Rezervacijų valdymas

Kalendorius

• Diena, Savaitė ir Mėnuo pasirenka laikotarpį; Kalendorius ir Sąrašas – laiko tinklelį arba sąrašą. Perjungus laikotarpį, diena išlieka: Savaitėje išplėsta diena atsidaro Dienoje, o perėjus į kitą mėnesį Savaitė rodo jo savaitę.
• Kompiuteryje rodyklės pereina į ankstesnę ar kitą dieną, savaitę ar mėnesį, o datos tarp jų atveria datos parinkiklį; braukimas dviem pirštais į šoną per jutiklinį kilimėlį veikia kaip rodyklės. Telefone rodyklių nėra: braukite kalendorių į šoną, o paspaudę pavadinimą dienos, savaitės ar mėnesio viršuje pasirinkite datą tame pačiame rodinyje. Kur dalis kalendoriaus slenka į šoną, ji pirmiausia nuslenka iki galo. Rodinyje Savaitė datos parinkiklis pažymi ir parenka visą savaitę. Rodinyje Mėnuo jis rodo dvylika metų mėnesių, iš kurių renkatės.
• Darbuotojas rodo visus arba vieną darbuotoją. Rodomas, kai darbuotojų yra daugiau nei vienas. Būsena filtruoja sąrašą pagal rezervacijos būseną. Telefone jie slypi už filtro mygtuko kairėje nuo Diena: kai darbuotojas vienas, jis iškart atveria būsenas, kai daugiau – langą Filtrai. Taškas ant mygtuko reiškia, kad filtras įjungtas.
• Pridėti rezervaciją atidaro naują rezervaciją. Eksportuoti CSV atsisiunčia rodomas rezervacijas su jūsų filtrais kaip skaičiuoklės failą.

Telefone Savaitė rodo savaitės dienas greta, valandas kairėje. Dienos, kuriomis niekas iš rodomų nedirba – poilsio diena, šventė, diena, pažymėta Nedirba, ar užblokuota visai dienai, – praleidžiamos, jei joms nėra rezervacijų, tad nuo pirmadienio iki penktadienio dirbantis verslas mato penkias platesnes dienas. Jei tą savaitę niekas iš rodomų nedirba, rodomos visos septynios dienos. Viena diena platesnė: ta, kurioje esate; perėjus į kitą savaitę – šiandiena, jei ji toje savaitėje (kaip paspaudus Šiandien), kitaip jos pirma diena. Jei ta diena praleista, platesnė tampa artimiausia rodoma tos savaitės diena, jei yra – vėlesnė. Jos rezervacijos rodo kliento vardą, pavardę ir paslaugą, kitos dienos – vardą. Bakstelėkite kitą dieną, kad ji taptų platesnė. Platesnėje dienoje bakstelėkite rezervaciją, kad ją atidarytumėte, arba laisvą laiką, kad ten pridėtumėte rezervaciją. Kai Darbuotojas nustatytas vienam žmogui, matote jo rezervacijas, o laikas, kai jis nedirba, užtamsintas. Pasirinkus Visi darbuotojai, matote visų rezervacijas greta, kiekvieną su jos darbuotojo spalvos kraštu, o užtamsintas tik laikas, kai niekas nedirba. Kompiuteryje Savaitė taip pat užtamsina laiką, kai tas žmogus nedirba, kol matomas vienas darbuotojas. Darbuotojų portalo Savaitė visada rodo vieną žmogų. Grįžus į savaitę, kurioje buvote išplėtę kitą dieną, ta diena vėl platesnė. Kai darbuotojas vienas, rezervacijos neturi spalvoto krašto.

Kiekviena rezervacija rodo savo būseną:

Ne tik spalva: kompiuteryje kiekviena būsena, išskyrus Patvirtinta, turi mažą ženklą prieš rezervacijos laiką – varnelę Įvykusi, laikrodį Laukiama avanso, perbrauktą žmogų Neatvyko, perbrauktą apskritimą Atšaukta – o po kalendoriumi esanti legenda rodo kiekvienos būsenos spalvą ir ženklą. Kompiuteryje trumpesnė nei valandos rezervacija vaizduose Diena ir Savaitė rodoma viena eilute: pradžios laikas, klientas ir paslauga, nukirpti „…“, kai netelpa.

