezervācijas jautājumiem, piezīmes un tās Darbības: visu, kas ar to noticis, piemēram, maksājumus, nosūtītos atgādinājumus un pārcelšanas. Kalendārā tā vispirms atveras logā: laiks un datums, klients ar tālruni un e-pastu (pieskarieties, lai zvanītu vai rakstītu), pakalpojums un maksājums krāsainā panelī: vispirms tas, kas vēl jāsamaksā vizītes laikā, zem tā cena un iemaksa, ja tāda ir. Kamēr rezervācija gaida maksājumu, panelī vispirms ir tas, ko tā gaida: Gaida avansu: 12,00 € vai Gaida apmaksu: …, kad klientam jāsamaksā visa cena vai parāds. Zils nozīmē, ka vizītes laikā vēl jāiekasē nauda, zaļš – ka iemaksa vai visa cena ir samaksāta, oranžs – ka rezervācija vēl gaida maksājumu, pelēks – atmaksu vai ka nekas nav jāiekasē, un sarkans – neizdevušos atmaksu. Klienta piezīmes ir rezervācijas un klienta lapā. No turienes:

• Pārcelt: izvēlieties jaunu laiku vai darbinieku. Tā atveras pirmajā nedēļā, kurā ir brīvs laiks. Laiki redzami pa nedēļai – no dienas, kas izvēlēta Nedēļa sākas, līdz šīs nedēļas beigām; pagājušajām dienām laiku nav. Tiklīdz izvēlaties laiku, Būs zem Pašlaik parāda jauno datumu, laiku un darbinieku. Kalendāra logā pēc tam to apstiprināt: pašreizējais laiks virs jaunā, un Pārcelt rezervāciju pārceļ un aizver logu. Kalendārā pārcelšana un tās apstiprinājums atveras pašas rezervācijas logā. Klients vienmēr tiek informēts pa e-pastu. Ja nav neviena cita, kam to nodot, var mainīt tikai laiku. Datorā rezervāciju varat arī vilkt kalendāra režģī Diena vai Nedēļa; kamēr velkat, raustīts rāmis rāda, kur tā nonāktu. Skatā Diena nometiet to jaunā laikā vai cita darbinieka kolonnā; skatā Nedēļa – jaunā laikā vai citā dienā, un tā paliek tam pašam darbiniekam. Skatā Nedēļa vilkšanas laikā laiki, kad darbinieks to nevar pieņemt, ir svītroti, un rāmis virs tiem kļūst sarkans: tur to nomest nevar. Kad to nometat, vispirms tiek jautāts Pārcelt rezervāciju?: Pašlaik virs Būs; tas, kas mainās — diena, laiks, darbinieks, — ir iezīmēts kartītē Būs. Pārcelt rezervāciju to pārceļ, Atcelt atstāj, kur tā bija. Skatā Diena laiks, ko darbinieks nevar pieņemt, neko nemaina, un kalendārs pasaka, kāpēc. Tālrunī izmantojiet Pārcelt. Abos gadījumos kalendārs pēc tam parāda skatu Nedēļa ar tās jauno dienu, un rezervācija dažas sekundes ir apvilkta, lai redzētu, kura tika pārcelta; ja darbinieku filtrs to paslēptu, tas pārslēdzas uz Visi darbinieki. Ja pārceļat pašas rezervācijas lapā, paliekat šajā lapā.
• Atcelt rezervāciju: jūs izvēlaties, vai atmaksāt depozītu vai maksājumu. Klients tiek informēts.
• Atzīmēt kā notikušu un Atzīmēt neierašanos: skatiet tālāk.
• Sūtīt maksājuma saiti: rezervācijai, kas gaida maksājumu. Paziņojums parāda, uz kuru adresi tā nosūtīta; ja to nevar nosūtīt, Maksājuma saite netika nosūtīta virs pogām pasaka, kāpēc.

Pašas rezervācijas lapā katra darbība ir kartītē, uz kuru tā attiecas: Pārcelt, Atzīmēt neierašanos un Atzīmēt kā notikušu kartītes Vizīte apakšā, Sūtīt maksājuma saiti kartītē Maksājums, bet Atcelt rezervāciju lapas apakšā. Kalendāra logā visas, izņemot galveno soli, ir zem Citas darbības.

