Benachrichtigungen

Wo Sie sie finden

Öffnen Sie Einstellungen → Benachrichtigungen. Jede E-Mail ist anfangs eingeschaltet und hat fertigen Text in jeder Sprache Ihres Shops, Sie müssen also nichts einrichten. Die obere Karte, Buchungs-E-Mails sind bereit, enthält Salon-E-Mails senden an. Darunter listet E-Mails jede E-Mail in drei Gruppen auf – An Kunden, An die E-Mail des Salons und An den Mitarbeiter –, jeweils mit dem Versandzeitpunkt („24 Stunden vor dem Termin“), Bearbeitet, wenn Sie den Text geändert haben, und einem Schalter.

Anzahlung nicht rechtzeitig bezahlt wird statt Buchung storniert versendet, wenn eine Buchung storniert wird, weil ihre Zahlung nicht vor Ablauf der Frist zum Freihalten geleistet wurde. Siehe Anzahlungen und Zahlungen.

Wer sie erhält

• Kunde: die E-Mail-Adresse bei der Buchung.
• Salon: die Adresse unter Salon-E-Mails senden an, oben im Tab. Sie nimmt eine Adresse auf und erhält die E-Mails zu jeder Buchung, egal welcher Mitarbeiter es ist. Bei der Installation von Rezervito wird die Kontakt-E-Mail Ihres Shops eingetragen, sodass E-Mails an den Salon ohne Einrichtung ankommen; ändern Sie sie und wählen Sie Speichern. Ohne Adresse keine E-Mails an den Salon.
• Mitarbeiter: die E-Mail-Adresse auf der Seite des Mitarbeiters, für seine eigenen Buchungen. Ein Mitarbeiter, der seine eigene Buchung im Mitarbeiterportal ändert, erhält dazu keine E-Mail. Wechselt eine Buchung zu einem anderen Mitarbeiter, erhält der, der sie verloren hat, Buchung storniert, und der, der sie bekommen hat, Buchung bestätigt; der Kunde und der Salon erhalten Buchung verschoben.

Kunden-E-Mails zeigen den Namen Ihres Shops als Absender, und Antworten von Kunden gehen an die Adresse unter Salon-E-Mails senden an. E-Mails an den Salon und an Mitarbeiter kommen von Rezervito.

Unter Weitere Einstellungen steht bei Adresse in E-Mails Ihre Adresse, die als Ort in Bestätigungs-, Umbuchungs- und Stornierungs-E-Mails erscheint. Telefon des Shops (optional) ist eine Nummer, unter der Kunden anrufen können; sie steht in E-Mails an Kunden unter „Salon kontaktieren“ und als {{ shop.phone }}. Leer lassen, um sie auszublenden. Nur Ziffern, Leerzeichen und + ( ) - . verwenden. In E-Mails ruft ein Tippen auf die Telefonnummer an, ein Tippen auf die E-Mail-Adresse öffnet eine neue Nachricht.

Ob Mitarbeiter die E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Kunden in ihren E-Mails sehen, richtet sich nach Kontaktdaten der Kunden im Mitarbeiterportal anzeigen auf der Seite Team. Siehe Team und Arbeitszeiten.

Eine E-Mail ansehen, ausschalten oder bearbeiten

• Der Schalter in der Zeile einer E-Mail schaltet sie sofort ein oder aus, in jeder Sprache. Wenn Sie Buchung bestätigt an Kunden ausschalten, wird zuerst nachgefragt: Kunden erhalten dann keinen Link zum Ansehen oder Stornieren ihrer Buchung, und die Zeile weist darauf hin.
• Öffnen Sie eine E-Mail, um sie genau so zu sehen, wie sie versendet wird, mit Beispiel-Buchungsdaten. Sprache wählt die angezeigte Sprache. Test-E-Mail senden schickt sie an eine Adresse Ihrer Wahl.
• Text bearbeiten öffnet Betreff und Nachricht in dieser Sprache. Variable einfügen fügt an der Cursorposition Angaben wie den Namen des Kunden, die Dienstleistung, die Uhrzeit oder den Mitarbeiter ein; sie werden für jede Buchung ausgefüllt. Bearbeiten und Vorschau wechseln zwischen Ihrem Text und einer schnellen Vorschau. Test-E-Mail senden schickt dort, was auf dem Bildschirm steht, gespeichert oder nicht. Fertigen Text wiederherstellen setzt den Text von Rezervito für diese Sprache zurück. {{ booking.number }} ist die Buchungsnummer, etwa #1042.