Išjungto darbuotojo rezervacijos išlieka: jos lieka kalendoriuje, ir klientai vis tiek ateis. Dienos vaizde jis gauna stulpelį su žyma Neaktyvi tą dieną, kai turi rezervacijų, o Darbuotojas jį rodo kaip „(neaktyvus)“, kol jis turi rezervacijų rodomame laikotarpyje ar ateityje. Perkelkite tas rezervacijas kitam darbuotojui arba jas atšaukite; naujos rezervacijos su juo sukurti negalima.

Kaip atsidaro kalendorius, pasirinkite skiltyje Nustatymai → Kalendorius: Numatytasis vaizdas kompiuteryje ir telefone (Savaitė, kol nepasirinksite kito), taip pat Datos formatas ir Laiko formatas. Ten atidarykite Daugiau nustatymų, kur rasite Kalendoriaus valandos (laikotarpis, kurį rodo dienos ir savaitės tinklelis: Automatiškai pagal darbuotojų darbo laiką arba Pasirinktinai), Savaitė prasideda (kiekvienos kalendoriuje rodomos savaitės pirmoji diena) ir Atšauktos rezervacijos (rodomos ar paslėptos kalendoriuje). Šie nustatymai keičia tik tai, ką matote jūs, bet niekada ne tai, kada klientai gali rezervuoti. Laiko formatas taip pat nustato, kaip laikai rodomi rezervacijos lange, laiškuose klientams, Shopify apmokėjimo eilutėje ir rezervacijos skiltyje Veikla.

Rezervacijos pridėjimas

Pasirinkite Pridėti rezervaciją, tada pasirinkite darbuotoją, paslaugą, klientą ir laisvą laiką. Galite rezervuoti laikus per paslaugos minimalų įspėjimo laiką, ko klientai negali, bet kai pasirinkta Slenkantis, ne už rezervavimo laikotarpio pabaigos. Pasirinkus Kas mėnesį, galite rezervuoti bet kurį mėnesį, ir tą, kuris klientams dar neatsidarė. Rezervacijos klausimai čia neužduodami. Kai aktyvus tik vienas darbuotojas, darbuotojo lauko nėra: rezervacija skiriama jam. Telefone laukai stovi vienas po kito. Sukūrus rezervaciją, kalendorius parodo jos dieną tame rodinyje, kuriame buvote.

Klientas – tai paieška: įveskite bent du vardo, el. pašto ar telefono numerio simbolius ir pasirinkite klientą iš sąrašo po lauku. Niekas nepasirenkamas už jus, o Sukurti rezervaciją laukia, kol pasirinksite klientą ir laiką. Keisti grąžina į paiešką. Naujam žmogui įveskite jo vardą, pasirinkite paskutinę sąrašo eilutę Naujas klientas ir įveskite vardą, el. paštą ir telefoną: tai, ko ieškojote, jau įrašyta. Klientas išsaugomas kartu su rezervacija. Jei toks el. paštas ar telefonas jau yra, rezervacija priskiriama tam klientui, o jo duomenys nekeičiami.

Paslaugai, už kurią imamas mokėjimas, klientas moka iš anksto. Klientas, skolingas neatvykimo mokestį, visada turi jį sumokėti iš anksto. Prieš kuriant tokią rezervaciją, lange tai parašyta po lauku Paslauga, o jei klientas skolingas mokestį, – po klientu; mygtukas vadinasi Sukurti ir išsiųsti mokėjimo nuorodą, ir klientas mokėjimo nuorodą el. paštu gauna iš karto, kai rezervacija sukuriama (jei jos išsiųsti nepavyksta, rezervacijoje spauskite Siųsti mokėjimo nuorodą). Užblokuotam klientui čia vis tiek galima rezervuoti; langas jus įspėja. Žr. Avansai ir mokėjimai.

Rezervacijos atidarymas

Kiekviena rezervacija turi rezervacijos numerį, pavyzdžiui #1042; jūsų parduotuvės numeriai skaičiuojami nuo #1001. Kartu vienu vizitu padarytos rezervacijos turi vieną bendrą numerį. Jis rodomas šalia kliento vardo rezervacijos lange ir puslapyje, kalendoriaus Sąraše, jūsų laiškuose, kliento rezervacijos puslapyje ir darbuotojų portale, kad klientas galėtų jį pasakyti paskambinęs. Perkėlus rezervaciją, numeris nesikeičia. Pačios rezervacijos puslapyje numeris yra pavadinimas: Rezervacija #1042.

