Buchungen verwalten

Der Kalender

• Tag, Woche und Monat wählen den Zeitraum; Kalender und Liste wählen zwischen dem Zeitraster und einer Liste. Beim Wechsel des Zeitraums bleibt der Tag erhalten: Der in Woche aufgeklappte Tag ist der, den Tag öffnet, und nach dem Wechsel in einen anderen Monat zeigt Woche dessen Woche.
• Am Computer wechseln die Pfeile zum vorherigen oder nächsten Tag, zur vorherigen oder nächsten Woche oder zum vorherigen oder nächsten Monat, und das Datum dazwischen öffnet eine Datumsauswahl; seitwärts Wischen mit zwei Fingern über das Trackpad wirkt wie die Pfeile. Auf dem Handy gibt es keine Pfeile: Wischen Sie im Kalender seitwärts und tippen Sie auf den Titel über dem Tag, der Woche oder dem Monat, um ein Datum in derselben Ansicht zu wählen. Wo ein Teil des Kalenders seitwärts scrollt, scrollt er zuerst bis zu seinem Ende. In Woche markiert und wählt die Datumsauswahl eine ganze Woche. In Monat zeigt sie die zwölf Monate des Jahres zur Auswahl.
• Mitarbeiter zeigt alle oder einen einzelnen Mitarbeiter. Erst ab zwei Mitarbeitern zu sehen. Status filtert die Liste nach Buchungsstatus. Auf dem Handy liegen sie hinter der Filter-Schaltfläche links von Tag: Mit einem Mitarbeiter öffnet sie direkt die Status, mit mehreren das Fenster Filter. Ein Punkt auf der Schaltfläche heißt, dass ein Filter aktiv ist.
• Buchung hinzufügen öffnet eine neue Buchung. CSV exportieren lädt die angezeigten Buchungen mit Ihren Filtern als Tabellendatei herunter.

Auf dem Handy zeigt Woche die Tage der Woche nebeneinander, mit den Uhrzeiten links. Tage, an denen niemand in der Ansicht arbeitet — ein freier Tag, ein Feiertag, ein als Arbeitet nicht markierter oder ganztägig gesperrter Tag —, werden ausgelassen, wenn an ihnen nichts gebucht ist: Ein Betrieb, der Montag bis Freitag geöffnet hat, sieht fünf breitere Tage. Arbeitet in dieser Woche niemand in der Ansicht, erscheinen alle sieben Tage. Ein Tag ist breiter: der Tag, auf dem Sie sind; nach dem Wechsel in eine andere Woche der heutige Tag, wenn sie ihn enthält (etwa nach Heute), sonst ihr erster Tag. Wird dieser Tag ausgelassen, ist stattdessen der nächste angezeigte Tag der Woche breiter, wenn möglich ein späterer. Seine Buchungen zeigen den Namen des Kunden und die Leistung, die übrigen Tage den Vornamen. Tippen Sie auf einen anderen Tag, um ihn zum breiteren zu machen. Im breiteren Tag tippen Sie auf eine Buchung, um sie zu öffnen, oder auf freie Zeit, um dort eine Buchung hinzuzufügen. Ist Mitarbeiter auf eine Person gestellt, sehen Sie deren Buchungen, und die Zeit, in der sie nicht arbeitet, ist schattiert. Mit Alle Mitarbeiter sehen Sie die Buchungen aller nebeneinander, jede mit dem Farbrand ihres Mitarbeiters, und schattiert ist nur die Zeit, in der niemand arbeitet. Am Computer schattiert Woche ebenfalls die Zeit, in der die Person nicht arbeitet, solange ein Mitarbeiter angezeigt wird. Die Woche im Mitarbeiterportal zeigt immer eine Person. Kehren Sie zu einer Woche zurück, in der Sie einen anderen Tag breiter gemacht hatten, ist dieser Tag wieder der breitere. Mit nur einem Mitarbeiter haben Buchungen keinen Farbrand.

Jede Buchung zeigt ihren Status:

Die Farbe ist nicht das einzige Zeichen: Auf einem Computer hat jeder Status außer Bestätigt ein kleines Zeichen vor der Uhrzeit der Buchung – ein Häkchen für Abgeschlossen, eine Uhr für Anzahlung ausstehend, eine durchgestrichene Person für Nicht erschienen, einen durchgestrichenen Kreis für Storniert – und die Legende unter dem Kalender zeigt Farbe und Zeichen jedes Status. Am Computer steht eine Buchung, die kürzer als eine Stunde ist, in Tag und Woche in einer Zeile: Beginn, Kunde und Leistung, mit „…“ gekürzt, wenn der Platz nicht reicht.

