Керування бронюваннями

Календар

• День, Тиждень і Місяць вибирають період; Календар і Список — між часовою сіткою та списком. Під час перемикання періоду день зберігається: день, розгорнутий у поданні Тиждень, відкривається в поданні День, а після переходу до іншого місяця Тиждень показує його тиждень.
• На комп’ютері стрілки переходять до попереднього чи наступного дня, тижня або місяця, а дати між ними відкривають вибір дати; проведення двома пальцями вбік по тачпаду діє як стрілки. На телефоні стрілок немає: проведіть по календарю вбік і торкніться заголовка вгорі дня, тижня чи місяця, щоб вибрати дату в тому самому поданні. Де частина календаря прокручується вбік, вона спершу прокручується до кінця. У поданні Тиждень вибір дати позначає й вибирає цілий тиждень. У поданні Місяць він показує дванадцять місяців року на вибір.
• Працівник показує всіх або одного працівника. Цей фільтр з’являється, коли у вас більше ніж один працівник. Статус фільтрує список за статусом бронювання. На телефоні вони за кнопкою фільтра ліворуч від День: з одним працівником вона одразу відкриває статуси, з кількома — вікно Фільтри. Крапка на кнопці означає, що фільтр увімкнено.
• Додати бронювання відкриває нове бронювання. Експорт CSV завантажує бронювання, які ви бачите, з вашими фільтрами, як файл таблиці.

На телефоні Тиждень показує дні тижня поруч, а години — ліворуч. Дні, коли ніхто з показаних не працює — вихідний, свято, день, позначений як Не працює, чи заблокований на весь день, — пропускаються, якщо на них немає бронювань, тож бізнес, що працює з понеділка по п'ятницю, бачить п'ять ширших днів. Якщо того тижня ніхто з показаних не працює, видно всі сім днів. Один день ширший: день, на якому ви стоїте; після переходу на інший тиждень — сьогодні, якщо цей тиждень його містить (як після Сьогодні), інакше — його перший день. Якщо цей день пропущено, ширшим стає найближчий показаний день тижня, по змозі наступний. Його бронювання показують ім’я клієнта й послугу; інші дні показують ім’я. Торкніться іншого дня, щоб зробити ширшим його. У ширшому дні торкніться бронювання, щоб відкрити його, або вільного часу, щоб додати туди бронювання. Коли Працівник — одна людина, ви бачите її бронювання, а час, коли вона не працює, затінено. З Усі працівники ви бачите бронювання всіх поруч, кожне з краєм кольору свого працівника, а затінено лише час, коли не працює ніхто. На комп’ютері Тиждень теж затіняє вільний від роботи час людини, коли показано одного працівника. Тиждень у порталі працівника завжди показує одну людину. Коли ви повертаєтеся до тижня, де ширшим був інший день, ширшим знову буде той день. Коли працівник один, бронювання не мають кольорового краю.

Кожне бронювання показує свій статус:

Колір — не єдина ознака: на комп'ютері кожен статус, крім Підтверджено, має невелику позначку перед часом бронювання — галочку для Відбулося, годинник для Очікує завдатку, перекреслену людину для Неявка, перекреслене коло для Скасовано, — а пояснення під календарем показує колір і позначку кожного статусу. На комп'ютері бронювання, коротше за годину, у День і Тиждень показано одним рядком: час початку, клієнт і послуга, обрізані «…», якщо не вміщаються.

Працівник, якого ви деактивуєте, зберігає свої бронювання: вони лишаються в календарі, і клієнти все одно прийдуть. У поданні День він має стовпець з позначкою Неактивний у день, коли має бронювання, а Працівник показує його як «(неактивний)», поки він має бронювання у видимому періоді або попереду. Перенесіть ці бронювання до когось іншого або скасуйте їх; нове бронювання з ним додати не можна.

Виберіть, як відкривається календар, у Налаштування → Календар: Типовий вигляд на комп’ютері й на телефоні (Тиждень, якщо ви не виберете інше), а також Формат дати й Формат часу. Розгорніть там Інші налаштування, щоб задати Години календаря (проміжок, який показує сітка дня й тижня: Автоматично — за робочим часом працівників, або Власні), Перший день тижня (з якого починається кожен тиждень у календарі) і Скасовані бронювання (показувати чи приховувати в календарі). Це змінює лише те, що бачите ви, а не те, коли можуть бронювати клієнти. Формат часу також визначає, як час показується у вікні бронювання, у листах вашим клієнтам, у рядку оформлення замовлення Shopify та у розділі Активність бронювання.