Pasirinkite rezervaciją, kad pamatytumėte jos klientą, laiką, kainą, mokėjimą, kliento atsakymus į jūsų rezervacijos klausimus, pastabas ir jos Veikla: viską, kas su ja nutiko, pavyzdžiui, mokėjimus, išsiųstus priminimus ir perkėlimus. Kalendoriuje ji pirmiausia atsidaro lange: laikas ir data, klientas su telefonu ir el. paštu (bakstelėkite, kad paskambintumėte ar parašytumėte), paslauga ir mokėjimas spalvotame skydelyje: pirmiausia tai, ką liko sumokėti vizito metu, po juo kaina ir avansas, jei jis yra. Kol rezervacija laukia mokėjimo, skydelyje pirmiausia rašoma, ko laukiama: Laukiama avanso: 12,00 € arba Laukiama apmokėjimo: …, kai klientas turi sumokėti visą kainą ar skolą. Mėlyna reiškia, kad vizito metu dar reikės paimti pinigų, žalia – kad avansas ar visa kaina sumokėti, oranžinė – kad rezervacija dar laukia mokėjimo, pilka – grąžinimą arba kad nieko imti nereikia, o raudona – nepavykusį grąžinimą. Pastabos apie klientą – rezervacijos ir kliento puslapyje. Iš ten:

• Perkelti: pasirinkite naują laiką ar darbuotoją. Atsidaro pirmoje savaitėje, kurioje yra laisvas laikas. Laikai rodomi po savaitę – nuo dienos, nurodytos Savaitė prasideda, iki tos savaitės pabaigos; praėjusios dienos laikų neturi. Vos pasirinkus laiką, po Dabar eilute Bus parodo naują datą, laiką ir darbuotoją. Kalendoriaus lange tada patvirtinate: dabartinis laikas virš naujojo, o Perkelti rezervaciją perkelia ir uždaro langą. Kalendoriuje perkėlimas ir jo patvirtinimas atsidaro pačiame rezervacijos lange. Klientui visada pranešama el. paštu. Jei nėra kitų darbuotojų, kuriems ją perkelti, galima keisti tik laiką. Kompiuteryje rezervaciją taip pat galite nuvilkti kalendoriaus Diena ar Savaitė tinklelyje; kol velkate, punktyrinis rėmelis rodo, kur ji atsidurtų. Rodinyje Diena paleiskite ją ant naujo laiko arba kito darbuotojo stulpelyje; rodinyje Savaitė – ant naujo laiko ar kitos dienos, ir ji lieka to paties darbuotojo. Rodinyje Savaitė velkant užbrūkšniuojami laikai, kurių darbuotojas negali priimti, o rėmelis virš jų tampa raudonas: ten jos numesti negalima. Numetus pirmiausia klausiama Perkelti rezervaciją?: Dabar virš Bus; tai, kas keičiasi — diena, laikas, darbuotojas, — pažymėta kortelėje Bus. Perkelti rezervaciją ją perkelia, Atšaukti palieka, kur buvo. Rodinyje Diena laikas, kurio darbuotojas negali priimti, nieko nepakeičia, o kalendorius pasako, kodėl. Telefone naudokite Perkelti. Abiem atvejais kalendorius po to parodo Savaitė rodinį su nauja jos diena, o rezervacija kelias sekundes būna apvesta, kad matytumėte, kuri buvo perkelta; jei darbuotojo filtras ją paslėptų, jis persijungia į Visi darbuotojai. Perkėlus pačios rezervacijos puslapyje, liekate tame puslapyje.
• Atšaukti rezervaciją: pasirenkate, ar grąžinti avansą ar mokėjimą. Klientui pranešama.
• Pažymėti kaip įvykusią ir Pažymėti neatvykimą: žr. toliau.
• Siųsti mokėjimo nuorodą: mokėjimo laukiančiai rezervacijai. Pranešimas parodo, kokiu adresu ji išsiųsta; jei išsiųsti nepavyksta, Mokėjimo nuoroda neišsiųsta virš mygtukų pasako, kodėl.

Pačios rezervacijos puslapyje kiekvienas veiksmas yra toje kortelėje, kurios jis liečia: Perkelti, Pažymėti neatvykimą ir Pažymėti kaip įvykusią kortelės Vizitas apačioje, Siųsti mokėjimo nuorodą kortelėje Mokėjimas, o Atšaukti rezervaciją – puslapio apačioje. Kalendoriaus lange visi, išskyrus pagrindinį žingsnį, yra po Daugiau veiksmų.