Speichern bringt Sie zur E-Mail mit Ihrem Text zurück, und ihre Zeile zeigt Bearbeitet. Abbrechen geht ohne Speichern zurück. Wenn Sie die E-Mail mit ungespeichertem Text schließen, zurückgehen oder die Sprache wechseln, fragt Rezervito zuerst Nicht gespeicherte Änderungen verwerfen?

Sie bearbeiten nur Betreff und Nachricht. Den Rest jeder E-Mail legt Rezervito um Ihren Text herum an, in den Farben Ihres Shops aus Einstellungen → Darstellung (die Farbe Schaltfläche als Akzent; bei Theme oder einer auf Weiß zu hellen Schaltfläche ein dunkles Grau) und mit dem Logo Ihres Shops aus Shopify, ohne Logo mit dem ersten Buchstaben Ihres Namens:

• Oben Ihr Logo und die Buchungsnr., etwa #1042, dann eine Überschrift, etwa „Super – Ihr Besuch ist bestätigt“, und Ihre Nachricht.
• Eine Karte mit Uhrzeit und Datum; bei einer Stornierung ist die Uhrzeit durchgestrichen, bei einer Verschiebung steht die vorherige dabei.
• In der Bestätigung und der Verschiebung an Kunden: Ihr Besuch (jede Leistung mit Mitarbeiter, Uhrzeit und Preis, der im Salon noch zu zahlende Betrag, die Vorauszahlung, Teilnehmende, Notizen und Antworten), Pläne geändert? mit Uhrzeit ändern oder stornieren, solange sie es noch online ändern können (danach Buchung ansehen), Anfahrt mit Route anzeigen, Zum Kalender hinzufügen mit Apple, Google und Outlook, wenn Sie Adresse in E-Mails gesetzt haben, Salon kontaktieren mit Ihrem Telefon des Shops und Ihrer E-Mail, und Gut zu wissen. Die Erinnerung hat dasselbe ohne Salon kontaktieren. Eine Stornierung zeigt den stornierten Besuch mit Buchung ansehen, Erneut buchen und Ihre Kontakte; die Nachfass-E-Mail ist Ihre Nachricht, fünf Sterne, die die Buchungsseite des Kunden zum Bewerten öffnen, der Mitarbeiter mit Foto, die Leistung und ihr Preis, Nächsten Termin buchen, das das Buchungsfenster im Zeitschritt mit derselben Leistung und demselben Mitarbeiter öffnet, und Andere Leistung wählen.
• Gut zu wissen entsteht aus Ihren Regeln unter Einstellungen → Stornierungen & Nichterscheinen (wie lange vor dem Besuch Kunden online die Uhrzeit ändern oder stornieren können und was eine spätere Stornierung bedeutet); Sie schreiben es nicht.
• Die E-Mails an Ihren Shop und an Mitarbeiter haben dasselbe Layout: der Besuch (Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Leistungen), der Kunde mit E-Mail und Telefon (Mitarbeiter sehen sie nur mit Kontaktdaten der Kunden im Mitarbeiterportal anzeigen), Teilnehmende, Notizen und Antworten sowie Buchung öffnen. Sie tragen keine Rezervito-Zeile.
• Auch die anderen E-Mails von Rezervito zu Buchungen haben dieses Layout: Mitarbeiter hat Arbeitstage geändert, der Zahlungslink an Kunden (mit Betrag und Zahlen Sie Ihre Anzahlung) und die E-Mail über eine fehlgeschlagene Erstattung (mit Buchung öffnen).

Kunden können ihre Buchung immer aus der E-Mail öffnen. Um Ihre eigene E-Mail zu sehen, tippen Sie sie in der Liste an: Die Vorschau zeigt Ihre Farben, Ihr Logo, Ihre Kontakte und Regeln mit einer Beispielbuchung, #1001. Die Preise stehen in Ihrer Währung und die Uhrzeiten in Ihrem Zeitformat; eine Adresse, die Sie nicht angegeben haben, wird als Beispiel gezeigt.