Ein Mitarbeiter, den Sie deaktivieren, behält seine Buchungen: Sie bleiben im Kalender, und die Kunden kommen trotzdem. In der Tag-Ansicht bekommt er an einem Tag mit Buchungen eine Spalte mit Inaktiv, und Mitarbeiter führt ihn als „(inaktiv)“, solange er Buchungen im angezeigten Zeitraum oder noch vor sich hat. Verschieben Sie diese Buchungen zu jemand anderem oder stornieren Sie sie; neue Buchungen mit ihm sind nicht möglich.

Wie sich der Kalender öffnet, legen Sie unter Einstellungen → Kalender fest: die Standardansicht auf einem Computer und auf einem Smartphone (Woche, solange Sie keine andere wählen) sowie das Datumsformat und das Zeitformat. Öffnen Sie dort Weitere Einstellungen für Kalenderzeiten (der Zeitraum, den das Tages- und Wochenraster zeigt: Automatisch aus den Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter oder Benutzerdefiniert), Woche beginnt am (der erste Tag jeder Woche, die der Kalender zeigt) und Stornierte Buchungen (im Kalender angezeigt oder ausgeblendet). Diese Einstellungen ändern nur, was Sie sehen, nie, wann Kunden buchen können. Das Zeitformat bestimmt auch, wie Uhrzeiten im Buchungsfenster, in den E-Mails an Ihre Kunden, in der Zeile des Shopify-Checkouts und in der Aktivität einer Buchung erscheinen.

Eine Buchung anlegen

Wählen Sie Buchung hinzufügen, dann den Mitarbeiter, die Leistung, den Kunden und eine freie Zeit. Sie können Zeiten innerhalb des Mindestvorlaufs einer Leistung buchen, was Kunden nicht können, aber mit Fortlaufend nicht über das Ende des Buchungszeitraums hinaus. Bei Monatliche Freigabe können Sie jeden Monat buchen, auch einen, der für Kunden noch nicht freigegeben ist. Buchungsfragen werden hier nicht gestellt. Mit nur einem aktiven Mitarbeiter gibt es kein Mitarbeiterfeld: Die Buchung geht an ihn. Auf dem Telefon stehen die Felder untereinander. Danach zeigt der Kalender ihren Tag in der Ansicht, in der Sie waren.

Kunde ist eine Suche: Tippen Sie mindestens zwei Zeichen eines Namens, einer E-Mail oder Telefonnummer und wählen Sie den Kunden aus der Liste darunter. Niemand wird für Sie ausgewählt, und Buchung erstellen wartet, bis Sie jemanden und eine Zeit gewählt haben. Ändern führt zurück zur Suche. Für jemand Neues tippen Sie den Namen und wählen Neuer Kunde, die letzte Zeile der Liste, und geben dann Name, E-Mail und Telefon ein: Was Sie gesucht haben, ist schon eingetragen. Der Kunde wird mit der Buchung gespeichert. Ist diese E-Mail oder Telefonnummer schon hinterlegt, geht die Buchung an diesen Kunden, und seine Angaben bleiben, wie sie sind.

Bei einer Leistung, die eine Zahlung verlangt, bezahlt der Kunde zuerst. Ein Kunde, der eine Ausfallgebühr schuldet, muss sie immer zuerst bezahlen. Bevor Sie eine solche Buchung erstellen, sagt das Fenster es unter Leistung, oder beim Kunden für eine geschuldete Gebühr; die Schaltfläche heißt Erstellen und Zahlungslink senden, und der Kunde erhält den Zahlungslink per E-Mail, sobald die Buchung angelegt ist (geht er nicht hinaus, verwenden Sie Zahlungslink senden in der Buchung). Ein gesperrter Kunde kann hier trotzdem gebucht werden; das Fenster warnt Sie. Siehe Anzahlungen und Zahlungen.

Eine Buchung öffnen

Jede Buchung hat eine Buchungsnummer, etwa #1042, für Ihren Shop ab #1001 gezählt. Buchungen, die ein Kunde zusammen als einen Besuch gemacht hat, teilen sich eine Nummer. Sie steht neben dem Namen des Kunden im Fenster und auf der Seite der Buchung, in der Liste des Kalenders, in Ihren E-Mails, auf der Buchungsseite des Kunden und im Mitarbeiterportal, damit ein Kunde sie am Telefon nennen kann. Beim Verschieben behält eine Buchung ihre Nummer. Auf der Seite der Buchung ist die Nummer der Titel: Buchung #1042.

