Team und Arbeitszeiten

Einen Mitarbeiter hinzufügen

Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen, geben Sie Name und E-Mail ein, optional ein Telefon, und wählen Sie eine Farbe. Kunden sehen den Namen beim Buchen. An die E-Mail-Adresse gehen die Buchungsbenachrichtigungen dieser Person, daher ist sie hier, in Details bearbeiten und im Einrichtungsleitfaden gleichermaßen Pflicht; an das Telefon eines Mitarbeiters wird nichts gesendet. Eine Eingabe, die keine E-Mail-Adresse ist, etwa ein Name, wird abgelehnt. Die Farbe kennzeichnet ihre Buchungen im Kalender; sie beginnt mit einer, die noch kein anderer Mitarbeiter hat, damit die Buchungen jeder Person auffallen. Mit nur einem Mitarbeiter zeigt der Kalender keine Farbe.

In Details bearbeiten darf E-Mail nicht leer bleiben, Telefon schon. Wer hinzugefügt wurde, bevor die E-Mail Pflicht war, braucht beim nächsten Speichern seiner Details eine.

Schließen Sie ein Bearbeiten-Fenster mit Änderungen (✕, Esc oder Abbrechen), fragt es zuerst Nicht gespeicherte Änderungen verwerfen?: Weiter bearbeiten kehrt zum Fenster zurück, wie Sie es verlassen haben, Verwerfen schließt es ohne Speichern.

Auf dem Smartphone zeigt jede Karte in der Mitarbeiterliste bei aktiven Mitarbeitern PIN festgelegt oder Keine PIN, wie die Spalte Portal-PIN am Computer; deaktivierte zeigen Inaktiv.

Ein Mitarbeiter ist buchbar, wenn er aktiv ist, mindestens eine aktive Leistung anbietet und jede Woche an mindestens einem Wochentag arbeitet. Ein einzelnes Datum mit Arbeitszeiten zählt allein nicht. Bis dahin zeigt seine Seite Nicht buchbar mit dem Grund, und die Seite Team führt ihn über der Tabelle mit einer Schaltfläche zur Behebung auf.

Die Seite eines Mitarbeiters

• Details: Kontaktdaten, Farbe und Rolle. Bearbeiten ändert sie und das Profilbild in einem Fenster.
• Leistungen: was er anbietet. Bearbeiten hakt Leistungen an oder ab. Das Abhaken einer Leistung entfernt auch die eigenen Preise dieser Person dafür.
• Verfügbarkeit: ein Monatskalender seiner Arbeitszeiten. Wochenplan ändert die übliche Woche; ein Tipp auf ein Datum ändert dieses Datum oder mehrere Tage am Stück. Ein Tag mit Arbeitet nicht, der noch anstehende Buchungen hat, nennt ihre Zahl (zum Beispiel „2 Buchungen“; auf dem Smartphone ein gelber Punkt), damit Sie sie verschieben oder stornieren können.
• PIN für das Mitarbeiterportal: ob die Person eine PIN für die Anmeldung im Mitarbeiterportal hat. PIN festlegen (oder PIN ändern) legt sie fest.
• Unten auf der Seite: Mitarbeiter deaktivieren (oder Mitarbeiter aktivieren) und Mitarbeiter löschen.

Profil und Bewertungen

Die Seite eines Mitarbeiters hat zwei weitere Karten. Profil im Buchungsfenster: Schreiben Sie mit Bearbeiten eine Zeile unter dem Namen (zum Beispiel „Nageldesignerin · 6 Jahre"), ein kurzes Über mich und bis zu sechs Spezialgebiete, durch Kommas getrennt. Kunden sehen sie mit dem Foto, wenn sie im Buchungsfenster auf das „i" neben dem Gesicht tippen. Bewertungen listet, was Kunden nach einem Besuch hinterlassen haben, die neuesten zuerst. Eine neue Bewertung zeigt Zu prüfen und niemand sonst sieht sie: Tippen Sie darauf, dann Bewertung anzeigen, um sie im Buchungsfenster zu zeigen, oder Bewertung ausblenden. Eine sichtbare Bewertung lässt sich wieder ausblenden. In der Mitarbeiterliste markiert Bewertungen prüfen Mitarbeiter mit wartenden Bewertungen. Siehe Wie Kunden buchen.