Додати бронювання

Виберіть Додати бронювання, потім працівника, послугу, клієнта й вільний час. Ви можете бронювати час у межах мінімального часу до запису послуги (клієнти так не можуть), але коли період бронювання — Ковзний, не далі за його кінець. Зі Щомісяця можна бронювати будь-який місяць, зокрема ще не відкритий для клієнтів. Запитання під час бронювання тут не ставлять. Якщо активний працівник один, поля працівника немає: бронювання його. На телефоні поля стоять одне під одним. Після створення календар показує день бронювання у вигляді, в якому ви були.

Клієнт — це пошук: введіть щонайменше два символи імені, ел. пошти чи номера телефону й виберіть клієнта зі списку під полем. Нікого не вибирають за вас, а Створити бронювання чекає, доки ви виберете клієнта й час. Змінити повертає до пошуку. Для нової людини введіть її ім’я, виберіть Новий клієнт — останній рядок списку — і введіть ім’я, ел. пошту й телефон: те, що ви шукали, уже вписано. Клієнта збережено разом із бронюванням. Якщо така ел. пошта чи телефон уже є, бронювання буде записано на цього клієнта, а його дані не зміняться.

Для послуги з оплатою клієнт спершу платить. Клієнт, який винен плату за неявку, завжди спершу сплачує її. Перш ніж створити таке бронювання, вікно каже про це під полем Послуга або під клієнтом, якщо він винен плату; кнопка називається Створити й надіслати посилання на оплату, і клієнт отримує посилання на оплату електронною поштою одразу після створення бронювання (якщо його не вдалося надіслати, скористайтеся Надіслати посилання на оплату в бронюванні). Заблокованого клієнта тут усе одно можна записати; вікно вас попередить. Див. Завдатки й оплати.

Відкрити бронювання

Кожне бронювання має номер бронювання, наприклад #1042, для вашого магазину відлік іде від #1001. Бронювання, які клієнт зробив разом як один візит, мають один спільний номер. Його видно поруч з іменем клієнта у вікні та на сторінці бронювання, у Списку календаря, у ваших листах, на сторінці бронювання клієнта та в порталі працівника, щоб клієнт міг назвати його, коли телефонує. Після перенесення бронювання зберігає свій номер. На сторінці самого бронювання номер — це її заголовок: Бронювання #1042.

Виберіть бронювання, щоб побачити клієнта, час, ціну, оплату, відповіді клієнта на ваші запитання під час бронювання, нотатки та його Активність: усе, що з ним відбувалося, напр. оплати, надіслані нагадування й перенесення. У календарі воно спершу відкривається у вікні: час і дата, клієнт із телефоном та ел. поштою (торкніться, щоб подзвонити чи написати), послуга й оплата в кольоровій панелі — спершу те, що залишилося сплатити під час візиту, під ним ціна й завдаток, якщо є. Поки бронювання очікує оплати, панель спершу показує, чого воно чекає: Очікує завдатку: 12,00 EUR або Очікує оплати: …, коли клієнт має сплатити всю ціну чи борг. Синій означає, що під час візиту треба взяти гроші, зелений — що завдаток чи вся ціна сплачені, помаранчевий — що бронювання ще очікує оплати, сірий — повернення або нічого брати, червоний — повернення, яке не вдалося. Нотатки клієнта є на сторінці бронювання й на сторінці клієнта. Звідти:

• Перенести: виберіть новий час чи працівника. Він відкривається на першому тижні з вільним часом. Час показано по тижню — від вашого першого дня тижня до кінця цього тижню; у вже минулих днях часу немає. Щойно ви виберете час, Буде під Зараз показує нову дату, час і працівника. У вікні календаря ви потім підтверджуєте: поточний час над новим, і Перенести переносить бронювання й закриває вікно. У календарі перенесення та його підтвердження відкриваються в самому вікні бронювання. Клієнта завжди повідомляють ел. поштою. Якщо перенести нема на кого, змінити можна лише час. На комп'ютері бронювання також можна перетягнути в сітці День або Тиждень календаря; поки ви тягнете, пунктирна рамка показує, куди воно потрапить. У День відпустіть його на новий час або в колонці іншого працівника; у Тиждень — на новий час чи інший день, і воно лишається в того самого працівника. У Тиждень, поки ви тягнете, час, коли працівник не може його взяти, заштриховано, а рамка над ним стає червоною: туди його не відпустити. Коли ви його відпускаєте, спершу з'являється питання Перенести бронювання?: Зараз над Буде; те, що змінюється, — день, час, працівник — виділено в картці Буде. Перенести бронювання переносить його, Скасувати залишає там, де було. У День час, який працівник не може взяти, нічого не змінює, а календар пояснює чому. На телефоні скористайтеся Перенести. В обох випадках календар потім показує Тиждень із новим днем, а бронювання на кілька секунд обведене, щоб ви бачили, яке з них перенесено; якщо фільтр працівників приховав би його, фільтр перемикається на Усі працівники. Якщо переносити зі сторінки самого бронювання, ви залишаєтеся на цій сторінці.
• Скасувати бронювання: ви вибираєте, чи повертати завдаток або оплату. Клієнта повідомляють.
• Позначити як таке, що відбулося і Позначити як неявку: див. нижче.
• Надіслати посилання на оплату: для бронювання, що очікує оплати. Повідомлення підтверджує, на яку адресу його надіслано; якщо надіслати не вдається, Посилання на оплату не надіслано над кнопками пояснює чому.