Jei rezervacijos ar jos laisvų laikų nepavyksta įkelti, pavyzdžiui, nutrūkus ryšiui, langas tai parašo su mygtuku Bandyti dar kartą, o kalendorius lieka toks, koks buvo. Nuoroda atgal rezervacijos puslapio viršuje rodo, kur ji veda: į kalendorių arba į kliento puslapį, iš kurio atidarėte rezervaciją. Iš rezervacijos atidaryto kliento puslapio viršuje yra juosta ‹ Rezervacija #1073, grąžinanti į tą rezervaciją.

Jūs ir jūsų darbuotojai galite perkelti ar atšaukti rezervaciją, kol ji neprasidėjo, nepaisant kliento atšaukimo ir perkėlimo terminų. Kai jos pradžios laikas praeina, Perkelti ir Atšaukti rezervaciją nebematyti, o kalendoriuje jos nebegalima nutempti: pažymėkite ją įvykusia arba neatvykimu.

Rezervacijų užbaigimas ir neatvykimai

Vizitui prasidėjus, pažymėkite, kas įvyko (iki pradžios laiko nė vienas nerodomas):

• Pažymėti kaip įvykusią: klientas atvyko. Avansas ar mokėjimas įskaičiuojamas į kainą, o klientui suplanuojamas padėkos laiškas.
• Pažymėti neatvykimą: klientas neatvyko. Bet koks avansas pasiliekamas, o įjungus neatvykimo skolą jūsų neatvykimo mokestis tampa skola.

Abiejų veiksmų atšaukti negalima, išskyrus vieną toliau aprašytą atvejį.

Kad nereikėtų žymėti kiekvienos rezervacijos, skiltyje Nustatymai → Rezervavimo taisyklės → Daugiau nustatymų → Rezervacijų užbaigimas yra nustatymas Rezervacijai pasibaigus:

• Automatiškai pažymėti kaip įvykusią (pradinis pasirinkimas), Po 1, 6, 12, 24 arba 48 valandų; iš pradžių 24 valandos.
• Pažymėsiu pats (-i).

Automatinis užbaigimas niekada nepažymi neatvykimo, nes neatvykimas gali sukurti skolą, o tam reikia žmogaus sprendimo. Automatiškai užbaigtos rezervacijos veikloje tai nurodyta, ir ją dar 7 dienas po užbaigimo galima pažymėti kaip neatvykimą. Kalendoriaus Sąraše jos būsena rodoma kaip Įvykusi automatiškai.

Pavyzdžiui, kai užbaigiama po 24 valandų, pirmadienį 11:00 besibaigianti rezervacija užbaigiama antradienį apie 11:00. Jei vėliau sužinote, kad klientas neatvyko, vis dar galite ją pažymėti kaip neatvykimą iki kito antradienio.

Padėkos laiškai siunčiami tik tada, kai rezervacija užbaigta. Žr. Pranešimai.

Pažymėjus pirmą rezervaciją kaip Įvykusią, atvėrus kalendorių „Shopify“ gali pasiūlyti palikti atsiliepimą apie „Rezervito“. Telefone vietoj to gali pasirodyti vienkartinis baneris. Jį užvėrus, jis daugiau nebus rodomas.

Kiek laiko saugomi klientų duomenys

Kliento vardas, el. paštas, telefonas, atsakymai ir jūsų užrašai apie jį saugomi 24 mėnesius po paskutinio jo vizito; dar būsima rezervacija laikoma vizitu. Po to Rezervito juos pašalina pats: ankstesnės kliento rezervacijos lieka kalendoriuje ir statistikoje, tik be kliento vardo. Klientui su neapmokėta skola duomenys saugomi, kol skola apmokama arba atleidžiama, ir dar 24 mėnesius; užblokuotam klientui – kol galioja blokavimas. Žr. mūsų privatumo politiką.

Statistika

Statistika rodo jūsų rezervacijas, užimtumą, neatvykimus, klientus ir skolas pasirinktam laikotarpiui, o jei pasirenkate – vienam darbuotojui ar paslaugai. Kiekvienas puslapio skaičius taiko tą patį filtrą. Kai aktyvus tik vienas darbuotojas, filtro Darbuotojas nėra: visi skaičiai yra jo. Ši savaitė – visa kalendorinė savaitė su šiandiena, nuo dienos, kuria prasideda jūsų kalendoriaus savaitės.

Jūsų darbuotojai

Darbuotojai tvarko savo rezervacijas darbuotojų portale: gali pridėti, perkelti, atšaukti ir užbaigti rezervacijas bei žymėti neatvykimus. Žr. Darbuotojai ir darbo laikas.