Ja rezervāciju vai tās brīvos laikus neizdodas ielādēt, piemēram, jo pārtrūka savienojums, logs to pasaka ar Mēģināt vēlreiz, un kalendārs paliek, kāds bija. Atpakaļ saite rezervācijas lapas augšā norāda, kur tā ved: uz kalendāru vai klienta lapu, no kuras atvērāt rezervāciju. No rezervācijas atvērtās klienta lapas augšā ir josla ‹ Rezervācija #1073, kas ved atpakaļ uz šo rezervāciju.

Jūs un jūsu darbinieki varat pārcelt vai atcelt rezervāciju, līdz tā sākas, neatkarīgi no klienta atcelšanas un pārcelšanas termiņiem. Kad tās sākuma laiks ir pienācis, Pārcelt un Atcelt rezervāciju vairs nav redzami, un kalendārā to vairs nevar pārvilkt: tā vietā atzīmējiet to kā notikušu vai kā neierašanos.

Rezervāciju pabeigšana un neierašanās

Kad vizīte ir sākusies, atzīmējiet, kas notika (pirms sākuma laika neviena no abām nav redzama):

• Atzīmēt kā notikušu: klients ieradās. Depozīts vai maksājums tiek ieskaitīts cenā, un klientam tiek ieplānots pateicības e-pasts.
• Atzīmēt neierašanos: klients neieradās. Jebkurš depozīts tiek paturēts, un, ja neierašanās parāds ir ieslēgts, jūsu neierašanās maksa kļūst par parādu.

Abas darbības nevar atsaukt, izņemot vienu tālāk aprakstīto gadījumu.

Lai nebūtu jāatzīmē katra rezervācija, sadaļā Iestatījumi → Rezervēšanas noteikumi → Vairāk iestatījumu → Rezervāciju pabeigšana ir iestatījums Kad rezervācija beidzas:

• Automātiski atzīmēt kā notikušu (sākotnējā izvēle), Pēc 1, 6, 12, 24 vai 48 stundām; sākumā 24 stundas.
• Atzīmēšu pats.

Automātiskā pabeigšana nekad neatzīmē neierašanos, jo neierašanās var radīt parādu, un tam vajadzīgs cilvēka lēmums. Automātiski pabeigtas rezervācijas darbībās tas ir norādīts, un to vēl 7 dienas pēc pabeigšanas var atzīmēt kā neierašanos. Kalendāra Sarakstā tās statuss ir Notikusi automātiski.

Piemēram, ja pabeigšana notiek pēc 24 stundām, rezervācija, kas beidzas pirmdien plkst. 11:00, tiek pabeigta otrdien ap plkst. 11:00. Ja pēc tam uzzināt, ka klients neieradās, to joprojām varat atzīmēt kā neierašanos līdz nākamajai otrdienai.

Pateicības e-pasti tiek nosūtīti tikai tad, kad rezervācija ir pabeigta. Skatiet Paziņojumi.

Pēc pirmās rezervācijas atzīmēšanas par notikušu, atverot Kalendāru, Shopify var lūgt atstāt atsauksmi par Rezervito. Tālrunī tā vietā var parādīties vienreizējs paziņojums. Ja to aizverat, tas vairs netiks rādīts.

Cik ilgi tiek glabāti klientu dati

Klienta vārds, e-pasts, tālrunis, atbildes un jūsu piezīmes par viņu tiek glabātas 24 mēnešus pēc viņa pēdējā apmeklējuma; vēl gaidāma rezervācija skaitās apmeklējums. Pēc tam Rezervito tos noņem pats: klienta iepriekšējās rezervācijas paliek kalendārā un statistikā, tikai bez klienta vārda. Klientam ar neapmaksātu parādu dati tiek glabāti, līdz parāds ir samaksāts vai piedots, un vēl 24 mēnešus; bloķētam klientam – kamēr bloķēšana ir spēkā. Skatiet mūsu privātuma politiku.

Statistika

Statistika rāda jūsu rezervācijas, noslodzi, neierašanos, klientus un parādus izvēlētajā periodā un, ja vēlaties, vienam darbiniekam vai pakalpojumam. Katrs skaitlis lapā izmanto to pašu filtru. Ja aktīvs ir tikai viens darbinieks, filtra Darbinieks nav: visi skaitļi ir viņa. Šī nedēļa ir visa kalendāra nedēļa, kurā ir šodiena, sākot no dienas, ar kuru sākas jūsu kalendāra nedēļas.

Jūsu darbinieki

Darbinieki pārvalda savas rezervācijas darbinieku portālā: viņi var pievienot, pārcelt, atcelt un pabeigt rezervācijas un atzīmēt neierašanos. Skatiet Darbinieki un darba laiks.