Unter den Leistungen rechnet Ihr Besuch den Betrag wie eine Quittung zusammen: Gesamt, Online bezahlt (eine Anzahlung oder der ganze Preis) und Im Salon zu zahlen. Was der Kunde angegeben hat — Teilnehmende (nur bei mehr als einer Person), Notiz und Antworten — folgt unter Ihre Angaben. Ein Besuch mit mehreren Leistungen nennt in {{ service.name }} alle, ein Betreff lautet also z. B. „Your booking is confirmed — Classic manicure and Gel polish“. In der Vorschau und in Test-E-Mails öffnen die Links des Beispiels deinen echten Shop: der des Kunden deine Buchungsseite.

Erinnerungen und Nachfass-Nachrichten

Unter Weitere Einstellungen legt Erinnerung: Stunden vorher fest, wann Erinnerung vor dem Termin versendet wird, und Nachfass-Nachricht: Stunden danach, wann Nachfass-Nachricht nach dem Termin versendet wird. Wählen Sie eine Zeitspanne von 1 Stunde bis 30 Tage (720 Stunden); derselbe Zeitpunkt gilt für alle Sprachen. Wählen Sie Speichern.

Eine Buchung, die weniger als so viele Stunden vorher bestätigt wird, erhält keine Erinnerung, weder per E-Mail noch per SMS: Die Bestätigung hat dem Kunden gerade erst gesagt, wann er kommen soll. Das gilt auch für eine Buchung, die auf weniger als so viele Stunden vorher verschoben wird. Zum Beispiel: Mit der Erinnerung bei 24 Stunden erhält eine heute um 14:00 gemachte Buchung für morgen 10:00 nur ihre Bestätigung.

Eine Nachfass-Nachricht wird nur für eine Buchung gesendet, die abgeschlossen wurde, von Ihnen oder automatisch. Sie geht die eingestellte Anzahl Stunden nach dem Ende der Buchung hinaus oder beim Abschluss, wenn dieser später liegt. Eine stornierte Buchung oder ein Nichterscheinen erhält nie eine. Bei ausgeschaltetem automatischem Abschluss erhält eine Buchung, die niemand als abgeschlossen markiert, keine Nachfass-Nachricht. Siehe Buchungen verwalten.

Zum Beispiel wird bei einer Nachfass-Nachricht nach 24 Stunden und einem automatischen Abschluss nach 24 Stunden eine Buchung, die am Montag um 11:00 endet, am Dienstag um 11:00 abgeschlossen und erhält dann ihre Nachfass-Nachricht.

SMS-Erinnerungen

Bei monatlichem Solo, Studio und Salon kann die Erinnerung auch als SMS verschickt werden. Die Karte SMS unter den E-Mails hat eine Zeile, SMS-Erinnerung: Ihr Schalter schaltet sie sofort ein oder aus (anfangs ist sie aus). Ein Tipp auf die Zeile öffnet die Vorschau – die SMS, wie das Telefon Ihres Kunden sie zeigt. Bearbeiten ändert Text und Monatslimit, Speichern übernimmt sie. Test-SMS senden schickt sie kostenlos an eine Nummer, die Sie eingeben. Bei Free nennt die Zeile die Tarife, die es enthalten. Wird eine Test-SMS nicht gesendet oder lehnt das Mobilfunknetz sie ab, sagt das Fenster, warum.