Arbeitszeiten

Jeder Mitarbeiter hat einen Wochenplan: die Zeiten, zu denen er an jedem Wochentag arbeitet, jede Woche. Sie ändern ihn mit Wochenplan oben in der Karte Verfügbarkeit: Haken Sie die Arbeitstage an, legen Sie für jeden einen oder mehrere Zeiträume fest (+ Zeitraum hinzufügen fügt einen weiteren hinzu, zum Beispiel 09:00–12:00 und 13:00–18:00 um eine Mittagspause) und wählen Sie Speichern. Ein Tag ohne Haken ist ein freier Tag. Daten mit eigenen Zeiten behalten sie; das Fenster sagt, wie viele es sind.

Um ein Datum oder mehrere Tage am Stück zu ändern, tippen Sie im Kalender auf ein Datum. Verfügbarkeit bearbeiten öffnet sich mit Von und Bis (einschließlich) auf diesem Datum; setzen Sie Bis (einschließlich) später, um mehr Tage abzudecken, auch bis in den nächsten Monat. Wählen Sie dann eines:

• Wochenplan: Die Daten folgen wieder dem Wochenplan.
• Andere Zeiten: eigene Zeiten für diese Daten.
• Arbeitet nicht: Die Person arbeitet an diesen Daten nicht, zum Beispiel im Urlaub.
• Pause: freie Zeit innerhalb des Tages, zum Beispiel eine lange Mittagspause; die Zeiten des Tages bleiben (siehe Pausen unten).

Bevor Sie Speichern wählen, sagt das Fenster, was sich ändert. Über mehrere Tage ändern sich nur Arbeitstage: übliche freie Tage und Tage, an denen der Betrieb ganztägig geschlossen ist, bleiben, wie sie sind. Ein einzelnes Datum ändert sich immer, auch ein üblicher freier Tag. Der Wochenplan ändert sich hier nie.

Buchungen werden nie verschoben oder storniert. Lägen Buchungen außerhalb der neuen Zeiten, listet das Fenster sie vor dem Speichern auf, jede mit einem Link zur Buchung. Verschieben oder stornieren Sie sie separat; erst dann erfahren die Kunden davon.

Die eigenen Zeiten eines Datums gelten immer vor dem Wochenplan, egal was Sie zuletzt geändert haben. Der Kalender markiert ein solches Datum mit „Für dieses Datum gelten eigene Zeiten“. Im Kalender ist heute umrandet, und ein Tag, an dem die Person nicht arbeitet, ist ein schlicht graues Feld.

Beispiel: Anna arbeitet montags bis samstags und hat vom 10. bis 23. November Urlaub. Tippen Sie auf den 10. November, setzen Sie Bis (einschließlich) auf den 23. November, wählen Sie Arbeitet nicht und Speichern: Ihre 12 Arbeitstage sind frei markiert, die zwei Sonntage bleiben freie Tage. Kommt sie am 20. November zurück, tippen Sie auf den 20. November, setzen Bis (einschließlich) auf den 23. November und wählen Wochenplan.

Pausen

Eine Pause ist freie Zeit innerhalb eines Tages, zum Beispiel eine lange Mittagspause oder ein Arzttermin. Mitarbeiter fügen sie im Mitarbeiterportal hinzu: Verfügbarkeit öffnen, auf das Datum tippen (oder Bis (einschließlich) für mehrere Tage am Stück setzen), Pause wählen und ihre Zeit festlegen. Die Arbeitszeiten des Tages bleiben, die Pause wird aus ihnen herausgenommen. Eine Pause kann keine bestehende Buchung überdecken: Das Fenster nennt die Buchung, und Speichern wartet, bis sie verschoben oder storniert ist. Eine Pause bleibt, wenn sich die Arbeitszeiten ändern. Zum Ändern oder Entfernen tippen Sie sie im Kalender an oder öffnen ihr Datum unter Verfügbarkeit, wo die Pausen des Datums stehen. Ein Manager, der das Team verwalten darf, macht dasselbe in den Kalendern der Kollegen. Ein ganzer freier Tag ist Arbeitet nicht, keine Pause; früher angelegte ganztägige Blockierungen gelten weiter. Im Admin machen Sie dasselbe im Kalender Verfügbarkeit der Person: Tippen Sie auf das Datum und wählen Sie Pause; unter Pausen an diesem Datum entfernt Entfernen eine Pause.

Betriebsschließungen

Öffnen Sie Einstellungen → Buchungsregeln. Betriebsschließungen steht unter den wichtigsten Buchungseinstellungen und hat ein eigenes Speichern. Wählen Sie Schließung hinzufügen, geben Sie ihr einen Name, den Kunden sehen (zum Beispiel „Weihnachten“), die Daten Von und Bis und ob der Betrieb Ganztägig geschlossen oder Nur zu festen Zeiten geöffnet ist.