Wählen Sie eine Buchung, um ihren Kunden, die Uhrzeit, den Preis, die Zahlung, die Antworten des Kunden auf Ihre Buchungsfragen, Notizen und ihre Aktivität zu sehen: alles, was mit ihr geschehen ist, etwa Zahlungen, gesendete Erinnerungen und Verschiebungen. Im Kalender öffnet sie sich zuerst in einem Fenster: Uhrzeit und Datum, der Kunde mit Telefon und E-Mail (zum Anrufen oder Schreiben antippen), die Leistung und die Zahlung in einem farbigen Feld: zuerst, was beim Termin noch zu zahlen ist, darunter der Preis und eine etwaige Anzahlung. Solange die Buchung auf die Zahlung wartet, steht stattdessen zuerst, worauf sie wartet: Anzahlung ausstehend: 12,00 €, oder Wartet auf Zahlung: …, wenn der Kunde den ganzen Preis oder eine offene Schuld zahlen soll. Blau heißt, beim Termin ist noch Geld zu kassieren, Grün, dass eine Anzahlung oder der ganze Preis bezahlt ist, Orange, dass die Buchung noch auf die Zahlung wartet, Grau eine Erstattung oder nichts zu kassieren, und Rot eine fehlgeschlagene Erstattung. Die Notizen zum Kunden stehen auf der Seite der Buchung und des Kunden. Von dort:

• Verschieben: Wählen Sie eine neue Zeit oder einen anderen Mitarbeiter. Sie öffnet sich in der ersten Woche mit einer freien Zeit. Die Zeiten werden wochenweise gezeigt, vom Tag unter Woche beginnt am bis zum Ende dieser Woche; vergangene Tage haben keine. Sobald Sie eine Zeit wählen, zeigt Neu unter Derzeit das neue Datum, die Uhrzeit und den Mitarbeiter. Im Fenster des Kalenders bestätigen Sie dann: die bisherige Zeit über der neuen, und Verschieben verschiebt die Buchung und schließt das Fenster. Im Kalender öffnen sich Verschieben und die Bestätigung im Fenster der Buchung selbst. Der Kunde wird immer per E-Mail informiert. Gibt es niemanden sonst, an den sie gehen kann, lässt sich nur die Zeit ändern. Am Computer können Sie eine Buchung auch im Raster Tag oder Woche des Kalenders ziehen; beim Ziehen zeigt ein gestrichelter Rahmen, wo sie landen würde. In Tag legen Sie sie auf eine neue Zeit oder in die Spalte eines anderen Mitarbeiters; in Woche auf eine neue Zeit oder einen anderen Tag, und sie bleibt beim selben Mitarbeiter. In Woche sind beim Ziehen die Zeiten schraffiert, zu denen der Mitarbeiter sie nicht übernehmen kann, und der Rahmen wird darüber rot: Dort lässt sie sich nicht ablegen. Beim Loslassen fragt zuerst Buchung verschieben?: Derzeit über Neu; was sich ändert — Tag, Uhrzeit, Mitarbeiter —, ist unter Neu hervorgehoben. Buchung verschieben verschiebt sie, Abbrechen lässt sie, wo sie war. In Tag ändert eine Zeit, die der Mitarbeiter nicht übernehmen kann, nichts, und der Kalender sagt, warum. Am Handy nutzen Sie Verschieben. In beiden Fällen zeigt der Kalender danach die Woche mit ihrem neuen Tag, und die Buchung ist ein paar Sekunden lang umrandet, damit Sie sehen, welche verschoben wurde; würde Ihr Mitarbeiterfilter sie ausblenden, wechselt er zu Alle Mitarbeiter. Verschieben Sie auf der Seite der Buchung selbst, bleiben Sie auf dieser Seite.
• Buchung stornieren: Sie entscheiden, ob eine Anzahlung oder Zahlung erstattet wird. Der Kunde wird informiert.
• Als abgeschlossen markieren und Als nicht erschienen markieren: siehe unten.
• Zahlungslink senden: für eine Buchung, die auf Zahlung wartet. Eine Meldung bestätigt, an welche Adresse er ging; kann er nicht gesendet werden, sagt Zahlungslink nicht gesendet über den Schaltflächen, warum.

Auf der Seite der Buchung steht jede Aktion auf der Karte, um die es geht: Verschieben, Als nicht erschienen markieren und Als abgeschlossen markieren unten in Termin, Zahlungslink senden in Zahlung und Buchung stornieren unten auf der Seite. Im Fenster des Kalenders liegen alle außer dem Hauptschritt unter Weitere Aktionen.