На сторінці самого бронювання кожна дія — на картці, якої вона стосується: Перенести, Позначити як неявку і Позначити як таке, що відбулося унизу картки Візит, Надіслати посилання на оплату на картці Оплата, а Скасувати бронювання — унизу сторінки. У вікні календаря всі, крім головного кроку, — у Інші дії.

Якщо бронювання або його вільний час не вдається завантажити, наприклад через розірване з'єднання, вікно повідомляє про це з кнопкою Спробувати ще раз, а календар лишається як був. Посилання назад угорі сторінки бронювання вказує, куди воно веде: до календаря або на сторінку клієнта, з якої ви відкрили бронювання. Сторінка клієнта, відкрита з бронювання, має вгорі смужку ‹ Бронювання #1073, яка повертає до цього бронювання.

Ви й ваші працівники можете перенести чи скасувати бронювання, доки воно не почалося, хоч би що казали терміни скасування й перенесення клієнта. Щойно час початку минув, Перенести і Скасувати бронювання більше не показуються, а в календарі його вже не перетягнути: натомість позначте його як таке, що відбулося, або як неявку.

Завершення бронювань і неявки

Щойно візит почався, зафіксуйте, що сталося (до часу початку жодна з дій не показується):

• Позначити як таке, що відбулося: клієнт прийшов. Завдаток чи оплата зараховується в ціну, і планується лист клієнтові після візиту.
• Позначити як неявку: клієнт не прийшов. Завдаток, якщо є, залишається у вас, а з увімкненим боргом за неявку ваша плата за неявку стає боргом.

Обидві дії не можна скасувати, з одним винятком нижче.

Щоб не позначати кожне бронювання, у Налаштування → Правила бронювання → Інші налаштування → Завершення бронювань є Коли бронювання закінчується:

• Позначати як таке, що відбулося, автоматично (початковий вибір), Через 1, 6, 12, 24 чи 48 годин; спочатку 24 години.
• Залишати мені для позначення.

Автоматичне завершення ніколи не позначає неявку, бо неявка може створити борг, і це має вирішувати людина. Автоматично завершене бронювання зазначає це в активності, і його ще можна позначити як неявку протягом 7 днів після завершення. У Списку календаря його статус — Відбулося автоматично.

Наприклад, із завершенням через 24 години бронювання, що закінчується в понеділок об 11:00, завершиться у вівторок приблизно об 11:00. Якщо потім з’ясується, що клієнт не прийшов, позначити неявку можна до наступного вівторка.

Листи після візиту надходять лише тоді, коли бронювання позначено як таке, що відбулося. Див. Сповіщення.

Після позначення першого бронювання як завершеного Shopify може запропонувати залишити відгук про Rezervito, коли відкриється календар. На телефоні натомість може з’явитися одноразовий банер. Якщо його закрити, він більше не показуватиметься.

Як довго зберігаються дані клієнтів

Ім'я, ел. пошта, телефон, відповіді та ваші нотатки про клієнта зберігаються 24 місяці після його останнього візиту; бронювання, яке ще попереду, вважається візитом. Після цього Rezervito сам їх видаляє: попередні бронювання клієнта залишаються в календарі та статистиці, але без імені клієнта. Клієнт із несплаченим боргом зберігає свої дані, доки борг не сплачено або не прощено, і ще 24 місяці; заблокований клієнт – поки діє блокування. Дивіться нашу Політику конфіденційності.

Статистика

Статистика показує ваші бронювання, завантаженість, неявки, клієнтів і борги за період, а за бажання — для одного працівника чи послуги. Усі числа на сторінці підпорядковані тому самому фільтру. Якщо активний працівник один, фільтра Працівник немає: усі числа — його. Цей тиждень — увесь календарний тиждень із сьогоднішнім днем, починаючи з дня, з якого починаються тижні вашого календаря.

Ваші працівники

Працівники керують своїми бронюваннями в порталі працівника: вони можуть додавати, переносити, скасовувати й завершувати бронювання та позначати неявки. Див. Працівники та робочий час.