Eine Schließung gilt für jeden Mitarbeiter, auch für später hinzugefügte, außer für die, die Sie unter Mitarbeiter, die trotzdem arbeiten auswählen: Sie behalten an diesen Daten ihre eigenen Zeiten. Ein Datum mit eigenen Zeiten öffnet einen geschlossenen Tag nicht wieder; das tut nur die Nennung in der Schließung. Das Löschen der Schließung öffnet die Tage wieder wie gewohnt.

Fallen bereits Buchungen auf die Daten der Schließung, nennt die Schließung ihre Anzahl. Sie können sie von dort stornieren, mit einer optionalen Nachricht, die der Stornierungs-E-Mail hinzugefügt wird; jede Anzahlung wird erstattet.

Reihenfolge des Teams

Wählen Sie auf der Seite Team Team-Reihenfolge, um die Reihenfolge festzulegen, in der Ihre Mitarbeiter in Ihrem Buchungs-Widget und im Kalender erscheinen. Wählt ein Kunde „Beliebiger Mitarbeiter“, geht ein Gleichstand an den, der in dieser Reihenfolge zuerst kommt. Siehe Wie Kunden buchen. Team-Reihenfolge erscheint, sobald mindestens zwei Mitarbeiter aktiv sind.

Rollen

Jeder Mitarbeiter ist Mitarbeiter oder Manager.

• Mitarbeiter sehen und verwalten ihren eigenen Kalender im Mitarbeiterportal.
• Manager fügt eine Auswahl Kalenderzugriff hinzu: Nur eigener Kalender, Team sehen, eigenen verwalten oder Team sehen und verwalten.

Zugriff auf das Team erfordert den Tarif Studio oder Salon. Bei Free oder Solo behält ein Manager die Rolle, arbeitet aber genau wie ein Mitarbeiter, bis Sie ein Upgrade machen; nichts muss neu eingestellt werden. Siehe Tarife und Abrechnung.

Der Shopinhaber, angemeldet bei Shopify, hat immer vollen Zugriff auf alles.

Das Mitarbeiterportal

Im Mitarbeiterportal arbeiten Mitarbeiter mit ihren Buchungen, außerhalb von Shopify. Die Karte Mitarbeiterportal auf der Seite Team zeigt den vollständigen Link für den ganzen Shop: Link kopieren, oder Mitarbeiterportal teilen, um einen QR-Code mit einer Anleitung anzuzeigen, wie man es als App auf einem Smartphone installiert. Im Browser bietet das Portal Diese App installieren in einer einzeiligen Leiste oben auf seinen Seiten an (nie über dem Kalender), und auf dem Handy zusätzlich im ☰-Menü, auch nachdem die Leiste geschlossen wurde.

Jede Person meldet sich mit ihrer eigenen PIN an. Legen Sie sie auf ihrer Seite mit PIN festlegen fest (4 bis 6 Ziffern); „PIN gespeichert“ bestätigt es. Die PIN wird nach dem Speichern nie wieder angezeigt. Auf diesem Gerät angemeldet bleiben hält die Person 30 Tage nach der letzten Nutzung des Portals angemeldet; ohne diese Option wird sie 12 Stunden nach der Anmeldung abgemeldet. Das Ändern oder Löschen der PIN oder das Deaktivieren der Person meldet sie auf jedem Gerät ab. Fünf falsche PINs hintereinander aus einem Netzwerk sperren die Anmeldung von dort für 15 Minuten. Nach 50 falschen PINs für Ihren Shop innerhalb von 24 Stunden, egal von wo, nimmt das Portal keine neuen Anmeldungen an, bis diese 24 Stunden vorbei sind; wer bereits angemeldet ist, bleibt angemeldet. In beiden Fällen sagt die Anmeldeseite das, nennt, wie lange es noch dauert, und rät, Sie um eine neue PIN zu bitten.