• Wann und von wem: zur selben Zeit wie die Erinnerungs-E-Mail, die weiterhin versendet wird. Absender ist „Rezervito“. Der fertige Text beginnt mit dem Namen Ihres Salons, damit Kunden wissen, von welchem Salon die Erinnerung kommt. Vorschau und Test-SMS senden verwenden die Sprache Ihres Shops; jeder Kunde erhält den fertigen Text in der Sprache seiner Buchung und Ihren eigenen Text so, wie Sie ihn geschrieben haben.
• An welche Kunden: nur an Kunden mit einer Telefonnummer in Litauen, Lettland, Estland, Polen, dem Vereinigten Königreich, Frankreich, Italien, Portugal oder Schweden. Alle anderen Kunden erhalten nur die E-Mail. Eine Nummer ohne Ländervorwahl gilt als Nummer aus dem Land Ihres Salons.
• Der Text: SMS-Text enthält zunächst den fertigen Text – ändern Sie ihn nach Belieben, Fertigen Text wiederherstellen holt ihn zurück. Möglich sind {{ shop.name }}, {{ service.name }}, {{ staff.name }}, {{ booking.date }} und {{ booking.time }}. Variable einfügen fügt eine an der Cursorposition ein. Eine SMS fasst 160 Zeichen mit eingesetzten Angaben, oder 70, sobald ein Buchstabe wie ė, š, ł oder Kyrillisch darin vorkommt (ä, ö, ü und é zählen als einfach); hat einer der Namen Ihres Shops (der Shop, eine Leistung, ein Mitarbeiter) oder ein Monat in einer der Sprachen des Shops einen solchen Buchstaben, sind es 70; der Zähler prüft mit einer Beispielbuchung, und ein längerer Text lässt sich nicht speichern. Sind die Namen einer echten Buchung trotzdem zu lang, wird der längste – Salon, Leistung oder Mitarbeiter – mit „…“ gekürzt; Datum und Uhrzeit bleiben immer stehen. Würde der Name einer Ihrer Leistungen oder Ihres Shops gekürzt, zeigt das Fenster, welcher und wie er aussähe; Leistung in der SMS weglassen setzt den fertigen Text ohne den Namen der Leistung ein, und Speichern speichert ihn. Passt ein langer Text mit einem echten Namen trotzdem nicht, zeigt das Fenster die SMS mit abgeschnittenem Ende, damit Sie den Text kürzen können.
• Die Kosten: $0,10 pro versendeter SMS, auf Ihrer Shopify-Rechnung. Eine SMS, die nicht gesendet werden konnte, wird nicht berechnet.
• Ihr Limit: SMS pro Monat, höchstens (anfangs 100, bis 10.000) begrenzt, was Ihnen berechnet werden kann. Danach gehen Erinnerungen bis zum nächsten Monat nur per E-Mail. Die Karte zeigt, wie viele diesen Monat versendet wurden.

Wird eine Buchung verschoben, wird ihre SMS mit verschoben; wird sie storniert, entfällt die SMS.

Ein Beispiel: Bei einem Limit von 100 und 130 fälligen Erinnerungen in einem Monat gehen 100 per SMS und E-Mail ($10,00) und die letzten 30 nur per E-Mail.

In welcher Sprache eine E-Mail ist

• Die E-Mails eines Kunden und seine Buchungsseite sind in der Sprache, in der er gebucht hat: die Sprache Ihres Shops, in der er unterwegs war, oder Englisch, wenn Rezervito diese Sprache nicht anbietet. Eine Buchung, die Sie oder Ihre Mitarbeiter anlegen, verwendet die Hauptsprache Ihres Shops.
• Die E-Mails an Ihren Salon verwenden die Hauptsprache Ihres Shops.
• Jeder Mitarbeiter wählt seine eigene Sprache im Mitarbeiterportal unter Meine Einstellungen → Sprache. Bis er das tut, erhält er die Hauptsprache Ihres Shops.

Weitere E-Mails

Zwei E-Mails stehen nicht in dieser Liste und können nicht bearbeitet werden: die E-Mail mit dem Zahlungslink, die Sie mit Zahlungslink senden versenden, und die Nachricht an die Benachrichtigungs-E-Mail Ihres Salons, wenn eine Erstattung fehlschlägt.

Mitarbeiter hat Arbeitstage geändert, die letzte unter An die E-Mail des Salons, ist eine weitere E-Mail: Wenn ein Mitarbeiter seine Daten im Staff Portal ändert (oder ein Manager die eines Kollegen), erhält Ihre Salon-E-Mail pro Speichern eine E-Mail – wessen Daten, welche, was daraus wurde, wie viele Arbeitstage sich geändert haben und welche Buchungen außerhalb der neuen Zeiten liegen, mit einem Link zur Seite des Mitarbeiters. Ihre eigenen Änderungen im Admin senden keine. Tippen Sie darauf, um ein Beispiel zu sehen; ihr Text kann nicht geändert werden. Ihr Schalter schaltet sie aus.