Lässt sich eine Buchung oder ihre freien Zeiten nicht laden, etwa weil die Verbindung abgebrochen ist, sagt das Fenster das mit Erneut versuchen, und der Kalender bleibt, wie er war. Der Zurück-Link oben auf der Seite einer Buchung nennt sein Ziel: den Kalender oder die Kundenseite, von der aus Sie die Buchung geöffnet haben. Die Kundenseite, die Sie von einer Buchung aus öffnen, hat oben eine Leiste, ‹ Buchung #1073, zurück zu dieser Buchung.

Sie und Ihre Mitarbeiter können eine Buchung verschieben oder stornieren, bis sie beginnt, unabhängig von den Stornierungs- und Verschiebungsfristen des Kunden. Ist ihre Startzeit vorbei, erscheinen Verschieben und Buchung stornieren nicht mehr, und im Kalender lässt sie sich nicht mehr ziehen: Markieren Sie sie stattdessen als abgeschlossen oder als nicht erschienen.

Buchungen abschließen und Nichterscheinen

Hat ein Termin begonnen, halten Sie fest, was geschehen ist (vor der Startzeit erscheint keins von beiden):

• Als abgeschlossen markieren: Der Kunde ist gekommen. Eine Anzahlung oder Zahlung wird auf den Preis angerechnet, und die Nachfass-E-Mail an den Kunden wird geplant.
• Als nicht erschienen markieren: Der Kunde ist nicht gekommen. Eine Anzahlung wird einbehalten, und bei eingeschalteten offenen Beträgen bei Nichterscheinen wird Ihre Ausfallgebühr zu einem offenen Betrag.

Beides kann nicht rückgängig gemacht werden, mit einer Ausnahme (siehe unten).

Damit Sie nicht jede Buchung markieren müssen, gibt es unter Einstellungen → Buchungsregeln → Weitere Einstellungen → Buchungen abschließen die Einstellung Nach Ende einer Buchung:

• Automatisch als abgeschlossen markieren (die Anfangsauswahl), Nach 1, 6, 12, 24 oder 48 Stunden; zu Beginn 24 Stunden.
• Ich markiere sie selbst.

Der automatische Abschluss markiert nie ein Nichterscheinen, denn ein Nichterscheinen kann einen offenen Betrag auslösen, und das erfordert die Entscheidung eines Menschen. Eine automatisch abgeschlossene Buchung vermerkt das in ihrer Aktivität und kann noch 7 Tage nach dem Abschluss als nicht erschienen markiert werden. In der Liste des Kalenders heißt ihr Status Automatisch abgeschlossen.

Zum Beispiel wird bei einem Abschluss nach 24 Stunden eine Buchung, die am Montag um 11:00 endet, am Dienstag gegen 11:00 abgeschlossen. Erfahren Sie danach, dass der Kunde nicht gekommen ist, können Sie sie noch bis zum folgenden Dienstag als nicht erschienen markieren.

Nachfass-E-Mails werden erst versendet, wenn eine Buchung abgeschlossen ist. Siehe Benachrichtigungen.

Nachdem du deine erste Buchung als abgeschlossen markiert hast, kann Shopify dich beim nächsten Öffnen des Kalenders bitten, Rezervito zu bewerten. Auf dem Smartphone wird stattdessen möglicherweise einmalig ein Hinweis angezeigt. Wenn du den Hinweis schließt, wird er nicht erneut angezeigt.

Wie lange Kundendaten gespeichert bleiben

Name, E-Mail, Telefon, Antworten und Ihre Notizen zu einem Kunden bleiben 24 Monate nach seinem letzten Besuch gespeichert; eine noch bevorstehende Buchung zählt als Besuch. Danach entfernt Rezervito sie selbst: Seine früheren Buchungen bleiben in Kalender und Statistiken, ohne den Namen des Kunden. Bei einer offenen Schuld bleiben die Daten, bis sie bezahlt oder erlassen ist, und danach weitere 24 Monate; bei einem gesperrten Kunden, solange die Sperre besteht. Siehe unsere Datenschutzerklärung.

Statistiken

Statistiken zeigt Ihre Buchungen, die Auslastung, Nichterscheinen, Kunden und offene Beträge für einen Zeitraum, und auf Wunsch für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine einzelne Leistung. Jede Zahl auf der Seite folgt demselben Filter. Mit nur einem aktiven Mitarbeiter gibt es keinen Filter Mitarbeiter: Jede Zahl ist seine. Diese Woche ist die ganze Kalenderwoche mit dem heutigen Tag, beginnend mit dem Tag, an dem die Wochen Ihres Kalenders beginnen.

Ihre Mitarbeiter

Mitarbeiter verwalten ihre eigenen Buchungen im Mitarbeiterportal: Sie können Buchungen anlegen, verschieben, stornieren und abschließen und Nichterscheinen markieren. Siehe Team und Arbeitszeiten.