Im Portal können Mitarbeiter:

• ihren Kalender nach Tag, Woche oder Monat sehen (seitwärts wischen für den vorherigen oder nächsten Zeitraum; auf dem Handy öffnet der Titel oben eine Datumsauswahl; beim Wechsel zwischen Tag, Woche und Monat bleibt das Datum erhalten; eine Woche, zu der man zurückkehrt, öffnet sich auf dem Tag, der offen war) und eine Neue Buchung anlegen (oder auf freie Zeit im Kalender tippen). Heute zeigt eine Linie die aktuelle Uhrzeit, bereits vergangene Buchungen werden blasser, und ein Tag ohne Buchungen sagt es; eine Buchung, die auf Zahlung wartet, abgeschlossen oder ein Nichterscheinen ist, hat neben ihrer Farbe ein kleines Zeichen vor der Uhrzeit; ein Tag, an dem sie nicht arbeiten, zeigt stattdessen An diesem Tag nicht im Dienst., mit einem Link, um dieses Datum unter Verfügbarkeit zu ändern; im Monat zeigt jeder Tag, wie viele Buchungen er hat, und einen Balken, wie voll er ist, ohne stornierte Buchungen und Nichterscheinen
• Buchungen verschieben oder stornieren, bis sie beginnen, und sie danach abschließen oder als nicht erschienen markieren; jede Buchung zeigt neben dem Namen des Kunden ihre Buchungsnummer, etwa #1042; ein Tippen auf die Telefonnummer des Kunden ruft ihn an
• unter Verfügbarkeit die eigenen Daten ändern: auf ein Datum tippen oder Bis (einschließlich) für mehrere Tage am Stück setzen und Wochenplan, Andere Zeiten, Arbeitet nicht oder Pause wählen. Arbeitet nicht und Andere Zeiten verschieben nie Buchungen; das Fenster listet die auf, die außerhalb der neuen Zeiten lägen. Eine Pause kann keine Buchung überdecken. In diesem Kalender ist heute umrandet, ein Tag, an dem sie nicht arbeiten, ist ein schlicht graues Feld, und ein Datum mit eigenen Zeiten zeigt sie farbig. Dort sehen sie auch ihren Wochenplan, ändern können ihn nur Sie. Ein Manager, der das Team verwalten darf, ändert so auch die Daten seiner Kollegen
• ihre eigenen Preise unter Meine Preise festlegen: bei einer Dienstleistung Eigenen Preis, Dauer, Puffer und Anzahlung verwenden anhaken, um ihre Werte zu ändern; bis dahin zeigen die Felder die Werte der Dienstleistung und lassen sich nicht bearbeiten
• ihre Sprache und Kalenderansicht unter Meine Einstellungen wählen (der Kalender öffnet mit Woche, bis sie etwas anderes wählen)

Neue Buchung öffnet sich am ersten Tag mit freier Zeit für die gewählte Leistung, zur ersten freien Uhrzeit — ab dem Tag, den der Kalender zeigt, nie an einem vergangenen Tag. Bevor eine Leistung gewählt ist, zeigt sie diesen Tag; wer nur eine Leistung hat, hat sie schon gewählt. Über einen Tipp auf freie Zeit geöffnet, beginnt sie stattdessen zu dieser Uhrzeit. Den Kunden suchen Sie nach Name (oder E-Mail oder Telefon, wenn Mitarbeiter Kontaktdaten sehen) und wählen ihn aus; ✕ löscht die Auswahl und die Suche. Für jemand Neues tippen Sie auf Neuer Kunde, die letzte Zeile der Liste, die sich unter der Suche öffnet: Ihre Suche ist schon eingetragen, und Kunden suchen führt zurück zur Suche.

Kontaktdaten der Kunden im Mitarbeiterportal anzeigen auf der Seite Team entscheidet, ob Mitarbeiter die E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Kunden sehen, im Portal und in ihren E-Mails. Manager sehen sie immer.

Deaktivieren oder löschen

Mitarbeiter deaktivieren behält die Daten, Zeiten, Leistungen und den Buchungsverlauf der Person. Sie wird für neue Buchungen nicht mehr angeboten und kann sich nicht beim Mitarbeiterportal anmelden. Hat sie anstehende Buchungen, nennt das Fenster deren Zahl und wann die nächste ist, zum Beispiel „Laima hat 5 anstehende Buchungen (nächste: 28.10.2026, 12:30)“, mit einem Link zu ihnen im Kalender. Diese Buchungen bleiben gebucht und im Kalender, als Inaktiv markiert: Verschieben oder stornieren Sie sie, damit Kunden nicht vergeblich warten. Vergangene Buchungen zählen nicht. Mitarbeiter aktivieren macht das rückgängig. Eine deaktivierte Person wird bei den Mitarbeitern einer Leistung nicht mehr angezeigt; ihre Zuordnung und ihr eigener Preis dort kommen mit dem Aktivieren zurück.

Mitarbeiter löschen entfernt die Person endgültig und ist nur möglich, solange sie überhaupt keine Buchungen hat, egal welchen Status. Hat sie einen Buchungsverlauf, sagt das Fenster es und bietet Stattdessen deaktivieren an.